SEPA-Mandate

Auf dem Register Office | Kunden | SEPA-Mandate können die Mandate eines Kunden für SEPA-Lastschriften verwaltet werden. Im esoffice sind Basisfunktionen für die Generierung von SEPA Lastschriften und SEPA-Mandaten enthalten.

Einrichtung SEPA-Mandate

Weitere Informationen zum Einrichten der SEPA-Funktionen finden Sie unter SEPA-Mandatsverwaltung

Basis-Funktionen SEPA-Mandate

Bei den Basis-Funktionen für SEPA-Mandate legen Sie das Mandat beim Kunden an, wenn Sie vom Kunden das unterschriebene SEPA Mandat erhalten haben.

Mandat anlegen (Basis)

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche des Navigators.

    

   Zum Anlegen eines SEPA Mandats wird die Berechtigung 21 - Kunden ändern benötigt.

   Wird das Mandat aus einem Vertrag heraus angelegt, ist zusätzlich noch die Berechtigung 4214 - Vertragsmanagement Verträge ändern oder 4217 - Verträge ändern (alle GS) erforderlich.

2. Es wird ein neuer Mandatsdatensatz angelegt und eine fortlaufende Mandatnummer aus dem Nummernkreis MND wird vergeben.

3. Tragen Sie eine Bezeichnung für das Mandat ein, zum Beispiel für den Einsatzzweck des Mandats.

4. Sind mehrere Geschäftsstellen angelegt, können Sie im Feld GS-Nr. / Gläubiger ID eine Geschäftsstelle und die damit hinterlegte Gläubiger-Identifikationsnummer auswählen. Ohne Geschäftsstellen wird die Gläubiger-ID eingetragen, die unter Einstellungen | Allgemein | Adresse hinterlegt wurde.

5. Sind bei Ihrem Kunden mehrere Bankverbindungen hinterlegt, so lässt sich über die Drop-down-Auswahl Bankverbindung der gewünschte Datensatz auswählen.

6. Wählen Sie eine Mandatart aus, Sie haben die Auswahl zwischen Basis (Core) und Firma (B2B).

    

   Ist bei einem Kunden auf dem Register Office | Kunden | Adresse die Option Privat aktiviert, wird automatisch die Mandatart Basis (Core) gewählt.

7. Das Feld Vorlauffrist enthält die Anzahl Kalendertage, die dem Kunden die Vorabinformation (Pre-Notification) vor Einzug des Rechnungsbetrags zugehen muss. Als Standard sind 14 Kalendertage eingestellt.

    

   Bei neu erstellten SEPA-Mandaten ist immer eine Pre-Notification (Vorlauffrist) von 14 Tagen erforderlich, bevor das Mandat für eine SEPA-Lastschrift verwendet werden kann.

8. Handelt es sich um ein Mandat für einen einmaligen Lastschrifteneinzug, aktivieren Sie die Option Einmalig. Soll das Mandat für mehrfache Lastschrifteneinzüge verwendet werden, lassen Sie die Option Einmalig deaktiviert .

9. Im Feld Unterschreiben am können Sie das Datum auswählen, an dem der Kunde das SEPA Mandat unterschreiben hat.

    

   Das Feld Unterschreiben am kann nur bearbeitet werden, wenn das erweiterte optionale Modul SEPA Mandatsverwaltung nicht vorhanden ist.

10. Das Infofeld (Info) bietet Platz für zusätzliche Informationen zum jeweiligen Mandat.

11. Die Angaben zum Mandat werden mit der Schaltfläche im Navigator gespeichert. Das Mandat kann sofort verwendet werden.

Funktionen mit SEPA-Mandatsverwaltung

Bei den Funktionen mit SEPA-Mandatsverwaltung können Sie bereits das Mandat beim Kunden anlegen, bevor Sie vom Kunden das unterschriebene SEPA Mandat erhalten haben.

Mandat anlegen (Mit SEPA-Mandatsverwaltung)

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche des Navigators

2. Es wird ein neuer Mandatsdatensatz angelegt und eine fortlaufende Mandatnummer aus dem Nummernkreis MND wird vergeben.

3. Tragen Sie eine Bezeichnung für das Mandat ein, zum Beispiel für den Einsatzzweck des Mandats.

4. Sind mehrere Geschäftsstellen angelegt, können Sie im Feld GS-Nr. / Gläubiger ID eine Geschäftsstelle und die damit hinterlegte Gläubiger-Identifikationsnummer auswählen. Ohne Geschäftsstellen wird die Gläubiger-ID eingetragen, die unter Einstellungen | Allgemein | Adresse hinterlegt wurde.

5. Sind bei Ihrem Kunden mehrere Bankverbindungen hinterlegt, so lässt sich über die Drop-down-Auswahl Bankverbindung der gewünschte Datensatz auswählen.

