Verfügbare Lizenzen / Module

Liste der verfügbaren Lizenzen / Module für das esoffice.

Sofern Sie das betreffende Modul erwerben möchten, wenden Sie sich gerne an unseren Vertrieb (Kontakt).

Module

0111000 - Office-Basis

Erfassen der Stammdaten sowie Erstellung von Angebot bis Rechnung

Stammdatenverwaltung von Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und Personal.

In der Stammdatenverwaltung werden alle adressbezogenen Daten verwaltet. Dazu gehören außer den allgemeinen Angaben auch die Angaben von Ansprechpartner mit deren Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Durch den einheitlichen Aufbau der Adressfelder in allen Formularen findet sich der Anwender schnell zurecht und erhält auf einen Blick alle benötigten Informationen.

Wie folgt finden Sie ein paar Beispiele für die möglichen Detailinformationen je Adressart:

Verwaltung von Artikelstammdaten und Leistungen

In der Artikelstammdatenverwaltung hinterlegen Sie Ihre Artikel und Leistungen. Sie können verschiedene Arten der Artikelbeschreibungen, wie zum Beispiel Ausschreibungstexte, Preislistentexte und Langtexte individuell verwalten. Dem Artikel wird ein oder mehrere Lieferanten zugeordnet, wobei natürlich ein Hauptlieferant gekennzeichnet werden kann. Für das Einlesen von Artikelstammdaten, die von den Lieferanten bereitgestellt werden, steht ein Importfunktion zur Verfügung. Informationen, wie

Anerkennungsnummern und Montagezeiten werden einmalig im Artikel hinterlegt und können später direkt in die Kalkulation von Angeboten übernommen werden. Außerdem können verschiedene Listenpreise und Preisgruppen hinterlegt werden.

Artikelpreispflege

Die Preise für Artikel und Leistungen können in einem Pflegelauf individuell angepasst werden. Dabei haben Sie die Möglichkeit jeden Ihrer Listenpreise individuell mit einem prozentualen Aufschlag oder einem festen Betrag neu zu berechnen. Welche Artikelpreise gepflegt werden, kann durch verschiedene Selektionskriterien festgelegt werden, zum Beispiel alle Artikelpreise eines Lieferanten.

Zugriffsberechtigungen für Programmfunktionen und Module

Benutzern können individuelle Funktionsberechtigungen zugeteilt werden. So können Sie sicherstellen, dass Benutzer nur benötigte Funktionen ausführen und sensible Informationen nur für Berechtigte sichtbar sind. Berechtigungen können entweder den Benutzern einzeln oder über eine Berechtigungsgruppe erteilt werden. Berechtigungsgruppen können frei zusammengestellt werden, zum Beispiel für eine Abteilung oder einen Aufgabenbereich.

Vom Angebot bis zur Rechnung

Mit der Kalkulation erstellen und kalkulieren Sie Angebote, Ausschreibungen, Leistungsverzeichnisse, Aufträge und Rechnungen. Der Datenaustausch mit Planern und Architekten ist über den Import von GAEB-Dateien möglich.

Die Kalkulation eines Projektes bietet flexible Möglichkeiten der Preisgestaltung, zum Beispiel die Kalkulation mittels Aufschlags auf den Einkaufspreis. Sie können zu jeder Artikelposition Produktbilder hinterlegen, Rabatte zuordnen (entweder als Summe, pro Position oder aber als verdeckter Rabatt) und Lohn- und Materialpreise ausweisen. Die Wirtschaftlichkeit in Form des Deckungsbeitrags eines Projektes behalten Sie dabei immer im Blick. In der Vorschau kann dann das Druckergebnis kontrolliert werden. Die Druckausgabe kann dabei auf individuelle Anforderungen angepasst werden. Anschließend wird das Dokument gedruckt oder per Mail versendet.

Die Abrechnung kann in Teilrechnungen, Schluss- oder Akontorechnungen erfolgen. Der Versand der Rechnungen kann auch in elektronischer Form mit zusätzlichen Dokumenten erfolgen, zum Beispiel mit Arbeitsberichten.

Kontierung von Rechnungen

Rechnungen können automatisch auf die dafür vorgesehenen Erlöskonten für Material und Lohn, sowie auf die entsprechenden Kostenstellen und Kostenträger gebucht werden. Die Kontierung kann anhand von Warengruppen erfolgen, im Bedarfsfall ist eine manuelle Zuweisung noch möglich. Als weitere Besonderheit besteht die Möglichkeit in Ihren Kalkulationsprojekten, jeder Kalkulationsposition eine frei wählbare Kontierungsnummer zuzuweisen.

Erstellung und Bearbeiten von individuellen Listen und Auswertungen

Die Gestaltung von Reports erfolgt individuell. Dabei kann auf die Daten aus den einzelnen Datenbank-Tabellen zugegriffen werden. Eine Reihe von Basis-Berichten und Auswertungen wird bereits mitgeliefert, die an Ihre persönlichen Bedürfnisse angepasst werden können.

Erweiterungsoptionen Office-Basis (Addons)

0110620 Kundenpreise

Kunden-Gruppenpreise und individuelle Kundenpreise

Es können unter anderem spezielle Preise für Firmengruppen definiert und in der Kalkulation verwendet werden. Auch individuelle Kundenpreise und Kundenrabattgruppen sind frei definierbar. In der Kalkulation kann bei der Preisgestaltung frei zwischen den normalen Listenpreisen oder den Kundenpreisen der einzelnen Kunden, Firmengruppen oder Rabattgruppen gewählt werden.

0110700 Kaskade

Stücklisten / Kaskadierte Artikel

Eine Kaskade erlaubt dem Anwender einem Artikel beliebig viele weitere Zubehör-Artikel zuzuordnen (Stücklisten). Einem kaskadierten Artikel können weitere Artikel untergeordnet werden. In der Kalkulation ist es dann möglich, bei den Kaskaden / Stücklisten nur den übergeordneten Artikel (Vaterartikel) offen zu legen. Bei der Berechnung werden aber die untergeordneten Artikel mit berücksichtigt.

Der Verkaufspreis eines Vaterartikel kann angepasst werden, ohne die untergeordneten Artikel verändern zu müssen. Beim Druck einer Kalkulation kann die Anzeige der untergeordneten Artikel ein- oder ausgeschaltet werden.

0110720 Konfiguration

Zusammenstellen von Anlagensystemen

Legen Sie Muster-Systeme und Anlage an, auf die Sie im Kalkulationsprozess immer wieder zurückgreifen können. Damit können Sie Arbeitsschritte reduzieren und somit Arbeitszeit einsparen. Es lassen sich verschiedene Arten von Anlagen mit Bezug auf die Systemverträglichkeit bzw. die Systemzugehörigkeit definieren (zum Beispiel Standardanlagen oder von Ihnen selbst erstellte spezielle Anlagensysteme).

