Gebührenpflege

Unter diesem Menüpunkt ist es möglich, vertragliche Veränderungen (zum Beispiel Gebührenerhöhungen) in Form eines Pflegelaufes automatisch durchführen zu lassen.

Die so veränderten Daten können Sie sich über den Menüpunkt Service | Gebührenpflege Historie anzeigen und ausdrucken lassen.

 

Auf dem Register Service | Gebührenpflege | Liste Verträge werden automatisch die für die Tabelle Verträge hinterlegten Datengittereinstellungen geladen.

Beim Erstellen von Druckvarianten für die Gebührenpflege können dabei alle dargestellten Felder bearbeitet werden.

Gebührenpflege durchführen

Über den Menüpunkt Service | Gebührenpflege wird das Register Service | Gebührenpflege | Liste Verträge mit den bestehenden Verträge aufgelistet.

Auf dem Register Service | Gebührenpflege | Liste Vertragspositionen werden, entsprechend der angezeigten Verträge auf dem ersten Register, alle zugehörigen Positionen angezeigt.

Eine Selektion über die Filter-Funktion auf dem Register Service | Gebührenpflege | Liste Verträge beeinflußt die Anzeige auf dem Register Service | Gebührenpflege | Liste Vertragspositionen, es werden nur die Positionen der selektierten Verträge anzeigt.

Auf dem Register Service | Gebührenpflege | Liste Vertragspositionen haben Sie nun noch einmal die Möglichkeit eine Selektion durchzuführen. Somit kann man ganz gezielt nach bestimmten Kriterien eines Vertrages filtern und die Anzeigemenge erheblich reduzieren.

 

Hierbei bleibt zu beachten, dass keine Selektion auf dem Register Service | Gebührenpflege | Liste Verträge notwendig ist, um auf dem Register Service | Gebührenpflege | Liste Vertragspositionen zu filtern.

 

Sie könnten also zum Beispiel alle Vertragspositionen (aller Verträge) mit Mehrwertsteuercode 1 für eine Einzelselektion auswählen.

Ein Beispiel für eine kombinierte Selektion wäre, wenn alle Vertragspositionen angezeigt werden sollen, deren Verträge die Vertragsart 1 (zum Beispiel Wartungsvertrag EMA) haben.

Starten der Gebührenpflege

  1. Für die Gebührenpflege öffnen Sie das Register Service | Gebührenpflege | Liste Vertragspositionen.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Positionen pflegen.

    Das Fenster Vertragsverwaltung - Gebührenpflege wird geöffnet, in dem verschiedene Einstellungen getroffen werden können.

     

    Bereich 'Startdatum'

    Neue Gebühr gültig ab

    Im Bereich Startdatum können Sie ein Datum angeben, ab dem die neue Gebühr gelten soll.

     

    Dieser Bereich wird nur angezeigt , wenn unter Einstellungen | Allgemein | Service I - Bereich 'Vertragsmanagement' die Option Mit automatischer Gebührenänderung aktiviert ist.

    Bereich 'Texte'

    Im Bereich Texte können Sie einen Rechnungstext aus den Vertragsreferenzen mit einer eigenen Bezeichnung versehen, der später mit ausgedruckt werden kann.

    Rechnungstexte können unter Einstellungen | Referenzen - Service | Vertragsreferenzen | Rechnungstexte angelegt werden.

    Bereich 'Formeln'

    Im Bereich Formeln, hat man die Möglichkeit einen prozentualen Wert als auch einen Aufschlag als Betrag anzugeben. Diese beiden Eingaben können auch kombiniert werden.

    Bereich 'Rundung'

    In diesem Bereich können Sie über die Rundungsfunktionen festlegen, ab welchem Zahlenwert, wie gerundet werden soll. Dabei steht der Wert größer als für die ganze Zahl vor dem Komma.