6. Wählen Sie eine Mandatart aus, Sie haben die Auswahl zwischen Basis (Core), Basis (Cor1) und Firma (B2B).

    

   Ist bei einem Kunden auf dem Register Office | Kunden | Adresse die Option Privat aktiviert, wird automatisch die Mandatart Basis (Core) gewählt.

7. Das Feld Vorlauffrist enthält die Anzahl Kalendertage, die dem Kunden die Vorabinformation (Pre-Notification) vor Einzug des Rechnungsbetrags zugehen muss. Als Standard sind 14 Kalendertage eingestellt.

    

   Bei neu erstellten SEPA-Mandaten ist immer eine Pre-Notification (Vorlauffrist) von 14 Tagen erforderlich, bevor das Mandat für eine SEPA-Lastschrift verwendet werden kann.

8. Handelt es sich um ein Mandat für einen einmaligen Lastschrifteneinzug, aktivieren Sie die Option Einmalig. Soll das Mandat für mehrfache Lastschrifteneinzüge verwendet werden, lassen Sie die Option Einmalig deaktiviert .

9. Im Feld Unterschreiben am können Sie das Datum auswählen, an dem der Kunde das SEPA Mandat unterschreiben hat.

    

   Das Feld kann nur bearbeitet werden, wenn das optionale Modul SEPA Mandatsverwaltung nicht vorhanden ist.

10. Das Infofeld (Info) bietet Platz für zusätzliche Informationen zum jeweiligen Mandat.

11. Die Angaben zum Mandat werden mit der Schaltfläche im Navigator gespeichert. Das Mandat kann sofort verwendet werden.

12. Über die Schaltfläche Ausgabe / Druck können Sie das Mandat für den Kunden zur Unterschrift ausdrucken / versenden.

    

     

    Dafür ist es erforderlich, dass der interne Quick-Report Sepa - Mandat bereits für den Programmeinstiegspunkt Sepa - Mandat registriert wurde.

13. Der Status des Mandats wird auf Angefragt geändert und das Feld Angefragt am wird mit dem Tagesdatum gefüllt. Die Schaltfläche Bestätigt ist verfügbar.

Mandat bestätigen

1. Sobald der Kunde das Mandat unterzeichnet zurückgeschickt hat, kann das Mandat mit der Schaltfläche Bestätigt werden.

2. Tragen Sie im Dialog das Datum der Bestätigung ein und klicken anschließend auf Weiter.

3. Der Status des Mandats wird auf Bestätigt geändert und das Feld Unterschreiben am wird mit dem Bestätigungsdatum gefüllt. Die Schaltfläche Widerrufen ist verfügbar.

4. Der Vorgang der Bestätigung ist damit abgeschlossen, das Mandat kann für SEPA-Lastschriften verwendet werden. Das unterzeichnete Mandats-Formular kann eingescannt und unter Dokumente hinterlegt werden.

Widerrufen eines Mandats

1. Hat ein Kunde sein Mandat widerufen, können Sie dies in der Mandatsverwaltung dokumentieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Widerrufen.

2. Tragen Sie das Datum ein, wann das Mandat widerrufen wurde und klicken Sie auf Weiter.

3. Der Status des Mandats wird auf Widerrufen geändert und das Feld Widerrufen am wird mit dem Widerrufsdatum gefüllt.

4. Der Vorgang des Widerrufs ist damit abgeschlossen, das Mandat ist damit ungültig und wird beim Buchen einer Rechnung nicht mehr zur Auswahl angeboten.

Zusatzfunktionen im optionalen Modul SEPA Mandatsverwaltung(

Status

Der Status ändert sich je nach Fortschritt des Mandats:

Angelegt

Das Mandat wurde angelegt, aber noch nicht gedruckt.

​Angefragt

Das Mandat wurde gedruckt und an den Kunden zur Unterzeichnung verschickt.

​Bestätigt

Der Kunde hat das Mandat unterzeichnet zurückgesandt.

​Aktiv

Das Mandat ist gültig und in Gebrauch (nur bei nicht-einmaligen Mandaten).

​Verwendet

Das Mandat wurde für einen SEPA-Lastschrifteneinzug verwendet.

​Abgelaufen

Das Mandat ist abgelaufen bzw. ein einmaliges Mandat wurde gebraucht.

​Widerrufen

Der Kunde hat das Mandat widerrufen, das Mandat ist damit ungültig.

Zuletzt verwendet am

Hier wird das Datum aus dem Rechnungsausgangsbuch angezeigt, wann das SEPA-Mandat zuletzt für eine SEPA-Lastschrift verwendet wurde.

Voraussichtlich gültig bis

Aus dem Feld voraussichtlich gültig bis (Vsl. gültig bis) ist ersichtlich, bis zu welchem Datum das jeweilige Mandat gültig ist, der Wert wird automatisch ermittelt.