In der Kalkulation können die angelegten Konfigurationen durch Auswahl des Systems in einem Projekt übernommen werden. So ist sichergestellt, dass nur passende Komponenten verwendet werden. Beim Erstellen von Angeboten und Ausschreibungen haben Sie so eine Zeitersparnis bei der Verwendung von häufig verwendeten Systemen.

0115120 Fremdleistung

Kalkulation mit Fremdleistungen

In der Position einer Kalkulation können die Einkaufs- und Verkaufswerte von Fremdleistungen in eigenen Kalkulationsspalten eingesehen und bearbeitet werden.

Somit können Sie definierte Anteile aus Lohn und Material, mit und ohne Verwendung von Artikelarten als Fremdleistung kalkulieren. Der Eigen- und Fremdanteil für Fremdleistungen verschiedener Lieferanten kann dabei separat kalkuliert werden. So

können Sie mit einfachen Schritten Fremdleistungen beaufschlagt an Ihre Kunden weiterreichen.

0115220 Aufmaß

Erfassung / Fakturierung von Aufmaßen

Auf der Baustelle / Vor-Ort kann das Aufmaß direkt aus dem Auftrag erstellt werden. Für zusätzliche Aufmaß Positionen, die nicht im Auftrag enthalten waren, kann ein Nachtragsauftrag generiert werden. Das Aufmaß kann in gedruckter oder in Form einer Exceltabelle ausgegeben werden. Die aufgemessenen Mengen können entweder manuell oder über eine Excelschnittstelle erfasst werden. Anhand des Aufmaßes wird die entsprechende Rechnung fakturiert. Dabei kann festgelegt werden, ob entweder nur der Lohn, nur das Material oder Material und Lohn berechnet werden sollen.

0115600 Vertragskalkulation

Wartungs-, Miet-, Versicherungsgebühren

Mit der Funktion Vertragskalkulation kann für jede einzelne Kalkulationsposition ein individueller Preis für die vertragliche Wartung, Vermietung und / oder Versicherung errechnet werden. Neben der manuellen Angabe der entsprechenden Kosten können die Beträge auch auf Basis von verschiedenen Bezugspreisen und Laufzeiten berechnet werden.

0115800 Nebenkosten

Berücksichtigung von Projektnebenkosten in einer Kalkulation

Mit den Nebenkosten können verdeckte Kosten mit in die Kalkulation einfließen. Dazu zählen zum Beispiel Montagekosten, die technische Bearbeitung, Reisekosten oder zusätzliche Dienstleistungen.

0115900 Aufschlagsgruppenkalkulation

Kalkulation von Projekten mittels Aufschlagsgruppen

Es kann eine Mischkalkulation auf Grundlage unterschiedlicher Aufschläge auf den Einkaufspreis erfolgen. Die Aufschlagsgruppen werden den Artikel zugewiesen. Dabei kann bei einzelnen Artikeln in der Kalkulation die Zuordnung der Aufschlagsgruppe geändert werden.

0121000 - CRM-Basis

Kommunikationsverlauf und zentrale Dokumentenablage

Kommunikationsverlauf

Behalten Sie jeden Kontakt mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner im Blick, egal ob es sich zum Beispiel um einen Besuch, einen Anruf oder den Versand einer E-Mail handelt.

Legen Sie einen Kontakt an und ordnen Sie einfach die entsprechenden Ansprechpartner zu. Auch jegliche externe Dokumente können eingefügt werden und werden bei E-Mails als Anhang mit verschickt. Durch eine direkte Verknüpfung zum Kalender können Folgetermine und Aufgaben direkt eingetragen werden.

Kalender mit Aufgabenverwaltung

Im Kalender werden Termine und zu erledigende Aufgaben für die Mitarbeiter eingetragen und individuell angezeigt. Die Anzeige kann dabei für die eigenen Termine, die Termine für aller Mitarbeiter oder eines Teams eingestellt werden, dies ermöglicht eine einfache Einsatzplanung. Darüber hinaus kann außer der Tagesansicht der Termine und Aufgaben der Mitarbeiter auch die Anzeige auf eine Woche bzw. einen Monat und das ganze Jahr ausgedehnt werden. Die Einträge für die Mitarbeiter können aus verschiedenen Programmbereichen in den Kalender eingetragen werden. Unter anderem kann ein Eintrag aus der Angebots- und Auftragsbearbeitung vorgenommen werden, sowie aus der Servicebearbeitung und dem Kontaktmanagement.

Zentrale Dokumentenablage

Vereinfachen Sie die Ablage von Dateien und Dokumenten indem diese nach Vorgängen / Adressen zentral ablegen. So bleiben alle Informationen schnell im Zugriff und die aufwendige Suche nach Dateien entfällt. Es können Dokumente geöffnet und weiter bearbeitet werden. Mit verschiedenen Dokumentvorlagen können wiederkehrende Vorgänge vereinfacht werden. Beim Einrichten des Dokumentenmanagements geben Sie die Struktur und die Bezeichnung der Verzeichnisse vor. Diese Struktur wird daraufhin automatisch systemweit für jede angegebene Adressart angelegt. Den Namen der Ordner können Sie anhand bestimmter Schlüsselfelder aus den Adressen / Vorgängen frei festlegen.

Erweiterungsoptionen CRM-Basis (Addons)

0120200 Direktmarketing

Mail- und Telefonaktionen

Mit dem vorhandenen Datenbestand für Adressen und Ansprechpartner erstellen Sie Aktionen für das Direktmarketing. Das können Telefon-, Mailing- oder E-Mail-Aktionen, sowie resultierende Folge- / Responseaktionen sein. Durch vielfältige Auswahlkriterien können Sie genau bestimmen, welche Adressen und Ansprechpartner in eine geplante Aktion aufgenommen werden.

0120300 Bedarfer

Bedarferverwaltung

Adressen von potentiellen Kunden werden als Bedarfer verwaltet. Die Trennung von Bedarfern und Kundendaten ermöglicht es Ihnen sich voll und ganz auf die Gewinnung neuer Kunden zu konzentrieren, zum Beispiel durch gezielte Marketingaktionen für Ihre Produkte und Dienstleistungen. Für Bedarfer können Angebote erstellt und nachverfolgt werden. Erhalten Sie einen Auftrag, dann wird der Bedarfer ganz einfach zum Kunden und behält die gesamte Historie inklusive aller Angebote.

1010100 Exchange

Replikation zwischen esoffice und MS Exchange

Termine und Aufgaben werden mit dem Microsoft Exchange in beiden Richtungen abgeglichen, eine doppelte Erfassung von Termin und Aufgaben ist somit nicht erforderlich. So ist Ihr Kalender auch unterwegs immer aktuell und Sie haben die wichtigsten Informationen dabei. Für jeden Benutzer können individuelle Synchronisationseinstellungen vorgenommen werden.

