Rechnungskorrektur

Kennen Sie das?

Sie haben eine Rechnung geschrieben und stellen nachher fest, dass sich ein Fehler eingeschlichen hat.

 

Schon gewusst?

Eine in esoffice erzeugte Rechnung, die noch nicht in verbucht oder bezahlt wurde, können Sie unter derselben Rechnnungsnummer neu erstellen. Ist die Rechnung bereits verbucht oder bezahlt, ist es im esoffice erforderlich eine Gutschrift zu erstellen.

Mit dem Wort Gutschrift ist im esoffice eine kaufmännische Gutschrift - im Sinne einer Rechnungskorrektur gemeint.

Im folgenden werden drei Anwendungsfälle näher beschrieben.

Erklär-Video

Schauen Sie sich dazu das Erklär-Videos zum Thema Rechnungskorrekturen an.

Die nachfolgenden Anwendungsfälle setzen voraus, dass alle notwendigen Berechtigungen gegeben sind und dass unter Einstellungen | Allgemein | Kalkulation I die Option Gesamte Kalkulation einfrieren NICHT gesetzt ist.

Anwendungsfall 1

Nehmen wir im ersten Anwendungsfall an, Sie möchten eine gerade gebuchte Rechnung ändern, die aber noch nicht an den Kunden versandt und bezahlt wurde und auch nicht an die Finanzbuchhaltung übergeben wurde.

Oder einfach ausgedrückt: Die Rechnung hat ihren Schreibtisch noch nicht verlassen. Sie haben beispielsweise die falschen Zahlungsbedingungen ausgewählt.

Sie korrigieren diese und starten erneut den Buchungsdialog. Hier werden Sie gefragt, ob die Rechnung unter einer neuen Nummer ausgestellt werden soll. Wählen Sie Nein. Die Rechnung wird nun unter der gleichen Rechnungsnummer korrigiert.

Da die korrigierte Rechnung unter derselben Rechnungsnummer erzeugt wird, empfiehlt es sich zur Nachvollziehbarkeit die Änderungen in einer Notiz festzuhalten.

 

In dem Moment, wo man die steuerrelevante Summe einer Rechnung verändert, ist es erforderlich anstatt einer Rechnungskorrektur eine neue Rechnung zu erstellen.

Anwendungsfall 2

Im zweiten Anwendungsfall wurde die Rechnung bereits bezahlt oder an die Finanzbuchhaltung übergeben.

  1. Öffnen Sie die Kalkulation und wechseln sie auf die Dokumentart Gutschrift.

  2. Im Buchungsdialog können Sie nun eine Gutschriftsbegründung auswählen, welche sie vorher in den Buchhaltungsreferenzen hinterlegt haben. Des weiteren steht die Option Stornierung zur Verfügung. Diese bewirkt, dass sowohl die Rechnung als auch die Gutschrift in den offenen Posten ausgeziffert wird.

  3. Nun kann die Gutschrift gebucht werden. Wie bereits eingangs erwähnt, handelt es sich um eine Gutschrift im kaufmännischen Sinne.

  4. Wenn die Rechnung ersatzlos gestrichen wird, sind keine weiteren Schritte notwendig.

    Andernfalls können Sie eine neue Kalkulationsmappe erstellen und die Inhalte aus der vorherigen übernehmen. Wechseln sie zur Dokumentart Auftrag und stellen den Auftragsbezug her. Wechseln sie jetzt zur Dokumentart Rechnung und nehmen Sie die benötigten Änderungen vor. Wenn Sie diese Rechnung nun buchen, erhalten Sie eine neue Rechnungsnummer. Es bietet sich Ihren Kunden beispielsweise im Vortext darauf hinzuweisen, dass es sich hierbei um eine neue Rechnung handelt und die ursprüngliche Rechnungsnummer per Gutschrift ausgebucht wurde.

Anwendungsfall 3

Vertragsrechnungen können nicht überbucht werden. Wenn ein Vertrag falsch berechnet wurde, können Sie die Rechnung über den Reiter Vertragsrechnungen aufrufen. Entweder klicken Sie unten auf Gutschrift oder per Rechtsklick auf die Vertragsrechnung. Insofern der elektronische Dokumentenversand bei Ihnen eingerichtet ist, können Sie die Gutschrift direkt Ihren Kunden zukommen lassen. Und auch die Angabe eines Gutschriftsgrundes ist möglich.

Wie sie hier sehen, wurde die betreffende Vertragsrechnung als Storno markiert und die zugehörige Gutschriftsnummer hinterlegt. Jetzt ist der Vertrag wieder zur Fakturierung frei.

Sie können die Änderungen vornehmen und den Vertrag erneut berechnen.