Aus Einzugsermächtigung

Die Option aus Einzugsermächtigung gibt an, ob ein Mandat aus einer bereits bestehenden, gültigen Standard-Lastschrift übernommen wurde. Dies ist ausschließlich bei Privatkunden (also SEPA-Basislastschriften) möglich.

Die Option aus Einzugsermächtigung kann nicht bearbeitet werden, wenn im Register Office | Kunden | Faktura keine Bankverbindung hinterlegt wurde, die MandartArt Firma (B2B) ausgewählt ist oder die Option Einmalig aktiviert ist.

Ablage von Dokumenten zum Mandat

Für jedes Mandat können beliebig viele Dokumente hinterlegt werden, zum Beispiel das unterschriebene SEPA-Mandat.

SEPA-Mandat aus dem Vertragsmanagement anlegen

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit ein Mandat direkt aus dem Vertragsmanagement heraus anlegen und dem Vertrag automatisch zuordnen zu können.

Diese Funktionalität ist hauptsächlich dafür gedacht, die vorhandenen Einzugsermächtigungen zu Verträgen als SEPA-Mandat anzulegen.

Die Voraussetzungen für die Sichtbarkeit des Menüpunktes SEPA-Mandat anlegen sind, dass als Zahlungsbedingung des aktuellen Vertrags Bankeinzug ausgewählt ist, dem Vertrag noch kein Mandat zugeordnet ist und die Berechtigungen zum Bearbeiten des Vertrags und des Kunden, der die Rechnung für diesen Vertrag erhält, vorhanden sind.

Wählen Sie unter Service | Verträge | Liste im Kontextmenü den Eintrag SEPA-Mandat anlegen.

Beim Aufruf des Menüpunktes wird im Hintergrund ein neues Mandat zu dem jeweiligen Kunden angelegt und dem Vertrag automatisch zugeordnet. Anschließend öffnet sich das Kundenformular und ist auf dem neuen Mandat positioniert.

Im neu angelegten Mandat ist die Option aus Einzugsermächtigung aktiviert.

Außerdem werden die Bankverbindung (aus dem Vertrag (falls hinterlegt, ansonsten Hauptbank des Kunden)) und die Geschäftsstellennummer in das neu angelegte Mandat übernommen.

Der Ausdruck des Mandats entspricht dem aus Einzugsermächtigung. Nach dem Druck erhält das Mandat entsprechend automatisch den Status Bestätigt.

Nach Speicherung des Mandats und Aktualisierung des Vertrags, wird das Mandat unter dem Register Service | Verträge | Fakturierung angezeigt.

Prüfungsvorgang während der Rechnungslegung

Prüfungsvorgang während der Rechnungslegung

Ein weiterer Vorteil des Moduls SEPA-Mandatsverwaltung ist die automatische Prüfung beim Buchen einer Rechnung. Liegt hierbei das Fälligkeitsdatum der Zahlung vor Ablauf der Vorlauffrist des Mandats wird eine Warnung angezeigt.

Führen Sie eine Serienfakturierung durch, so werden zunächst sämtliche anstehenden Verträge behandelt. Treten bei einzelnen Verträgen Fehler auf, werden diese protokolliert und am Ende in einem Meldungsfenster ausgegeben.

Textvariablen SEPA-Mandate

Um auf die Felder der SEPA-Mandate zugreifen zu können, stehen Textvariablen zur Verfügung.

In der folgenden Tabelle finden Sie eine entsprechende Auflistung, die Dokumentvariablen können in den Kalkulationsformularen und die Reportvariablen in Reports verwendet werden.

Feldbezeichnung	Dokumentvariablen (Kalkulation)	Reportvariablen (Vertragsrechnungsreport)
Mandatnummer	{SEPA.MandatNr}	%%TBMandat.MandatNr%%
Mandatsbezeichnung	{SEPA.Bezeichnung}	%%TBMandat.Bezeichnung%%
Gläubiger-ID	{SEPA.GläubigerId}	%%TBMandat.GlaeubigerID%%
Bankinstitut	{SEPA.BankInst}	%%TBKundBank.BankInst%%
IBAN	{SEPA.IBAN}	%%TBKundBank.IBAN%%
BIC	{SEPA.BIC}	%%TBKundBank.BIC%%
Zahlungsziel	%0:s	%%QryVtrgFakt.ZaZielDat3%%
Rechnungsbetrag	{SumTotal}	%%CurrToStrF(cdsVtrgFakt.Bruttobetrag, ffCurrency, 'EUR')%%

Es ist erforderlich, dass die Dokumentvariablen in einem Textfeld eingefügt werden.

Die Variablen können nicht nur im Vor- / Schlußtexten und der Zahlungsbedingungen, sondern auch in allgemeinen Textfeldern verwendet werden.