Voraussetzungen

Siehe auch

• Systemvoraussetzungen - esExchange

• Hinweise zur Einrichtung von esExchange

1010110 Multiple-Exchange

(Lizenz je zusätzlichen Exchange-Server)

Wird im Unternehmen mehr als ein MS-Exchange-Server eingesetzt, wird für die Nutzung der Exchange-Replikation je Exchange-Server eine zusätzliche Lizenz benötigt.

3020120 Outlook-AddIn

(Lizenz gültig pro User)

Mit dem Outlook-AddIn können Sie Ihre E-Mails als Kontakt oder direkt als Servicecall importieren. Dabei ist es völlig egal, ob Sie sich gerade im Firmennetzwerk befinden oder beim Kunden vor Ort oder im Hotel sind. Auch von unterwegs haben Sie die Möglichkeit, den aktuellen Servicecall-Status einzusehen. Mit dem Outlook-AddIn sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmenswissen dort ist, wo es hingehört: Zentral im esoffice. Eine bessere Kontakthistorie wird so kinderleicht gewährleistet.

Voraussetzungen allgemein

• Microsoft Outlook ab Version 2010

• Lizenz 0171000 - esweb-Basis (abgeschlossene Installation)

• Lizenz 3020100 esweb Kontakt

• esoffice ab Version 10.70

Zusätzliche Voraussetzungen Ansprechpartnerausgleich

• Lizenz 1010100 Exchange

• Microsoft Exchange (Siehe Systemvoraussetzungen - esExchange

Zusätzliche Voraussetzung Servicecallfunktionalitäten

• 3040600 esweb Helpdesk

0131000 - Ressourcenplanung-Basis

Die bestmögliche Auslastung Ihrer Mitarbeiter können Sie mit der Ressourcenplanung (Personaleinsatzplanung - PEP) gewährleisten, da Sie auf einen Blick sehen wo noch freie Kapazitäten sind. Die Personaleinsatzplanung bietet eine Gesamtübersicht über die Termine aller Mitarbeiter innerhalb eines frei wählbaren Monats. Es können beliebig viele Teams gebildet werden und die Mitarbeiter können einem oder mehreren Teams zugeordnet werden. So lässt sich die Ansicht für eine bessere Übersichtlichkeit auf ein Team beschränken.

Bei der Anlage der Termine kann man zwischen normalen Terminen, Privatterminen, Serienterminen und Konferenzterminen auswählen. Die verschiedenen Auftragsarten können verknüpft werden, sodass die Termine dokumentiert werden.

Durch die Aktivitätsart können die Termine farblich unterschiedlich dargestellt werden. Zu einem Termin kann auch das benötigte Equipment oder notwendige Räume reserviert werden, so wird eine Doppelbelegung verhindert.

Voraussetzung

• 0121000 - CRM-Basis

Erweiterungsoptionen Ressourcenplanung-Basis (Addons):

0120430 Dispatching

Einsatzplanung von Mitarbeitern

Im Falle einer Störung wünschen Ihre Kunden eine schnelle Lösung. Damit Ihre Techniker zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und bestenfalls auch direkt das benötigte Material mit sich führen, ist das Dispatching-Modul die perfekte Unterstützung für Sie.

Sie können Ihre Ressourcen optimal planen und wissen zum Beispiel sofort, welcher Techniker gerade verfügbar ist bzw. sich gerade in der Nähe des Einsatzortes aufhält. So minimieren Sie Ihren Dispositionsaufwand und begeistern Ihre Kunden mit schnellen Störungseinsätzen und hoher Service-Qualität.

Voraussetzungen / Optionen

Sollen GPS Daten des Technikers verwendet werden, wird die esmobile-App mit zugehörigen Modulen benötigt.

0120470 Urlaubsanträge

Urlaubsantragsverwaltung

Keine Urlaubsanträge auf Zetteln mehr und die Mitarbeiter haben immer eine Übersicht über Ihren verbleibenden Urlaubsanspruch.

Mit dem Tool Urlaubsanträge lassen sich Anträge einfach und schnell erstellen. Diese werden dann durch einen frei festzulegenden Ablauf genehmigt. Die Abwesenheit wird auch für eine bessere Übersicht in der Personaleinsatzplanung eingetragen, dies erleichtert die Planung von Vertretungen.

0141000 - Auftragsabwicklung-Basis

Übersicht Materialbedarf & laufender Projektkalkulation

Mit der Auftragsabwicklung können Sie Ihre Aufträge fortlaufend betrachten und entsprechend dem Projektfortschritt neu bewerten. So können Sie reagieren, wenn ein Projekt aus dem Ruder zu laufen droht.

Auch nach dem Abschluss eines Auftrags erhalten Sie einen schnellen Überblick, wie rentable das Projekt gelaufen ist um die dazugehörenden Prozesse neu zu bewerten.

Auftragsverwaltung mit Nachkalkulation Die Übersicht über die laufenden Aufträge und der damit verbundenen Kosten zu behalten, kann eine große Herausforderung sein. Die Auftragsbearbeitung unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Aufträge und sorgt dafür, dass Sie die Kontrolle über die laufenden Kosten behalten.

Sie erhalten eine komplette Auftragsverwaltung inklusive der auftragsbezogenen Nachkalkulation. In der detaillierten Anzeige eines Auftrages werden Ihnen unter anderem werden die Material-, Lohn-, Fremdleistungs- und sonstige Einstandskosten angezeigt. Es werden alle relevanten Daten dargestellt und können von Ihnen jederzeit an etwaige neue Bedingungen angepasst, erweitert oder verändert werden.

Um die Kosten des Auftrags auf die verschiedenen Projektphasen aufzuteilen, können verschiedene Gewerke angelegt werden.

Bei der Berechnung eines Auftrages wird für das Material auf artikelspezifische Vorgabezeiten (Montage / technische Bearbeitung) zurückgegriffen. Damit die Rentabilität eines Auftrages gewährleistet bleibt, können Sie auf eine permanente und damit immer aktuelle Deckungsbeitragsberechnung zurückgreifen. Die Vorkalkulationsdaten werden archiviert und können somit für einen Vergleich herangezogen werden.

Zudem können Sie verschiedene Übersichten zu einem Auftrag aufrufen, wie zum Beispiel:

• alle Auftragsbestellungen mit den angelieferten Mengen

• die Lieferscheine mit den entsprechenden Artikelmengen

• den Artikelbedarf des gesamten Auftrages unterteilt nach verschiedenen Kriterien, wie zum Beispiel beauftragt oder geliefert

• eine Darstellung aller halbfertigen Erzeugnisse mit den entsprechenden Mengen, wie zum Beispiel installiert und aufgemessen

  alle Rechnungen zu einem Auftrag mit der Anzeige der bezahlten und noch offenen Beträge.