    Optionen

    Anzahl Datensätze anzeigen

    Die Option Anzahl Datensätze anzeigen kann aktiviert werden, wenn bei der Sicherheitsabfrage auch die Anzahl der selektierten Datensätze mit angezeigt werden soll. Zusätzlich erhalten Sie dann beim Ablauf der Gebührenpflege auch eine Fortschrittsanzeige.

    Info an Kunde bzgl. Gebührenpflege drucken

    Aktivieren Sie die Option Info an Kunde bzgl. Gebührenpflege drucken, wenn Sie den Kunden automatisch eine Benachrichtigung über die Gebührenpflege erstellen möchten. Die Benachrichtigung enthält für Verträge, bei denen eine oder mehrere Positionen verändert wurden, Informationen zur Gebührenänderung.

     

    Die Benachrichtigung wird für Verträge erstellt, bei denen auf dem Register Service | Verträge | Fakturierung die Option Preispflegeinfo aktiviert ist.

    Sortierung

    Ist die Option Info an Kunde bzgl. Gebührenpflege drucken aktiviert, können Sie noch die Sortierung für die Ausgabe der Gebührenpflegeinfo festlegen.

    Als Auswahlmöglichkeiten stehen „Kundenname -PLZ“ und „Kundenname -KundenNr“ zur Verfügung. Der Kundenname setzt sich dabei jeweils aus den Feldern Firma1 und Firma2 zusammen.

  3. Haben Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen, können Sie über die Schaltfläche Gebührenpflege starten den Pflegelauf ausführen. Es wird noch eine Sicherheitsabfrage vor dem eigentlichen Start angezeigt.

  4. Wählen Sie noch einen Report für den Ausdruck aus.

Gebührenpflege annullieren

Um einen Gebührenpflegelauf wieder rückgängig zu machen, können Sie die Schaltfläche Undo verwenden.

 

Die Schaltfläche Undo ist nur dann sichtbar, wenn unter Einstellungen | Allgemein | Service I - Bereich 'Vertragsmanagement' die Option Mit automatischer Gebührenänderung nicht aktiviert ist.

  1. Nach dem Sie die Schaltfläche Undo angeklickt haben, wird das Fenster Vertragsverwaltung Gebührenpflege geöffnet.

  2. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor

    Bereich 'Texte'

    Im Bereich Texte können Sie einen Rechnungstext aus den Vertragsreferenzen mit einer eigenen Bezeichnung versehen, der später mit ausgedruckt werden kann.

    Rechnungstexte können unter Einstellungen | Referenzen - Service | Vertragsreferenzen | Rechnungstexte angelegt werden.

    Bereich 'Formeln'

    Bei einer Rücknahme der Gebührenpflege können keine Einstellungen vorgenommen werden. Der letzte Pflegelauf wird für alle Positionen wird rückgängig gemacht.

    Optionen

    Anzahl Datensätze anzeigen

    Die Option Anzahl Datensätze anzeigen kann aktiviert werden, wenn bei der Sicherheitsabfrage auch die Anzahl der selektierten Datensätze mit angezeigt werden soll. Zusätzlich erhalten Sie dann beim Ablauf der Gebührenpflege auch eine Fortschrittsanzeige.

    Info an Kunde bzgl. Gebührenpflege drucken

    Aktivieren Sie die Option Info an Kunde bzgl. Gebührenpflege drucken, wenn Sie den Kunden automatisch eine Benachrichtigung über die Gebührenpflege erstellen möchten. Die Benachrichtigung enthält für Verträge, bei denen eine oder mehrere Positionen verändert wurden, Informationen zur Gebührenänderung.

     

    Die Benachrichtigung wird für Verträge erstellt, bei denen auf dem Register Service | Verträge | Fakturierung die Option Preispflegeinfo aktiviert ist.

    Sortierung

    Ist die Option Info an Kunde bzgl. Gebührenpflege drucken aktiviert, können Sie noch die Sortierung für die Ausgabe der Gebührenpflegeinfo festlegen.