Darüber hinaus können Sie für jedem Auftrag spezielle Aufgaben vordefinieren. Diese werden einem Mitarbeiter zugeordnet und automatisch im Terminkalender angezeigt (modulabhängig).

Mehrlagerverwaltung

Sie haben die Übersicht über Ihre Lagerbestände und können so den Lagerbestand für den tatsächlichen Bedarf optimieren. Es können verschiedene Lager angelegt und verwaltet werden, auch für jeden Auftrag ist es möglich intern ein eigenes Auftragslager zu generieren.

Es werden die Bereiche Auftragsbedarf, Bestellung, Wareneingang, Lieferungen und Inventur abgedeckt.

Erfassen von Wochen- und Arbeitsberichte

Die Erfassung von Arbeitszeiten ist die Grundlage für die Berechnung der erbrachten Arbeitsleistung. Arbeitsberichte können in Form von Wochen- und Auftragsberichten angelegt werden. Die Arbeitszeiten in Arbeitsberichten werden auf den jeweiligen Auftrag gebucht und stehen so zur Abrechnung und Nachkalkulation zur Verfügung. Dabei können Angaben hinsichtlich der Arbeitszeiten, Zuschläge, Pauschalen und Spesen gemacht werden. Über einen Assistenten kann auf einem Arbeitsbericht auch das installierte Material auf den Auftrag gebucht werden. Die Arbeitszeiten (inklusive Zuschläge, Spesen und Pauschalen) können auftrags-, gewerks- oder kundenbezogen in den Wochenberichten erfasst werden.

Erweiterungsoptionen Auftragsabwicklungs-Basis (Addons)

0130220 Abrufbestellung

Abrufbestellungsmodul

Abrufbestellungen sind eine Vorabmitteilung an den Lieferanten, dass eine bestimmte Menge von Artikeln demnächst abgerufen wird. Es kann ein Auftrag ausgewählt werden, woraufhin der Artikelbedarf für den Auftrag angezeigt wird.

Zu einem späteren Zeitpunkt wählt der Benutzer dann aus den bestehenden Abrufbestellungen diejenige aus, die er bestellen möchte. Dies ist dann sozusagen die Folgebestellung auf die Vorabmitteilung (Abrufbestellung) an den Lieferanten.

Die Menge wird automatisch errechnet: von der ursprünglichen Menge der Abrufbestellung werden alle bereits abgenommenen Mengen dieser Position abgezogen.

Es wird also immer die Restabrufmenge bestellt. Sollte das nicht zutreffend sein, können die jeweiligen Positionen in der Bestellbearbeitung nachbearbeitet werden.

0130240 Barcode

Übernahmeschnittstelle für Artikeldaten aus externen Datenerfassungsgerät

Bei der Nutzung Datenübernahmeschnittstelle zusammen mit einem entsprechenden Scanner, sparen Sie bei der gesamten Lagerverwaltung vom Wareneingang über die Warenauslieferung bis hin zur Inventur viel Zeit gegenüber der manuellen Erfassung.

Anwendungsfälle:

1. Wareneingang

   Seriennummern-Erfassung im Wareneingang

2. Rücknahmen (mit Bezug auf Lieferschein / Auftrag)

   Sie wählen auf dem Scanner Lieferschein / Auftrag aus und scannen die einzelnen Positionen.

3. Warenausgang

   1. Per Lieferschein

      Auf dem mobilen Scanner stehen Ihnen Lieferscheine mit dem Status Kommissionierung zur Verfügung und Sie haben die Möglichkeit, die verschiedenen Positionen zu scannen. Dabei wird kontinuierlich geprüft, ob die Anforderungen des Lieferscheins bzgl. Positionen und Mengen erfüllt sind.

   2. Lagerentnahme mit Auftragsbezug

      Wenn Bedarf im Auftrag vorhanden ist, wählen Sie Auftrag und Bedarfsposition aus und scannen die Artikel. Das gelieferte Material wird angelegt und gebucht.

4. Lagerumbuchung

   Sie entnehmen Lagermaterial und scannen dieses ein. Sie buchen manuell Lagermaterial auf Ihr Kfz-Lager (die Auftragsreservierung wird ggf. übernommen).

5. Inventur

   Sie legen in Ihrem esoffice eine Inventur an, die über die mobilen Scanner ganz bequem durchgeführt wird. Einfach auf dem Gerät das Lager sowie die einzelnen Positionen (nur bei Seriennummern) auswählen und dann pro Position die Artikel scannen - fertig.

Voraussetzungen

• Systemvoraussetzungen - Zusatzgeräte

0130260 Seriennummern

Seriennummernverwaltung

Mit Hilfe der Seriennummernverwaltung ist es möglich, im Rahmen des Qualitätsmanagements, Bestimmte Lagerartikel innerhalb des Firmenkreislaufes zurückzuverfolgen. Somit ist immer gewährleistet, dass ein Artikel vom Wareneingang über die Lieferung bis hin zum Einbau, entsprechend der DIN ISO 9001, rückverfolgbar ist. Alle relevanten Daten zu den einzelnen Artikeln werden schon beim Wareneingang hinterlegt bzw. automatisch übernommen.

0130280 Abwertungsinventur

Artikelbewertung bei der Inventur

Es können alle Lagerartikel nicht nur anhand der Preise sondern auch anhand ihres Alters bzw. ihrer Umschlagshäufigkeit bewertet werden.

Bei der Bewertung nach Artikelalter stehen dem Anwender vier fest einstellbare Abwertungssätze, sowie ein individueller Abwertungssatz zur Verfügung. Dieser kann prozentual je Artikel angepasst werden.

Als Grundlage für die Abwertungsberechnung stehen der normale Einkaufspreis und der mittlere Einkaufspreis zur Verfügung.

Bei der zweiten Methode der automatischen Abwertung, zählt die Umschlagshäufigkeit eines Artikels und nicht mehr dessen Alter. Die Berechnungen werden anhand prozentualer Abwertungssätze durchgeführt.

0151000 - Buchhaltung-Basis

Kassenbuch und Kontobewegungen

Es können beliebig vieler Kassenbücher und Bankkonten einschließlich Fibu-Kontierungen verwaltet und bebucht werden. Somit haben Sie die Kontrolle über alle Ihre Zahlungsein- und -ausgänge und bereiten diese für eine Weitergabe an die Finanzbuchhaltung vor.

Bei neuen Buchungen können Sie auf verschiedene vorgegebene Zahlungsvorgangsarten zurückgreifen. Diese ermöglichen eine einfache und schnelle Verknüpfung von Zahlungen mit der Offene-Posten- Verwaltung.

Mit Eingabe eines Zahlungseingangs auf einem Bankkonto oder in einem Kassenbuch erfolgt automatisch auch ein Ausgleich des entsprechenden offenen Postens. Mit Buchung einer Sammellastschrift / Sammelüberweisung erfolgt automatisch der Ausgleich aller Teilbeträge. Sollten anschließend Rücklastschriften erfolgen, wird durch einen weiterer Zahlungsvorgang dieser Betrag wieder als offener Posten gekennzeichnet. Weitere Zahlungsvorgänge können Sie selbst definieren, beispielsweise um häufig vorkommende Buchungstexte und Kontierungen zu vereinfachen.

Zahlungs- und Einzugsaufträgen können im DTAUS-Format bei Ihrer Bank eingereicht werden. Schritt-für-Schritt führt ein Assistent Sie durch die Dateierstellung mit einer Auswahl der zu beauftragenden Bank, der zu überweisenden bzw. einzuziehenden Beträge sowie der Belegerstellung.

Dabei wird auf die bestehenden offenen Posten (Debitoren wie Kreditoren) zugegriffen und die jeweiligen Zahlungsbedingungen (Fristen, Skonti, Einzugsermächtigung) berücksichtigt.

Die erstellte DTAUS-Datei kann per Onlinebanking übermittelt werden. (Die beschriebenen Eigenschaften gelten für den deutschen Zahlungsverkehr.)

Offene Posten-Buchhaltung für Debitoren einschließlich Mahnwesen

In einer Übersicht aller gebuchten Rechnungen kontrollieren Sie wahlweise Rechnungen einzelner oder aller Kunden mit Angaben über Zahlungsziele, Zahlungsstatus, Mahnstatus und Teilzahlungen. Außerdem kann die Aufteilung der Rechnungen auf die Erlöskonten eingesehen und jede Rechnung als Druckdokument aufgerufen werden.

Das Mahnwesen bietet Ihnen eine freie Konfigurierbarkeit von Mahnstufen, Mahntexten, Zinsen und Gebühren. Durch die Bildung von Mahngruppen können Sie Ihren Kunden bei Bedarf unterschiedliche Mahnverfahren zuordnen und sie so bei säumigen Zahlungen differenziert behandeln. Die jeweiligen Mahntexte können für jede Mahnstufe und Mahngruppe frei formuliert werden.

Bei der Erstellung der Mahnungen können Sie auf automatisierte Mahnläufe zugreifen, die alle relevanten Daten der offenen Posten sowie die Mahneinstellungen berücksichtigen.

Erweiterungsoptionen Buchhaltung-Basis (Addons)

0135010 Fibuintegration

für Diamant Finanzbuchhaltung 3 und 2020

Die direkte Integration der Diamant Finanzbuchhaltung minimiert den Aufwand für die Bereitstellung von buchhalterischen Daten, es ist keine manuelle Aktion zum Übertragen der Daten erforderlich. Die Integration beinhaltet den Austausch in beiden Richtungen, die Pflege von Stammdaten wird dadurch vereinfacht. So wird eine optimale Zusammenarbeit gewährleistet, da beiderseitige Definitionen von Konten, Kostenstellen und Kostenträgern überflüssig sind und damit eine der größten Fehlerquellen entfällt.

Mit der Diamant Fibuintegration erzielen Sie eine optimale Einbindung der Finanzbuchhaltung Diamant in die Abläufe von esoffice. Dies geht weit über die Funktionen von Schnittstellen hinaus, die lediglich eine Übergabe von Buchungsdaten in einer Textdatei bzw. Übernahme solcher Daten bietet.

0135200 Kreditoren

Offene-Posten-Buchhaltung für Kreditoren

Verwalten Sie Ihre Eingangsrechnungen und die entsprechenden Zahlungen an Ihre Lieferanten. Zu jeder Rechnung lässt sich die Aufteilung der Rechnungsbeträge auf die Kostenkonten einsehen.

Vor der Zahlungsfreigabe kann eine interne Rechnungsprüfung erfolgen, die den gesamten Bestellwert mit allen erfolgten Wareneingängen vergleicht, um somit eventuelle Differenzen schon im Vorfeld zu erkennen. Damit werden unnötige Fehlbuchungen vermieden, die zusätzliche Arbeit bedeuten würden.

0310100 X-Fibu

Schnittstelle zu Finanzbuchhaltungssystemen

Über die freikonfigurierbare Fibu-Schnittstelle übergeben Sie Fibu-relevante Daten wie Debitoren- / Kreditorenrechnungen, Stammdaten, Kassenbuch und Kontobewegungen transparent an Ihre Finanzbuchhaltung. Rechnungsdokumente im PDF-Format können dabei verlinkt werden. Auch ein Rückimport von Zahlungen ist möglich.

Ihr Vorteil: Sie sparen sich mit dieser Schnittstelle die doppelte Erfassung von Debitoren- und Kreditorenrechnungen.

0410100 X-Lohn

Schnittstelle zu Lohnbuchhaltungssystemen

Frei konfigurierbare Schnittstelle zu Lohnbuchhaltungs-Programmen

0510100 X-Kost

Schnittstelle zu Kostenrechnungssystemen

Frei konfigurierbare Schnittstelle zu Kosten-Leistungsrechnungsprogrammen

0161000 - Service-Basis

Anlagen- und Gebäudeverwaltung

Für die Wartung, Inspektion und die Vertragsverwaltung ist es notwendig grundlegende Anlageninformationen zur Verfügung zu haben. Dies ist mit der Anlagen- und Gebäudeverwaltung sichergestellt. Auf die Informationen kann auch aus den verschiedenen anderen Modulen zugegriffen werden. Auf diese Weise kann zum Beispiel bei der Störungsannahme anhand der Anlagendaten bestimmt werden, welche Ersatzteile gebraucht werden. Dies spart wertvolle Zeit und Kosten. In der Anlagenverwaltung können detaillierte Angaben zu der eingesetzten Technik, dem Wartungsstand, bisherigen Störungen und zuständigen Mitarbeitern hinterlegt werden. Da sich in einem Gebäude mehrere verschiedenartige Anlagen befinden können, ist es möglich die einzelnen Anlagen einem Gebäude zuzuordnen. Die Informationen zu einem Gebäude werden in der Gebäudeverwaltung erfasst und verwaltet.

Zusätzlich ist eine Übersicht über die historischen Daten zu Störungen, Inspektionen und Verträgen (zum Beispiel Miet- oder Wartungsverträge) verfügbar.