    Als Auswahlmöglichkeiten stehen Kundenname -PLZ und Kundenname -KundenNr zur Verfügung. Der Kundenname setzt sich dabei jeweils aus den Feldern Firma1 und Firma2 zusammen.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gebührenpflege starten, nach einer Sicherheitsabfrage wird die letzte Preispflege der angezeigten Positionen rückgängig gemacht.

     

    Hintergrund: Für jede Position ist der vorherige Gebührenbetrag bekannt, so dass zu jedem Zeitpunkt dieser Betrag zurückgefahren werden kann. Dieses Undo ist in sich selbst wieder eine Preispflege und wird in der Historie aufgeführt. Dabei wird die Information über den letzten Gebührensatz überschrieben.

  4. Wählen Sie noch einen Report für den Ausdruck aus.

Automatische Gebührenänderungen

Ist unter Einstellungen | Allgemein | Service I - Bereich 'Vertragsmanagement' die Option Mit automatischen Gebührenänderungen gesetzt, kann bei der Gebührenpflege ein Stichdatum angegeben werden, ab dem die neue Gebühr gelten soll.

Wenn dieses Datum in der Zukunft liegt, wird die entsprechende Gebührenänderung nicht direkt in die Vertragsposition eingetragen, sondern es wird nur ein Eintrag in die Gebührenhistorie vorgenommen.

Bei diesem Eintrag wird im Feld Gebührstartdat vermerkt, ab wann die Gebühr gilt.

Beim Fakturieren von Vertragsrechnungen wird automatisch über die Gebührenhistorie geprüft, ob in dem zu fakturierenden Zeitraum eine Gebührenänderung ansteht. Wenn ja, wird die Rechnung entsprechend gebucht und die Gebührenänderung automatisch in die Vertragsposition übernommen.

Gebührenhistorie bei den Vertragspositionen

In der Liste Gebührenhistorie zur Vertragsposition wird das Feld Gebührstartdat (Gebühr gilt ab) angezeigt. Es besteht die Möglichkeit die Anzeige zwischen der aktuellen und allen vorhandenen Positionen des Vertrags umzuschalten.

Gleiches gilt für die Berechnung über die Vertragskomponenten. Auch hier gibt es das Feld Gekündigt zum in der Listenansicht.

Ist die obige Option gesetzt, wird beim Berechnen der Positionen über die Vertragskomponenten überprüft, ob es gemäß den Daten in den Komponenten in der Zukunft Gebührenänderungen geben soll. Wenn ja, werden die Gebühren für diese Komponenten nicht direkt in die zugehörigen Positionen übernommen, sondern es wird wie bei den Vertragspositionen ebenfalls ein Eintrag in die Gebührenhistorie vorgenommen, der dann beim Schreiben einer Rechnung automatisch ausgewertet wird.

Vertragspositionen unterjährig hinzufügen

Um unterjährig eine Vertragsposition hinzuzufügen gehen Sie bitte folgenden Weg:

  1. Aktivieren Sie unter Einstellungen | Allgemein | Service I - Bereich 'Vertragsmanagement' die Option Mit automatischer Gebührenänderung.

  2. Fügen Sie im Vertrag auf dem Register Service | Verträge | Vertragspositionen die neue Position hinzu und geben Sie als Datum unter Fakturierung ab das Datum an, ab dem die Position berechnet werden soll.

  3. Markieren Sie den Vertrag in der Liste auf dem Register Service | Verträge | Liste und starten die Nachberechnung mit der entsprechenden Schaltfläche.

    Wählen Sie unter Nachberechnungsart die Option Gesamt aus.

  4. Wenn Sie nun buchen, wird der Vertrag erneut komplett berechnet. Allerdings werden die bereits berechneten Positionen automatisch wieder abgezogen, so dass nur die neu zu berechnende Position übrig bleibt.