Vertragsverwaltung

Legen Sie schnell und einfach Verträge, wie zum Beispiel Wartungs- oder Mietverträgen an und pflegen Sie diese. Damit Sie Ihre Arbeit in einem Ablauf erledigen können, lässt sich der Vertrag bereits beim Buchen des Auftrags anlegen. Die Positionen aus dem Auftrag übernehmen Sie ganz einfach als Grundlage der Gebühren für Wartung und Inspektion. Die Gebühren für Wartung und Inspektion werden bei einer Änderung der Vertragskomponenten mit nur einem Knopfdruck neu berechnet. Mit Durchführung der Gebührenpflege können Sie die Gebühr auch manuell pflegen - prozentual oder als Pauschalbetrag. Sie haben die Wahl. Die Gebührenentwicklung der Vertragspositionen ist in einer übersichtlichen Historie aufgeführt. Sie erkennen dort auch, ob die Positionen bereits berechnet oder für die nächste Rechnung vorgemerkt wurden.

Auch die Inspektions- und Wartungsintervalle können im Vertrag hinterlegt werden. Ihren Wartungsplan erstellen Sie schnell und einfach, denn das Programm listet Ihnen und Ihren Technikern die fälligen Aufträge auf.

Die Wartungsgebühren können periodisch angepasst und Rechnungsläufe automatisiert werden. Ihre Kosten und Erlöse sehen Sie in der Controlling-Übersicht. Der Deckungsbeitrag wird unter den Gesichtspunkten Gesamt, Wartungs- oder Servicerechnungen betrachtet. Auch die wichtige

Nachkalkulation mit Gegenüberstellung der tatsächlichen und der projektierten Kosten ist enthalten.

Erweiterungsoptionen Service-Basis (Addons)

0110630 Kontingentverwaltung

Abrechnung von Dienstleistungen auf Guthabenbasis

Um Sie in Ihrem Dienstleistungsalltag noch besser zu unterstützen, erhalten Sie eine umfassende Kontingentverwaltung. Ihnen stehen drei Kontingent-Arten zur Verfügung.

So können Sie Ihre Abrechnung entweder auf Basis der Artikel-Menge, des Artikel-Preises oder der Arbeitszeiten durchführen. Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, den Gültigkeitszeitraum (auch für zukünftige) zu hinterlegen. Falls Sie wünschen, dass ein Dienstleistungskontingent nach Ablauf einer bestimmten Zeit verfällt, können Sie auch diese Zeiträume im System hinterlegen. Über die Schaltfläche Kontingentlauf starten Sie einen Prüfvorgang, der entsprechende Kontingente automatisch wieder auf Null bucht.

0140340 Wartungsaufträge

Wartungsmanagement

Lassen Sie sich die Arbeit abnehmen, die anstehenden Inspektionen und Wartungen manuell zu ermitteln.

Mit dem Wartungsmanagement können Sie anhand der bestehenden Verträge und den darin enthaltenen Intervalle, Inspektions- und Wartungsaufträge generieren lassen.

In der Verwaltung der Inspektions- und Wartungsaufträge haben Sie eine Übersicht, welche Aufträge schon erledigt sind und welche noch fakturiert werden können.

0140400 Serviceaufträge

Störungsmanagement

Eingehende Störungsmeldungen im Überblick zu behalten, kann eine Herausforderung sein.

Das Servicemanagement dient der Erfassung und Verwaltung aller eingehender Störmeldungen oder Kleinaufträge. Dabei findet schon bei der telefonischen Annahme die sofortige Erfassung der Störmeldung mit Zuordnung des Kunden und/ oder der Anlage statt.

Bei der Erstellung von Reparaturaufträgen kann jedem dieser Aufträge sofort ein Servicetechniker zugeordnet werden. Somit kann der Fortschritt eines Auftrages ständig überwacht und bei Schwierigkeiten in kürzester Zeit eingegriffen werden.

Benötigtes Material für einen Serviceauftrag kann über die Serviceauftragsbearbeitung direkt der Projektbearbeitung für die Fakturierung übergeben werden, so sparen Sie sich die doppelte Erfassung von Daten.

Darüber hinaus kann mit dem Servicemanagement nicht nur jeder offene Auftrag oder noch nicht fakturierte Auftrag überwacht werden, sondern es wird für jede Anlage auch eine Historie geführt mit der die Einsätze dokumentiert werden.

0140460 Servicefaktura

Einzelfakturierung von Serviceaufträgen

Sie werden bei der Abrechnung einer großen Menge von Serviceaufträgen unterstützt.

Ohne das Anlegen einer Kalkulation können die zu einem Serviceauftrag gebuchten Arbeitszeiten und Materialien schnell fakturiert werden. Aufgrund des Arbeitsberichtes werden Artikelpositionen generiert und auf einem kundenindividuellen Report ausgegeben (separate Beauftragung erforderlich).

0140630 Helpdesk I

Meldungsbearbeitung mit dem Helpdesk

Der Helpdesk unterstützt Sie dabei Anfragen aufzunehmen, zu klassifizieren, weiterzuleiten und zu lösen. Die zur Verfügung stehenden Ressourcen kommen dabei optimal zum Einsatz, um die Anfragen in der bestmöglichen Zeit zu bearbeiten.

Die Anfragen, die zum Beispiel als Anruf, als E-Mail oder Brief eingehen, werden manuell oder automatisiert als Servicecall angelegt. Nachdem ein Servicecall angelegt wurde, kann eine Reihe von verschiedenen Schritten erforderlich sein, um ein Problem zu lösen.

Sollte entsprechendes Fachwissen erforderlich sein, kann ein Servicecall solange an einen anderen Mitarbeiter oder ein Team weitergeleitet werden, bis das Problem gelöst ist. Aufgaben können in Form von Wiedervorlagen für einen persönlich oder für Kollegen angelegt werden.

Zu einem Call können direkt Serviceaufträge angelegt werden. Außerdem besteht die Möglichkeit dem Servicecall eine beliebige Anzahl von Notizen, Dateien und Kontakteinträgen hinzuzufügen, um die einzelnen Schritte zu dokumentieren.

automatische E-Mail Importmöglichkeiten:

Wenn die E-Mail einem Call zugeordnet werden kann, wird zu diesem Call automatisch ein Kontakt angelegt und die Daten der E-Mail in den Kontaktdatensatz übernommen.

Alle anderen eingehenden E-Mails werden gespeichert und können unter offene Helpdesk E-Mails manuell einem Call hinzugefügt oder es kann ein neuer Call angelegt werden.

0140600 Helpdesk II

Trouble Ticket System mit Eskalationsstufen und Servicelevel

Der Helpdesk unterstützt Sie dabei Anfragen weiterzuleiten und aufgrund von festgelegten Servicelevel zu lösen. Die zur Verfügung stehenden Ressourcen kommen dabei optimal zum Einsatz, um die Anfragen in der vereinbarten Zeit zu bearbeiten.

Die Anfragen, die zum Beispiel als Anruf, als E-Mail oder Brief eingehen, werden manuell oder automatisiert als Servicecall angelegt. Nachdem ein Servicecall angelegt wurde, kann eine Reihe von verschiedenen Schritten erforderlich sein, um ein Problem zu lösen.

Dabei wird die noch zur Verfügung stehende Lösungszeit überwacht. Sollte entsprechendes Fachwissen erforderlich sein, kann ein Servicecall solange an einen anderen Mitarbeiter oder ein Team weitergeleitet werden, bis das Problem gelöst ist.

Aufgaben können in Form von Wiedervorlagen für einen persönlich oder für Kollegen angelegt werden.

Zu einem Call können direkt Serviceaufträge angelegt werden. Außerdem besteht die Möglichkeit dem Servicecall eine beliebige Anzahl von Notizen, Dateien und Kontakteinträgen hinzuzufügen, um die einzelnen Schritte zu dokumentieren.

Zusätzlich gibt es ein Eskalationssystem, Servicelevel für Anlagenkomponenten und es können entsprechende Wiederinbetriebnahmezeiten definiert werden. Hierfür werden den Komponenten einer Anlage oder eines Vertrags Servicelevel zugeordnet, welchen wiederum Wiederinbetriebnahmezeiten regeln.

Damit die vereinbarte Lösungszeit eingehalten wird, werden Eskalationspunkte definiert, die Benachrichtigungen in Form von esMessages oder E-Mails auslösen.

automatische E-Mail Importmöglichkeiten:

Wenn die E-Mail einem Call zugeordnet werden kann, wird zu diesem Call automatisch ein Kontakt angelegt und die Daten der E-Mail in den Kontaktdatensatz übernommen. Alle anderen eingehenden E-Mails werden gespeichert und können unter offene Helpdesk E-Mails manuell einem Call hinzugefügt oder es kann ein neuer Call angelegt werden.

0140900 Ersatzteilmanagement

Mit einer datengetriebenen, vorausschauenden Wartung können Sie Anlagenausfälle und unnötige Instandhaltungsmaßnahmen vermeiden.

Hinterlegen Sie direkt, was Sie bei der nächsten Wartung austauschen müssen und vermerken Sie wichtige Informationen, wie zum Beispiel Fabrikat und Produkteigenschaften.

Eine entsprechende Erweiterung für die esmobile App ist erhältlich (1310250 esmobile Ersatzteilmanagement).

0171000 - esweb-Basis

Mit dem esweb können die grundlegenden Funktionalitäten in einer Weboberfläche genutzt werden. Der Zugriff auf die Daten erfolgt mit einem Browser, so kann in vielen Bereichen auch 'unterwegs' mit mobilen Endgeräten (Smartphone, Tablet, Notebook) gearbeitet werden.

Die Ansicht der Arbeitsfläche des esweb wird automatisch dem entsprechenden Endgerät angepasst, speziell für den Techniker-Einsatz ist eine Mobile-Ansicht mit den wichtigsten Funktionalitäten für Smartphone / Tablets verfügbar.

Das Basis esweb-Modul umfasst folgende Bereiche / Funktionen:

• Adressinformationen

• Kunden

• Geschäftspartner

• Bedarfer

• Personal

• Ansprechpartner

• Möglichkeit der Routenberechnung zum Kunden

• Bauvorhaben: einsehen (Kontakte, Ansprechpartner, Angebote)

• Online-Dateiablage

• Downloadbereich: Möglichkeit den Kunden Downloads (zum Beispiel Firmware Updates) zur Verfügung zu stellen, geordnet nach Produktkategorie.

Die Formulare im esweb können Sie entsprechend Ihrer Vorstellungen anpassen.

Folgende Individualisierungs-Möglichkeiten sind vorhanden:

• Ein- und Ausblenden von Feldern

• Bearbeitungsmöglichkeiten von Felder einschränken

• Beschriftung der Felder individuell anpassen

• Kurzhinweise und Hilfstexte hinzufügen und bearbeiten

• Pflichtfelder definieren

Erweiterungsoptionen esweb-Basis (Addons)

1310100 esmobile Aufmaß

mobile Aufmaßerstellung

Eine wichtige Grundlage für Ihre Projektplanung ist das Aufmaß des Gebäudes bzw. Bauwerks. Diese kann komfortabel mobil abgewickelt werden.

Über das übersichtliche Raummanagement wählt Ihr Techniker einfach den gewünschten Raum aus und pflegt die benötigten Materialien ein. Die benötigten Auftragspositionen können dabei via Los, Titel oder auch einzeln übernommen werden. Bisher nicht beauftragte, aber benötigte Artikel kann Ihr Techniker entweder aus dem Artikelstamm übernehmen oder manuell erfassen. Seine Arbeitszeiten kann er schnell und direkt über die Aufmaßmaske einpflegen. Zum Abschluss werden alle Daten per hinterlegtem Report aufbereitet, damit sie dem Kunden zur Abzeichnung präsentiert werden können. Nach der Unterschrift werden sämtliche Informationen (Materialmengen, Arbeitszeiten, AuftragsDruckdokument plus Kundenunterschrift) zentral gespeichert und können weiter bearbeitet oder abgerechnet werden.

Voraussetzung

• 0171000 - esweb-Basis (abgeschlossene Installation)

• 0115220 Aufmaß

1310250 esmobile Ersatzteilmanagement

Ihr Ersatzteilmanagement für O-Ringe, Berstscheiben sowie weitere Kleinteile wird vorab erfasst und so um einiges erleichtert. Ihre Techniker sehen den aktuellen Zustand der Anlage, sowie die Komponenten-Historie. Sämtliches Material wird mit dem Smartphone oder Tablet erfasst und über eine Auswahl wird gekennzeichnet, ob es abgerechnet werden soll oder nicht. Auf dem Arbeitsbericht werden alle Mengen kumuliert und übersichtlich dargestellt. Somit hat Ihr Innendienst alle Informationen für eine schnelle Rechnungsstellung.

Diese Funktionalität kann zum Beispiel bei der Feuerlöscherwartung eingesetzt werden.

Ihre Vorteile:

• Verbesserte Abrechnungsmöglichkeit (alle notwendigen Daten liegen in digitaler Form vor)

• Ermittlung eines zentralen Arbeitsberichts: erfasste Daten mehrerer Mitarbeiter werden zusammengefasst und können gebündelt vom Kunden unterschrieben werden

• Integrierte Schnellzeiterfassung

• eFormular-Integration auf Komponenten- und Auftragsebene

• Fertigstellung und Versand des Arbeitsberichts im Abschlussprozess

• Auftragsstatus kann direkt im Abschlussdialog gesetzt werden

• Digitaler Arbeitsbericht für den Kunden

• Detaillierte Aufteilung für die Rechnung möglich

Voraussetzungen

• 0171000 - esweb-Basis (abgeschlossene Installation)

• 0140900 Ersatzteilmanagement

1710100 e-Formular

Elektronische Formulare (zum Beispiel Wartungsprotokolle & Checklisten)

Bei einem Technikereinsatz werden zusätzlich zu den Arbeitsberichten oft auch Protokolle oder Checklisten ausgefüllt, die als Nachweis der durchgeführten Arbeiten oder zur Dokumentation abgelegt werden müssen. Das Handling mit Papier ist dabei umständlich, da die schon bekannte Angaben zum Kunden und zur Anlage nochmals manuell erfasst werden müssen. Auch die digitale Ablage ist umständlich.

Mit der Erweiterung der eFormulare werden die Formularen in digitaler Form angelegt (z.B. Wartungsprotokolle oder Checklisten). Das Ausfüllen der eFormulare kann mittels der esmobile-App oder des esweb (in Desktopauflösung) erfolgen. Sind alle Informationen erfasst, kann das unterschriebene Formular als pdf-Dokument an den Auftraggeber versandt werden. Zusätzlich wird das eFormular in der Dokumentenablage archiviert und der Formularinhalt wird in der Datenbank gespeichert.

Einige Basis-Vorlagen für BMA, EMA und GWA Wartungs-, Inbetriebnahme- und Abnahmeprotokolle sind schon enthalten.

Voraussetzungen

• esoffice ab Version 10.95

• 0171000 - esweb-Basis (abgeschlossene Installation)

• Nutzung von esmobile-App

Benötigte Module / Lizenzen

• 0161000 - Service-Basis

• 0140340 Wartungsaufträge

• 0140400 Serviceaufträge

• 3040100 esweb Objekt

• 3040120 esweb Objektdokumente

• 3025200 esweb Projektaufträge oder 3040400 esweb Serviceaufträge oder 3040340 esweb Wartungsaufträge

3020100 esweb Kontakt

online Kontaktmanagement

Behalten Sie auch im esweb jeden Kontakt mit Kunden, Bedarfern, Geschäftspartner und Bauvorhaben im Blick, egal ob es sich zum Beispiel um einen Besuch, einen Anruf oder den Versand einer E-Mail handelt. Sie haben die Übersicht, welche Vereinbarungen getroffen wurden, welche Termine stattgefunden haben. Auch Dokumente und E-Mails sind jederzeit nachvollziehbar.

Für die Terminierung von Folgeterminen zu einem Kontakt steht eine direkte Verbindung zum Terminkalender zur Verfügung.

Voraussetzung

• 0121000 - CRM-Basis

3020400 esweb Ressourcenplanung

Online Kalender / Personaleinsatzplanung

Im Kalender / Personaleinsatzplanung werden Termine und zu erledigende Aufgaben für die Mitarbeiter eingetragen und individuell angezeigt. Mit esweb Kalender nutzen Sie diese Funktionalität auch in der mobilen Anwendung esweb.

Termine können online angelegt, angepasst und gelöscht werden. Die Anzeige kann für die eigenen Termine, die Termine eines Teams oder aller Mitarbeiter erfolgen. Dies ermöglicht eine einfache Einsatzplanung. Darüber hinaus kann außer der Tagesansicht der Termine und Aufgaben auch die Anzeige auf eine Woche, einen Monat und das ganze Jahr ausgedehnt werden.

3020470 esweb Urlaubsanträge

Urlaubsantragsverwaltung im Web

Mit dem Tool Urlaubsanträge lassen sich Anträge einfach und schnell aus dem esweb Kalender erstellen. Diese werden dann durch einen frei festzulegenden Ablauf genehmigt. Die Abwesenheit wird auch für eine bessere Übersicht in der Personaleinsatzplanung eingetragen, dies erleichtert die Planung von Vertretungen.

3025200 esweb Projektaufträge

Projektaufträge im Web

Die esweb Erweiterung Projektauftrag ermöglicht Ihren Technikern, Arbeitsberichte für Projektaufträge mobil zu erfassen. Zu den Arbeitsberichten können Arbeitszeiten und Material erfasst werden. Zusätzlich ist eine Auflistung des gelieferten Materials aus der auch Positionen in den Arbeitsbericht übernommen werden können.

3035500 esweb Wochenarbeitsberichte

Wochenarbeitsberichte im Web

Ihre Techniker können Arbeitsberichte mit Arbeits- und Fahrzeiten unterwegs über das esweb anlegen. So sparen Sie sich eine manuelle Erfassung der Arbeitsberichte.

Die Arbeitszeiten werden im esweb für eine Woche mit Tagessummen und Wochensumme angezeigt, Arbeitszeiten und Arbeitsberichte können bearbeitet werden.

3040100 esweb Objekt

Anlageninformationen im Web

Mit dieser Erweiterung stehen Ihren Technikern die wichtigsten Anlageninformationen auch online zur Verfügung.

In der Anlagenverwaltung können detaillierte Angaben zu der eingesetzten Technik, dem Wartungsstand, bisherige Störungen und zuständigen Mitarbeitern eingesehen werden.

In der Ansicht kann nach Personalnummer oder offenen Serviceaufträgen gefiltert werden.

3040120 esweb Objektdokumente

Anlagendokumente im Web

Beim Einsatz vor Ort wird Zeit gespart, wenn der Techniker direkt auf die Anlagendokumente wie Anleitungen, Firmware-Dateien oder Pläne zugreifen kann. Mit der Funktion esweb Objektdokumente wird ein sicherer Zugriff auf die Anlagendokumente über das esweb ermöglicht. Der Zugriff ist auf bestimmte Verzeichnisse innerhalb Dokumentenstruktur eingeschränkt und kann auch mit einem zusätzlichen Passwortschutz versehen werden (Zwei-Faktor-Authentifizierung).

Voraussetzung

• 3040100 esweb Objekt

3040340 esweb Wartungsaufträge

Wartungsauftragsbearbeitung im Web

Die erstellen Aufträge für Wartungen und Inspektionen stehen dem Techniker mit dieser Erweiterung auch mobil zur Verfügung. Der zugeteilte Mitarbeiter kann schon vor dem Einsatz die Auftragsdaten und Informationen zur Anlage inklusive der Komponenten einsehen (u. a. Vertragsart, Anlagenort, Anzahl Inspektionen, Wartungen).

Die Erfassung von Arbeitsberichten mit Arbeitszeiten und Material ist für Wartungsaufträge möglich.

3040400 esweb Serviceaufträge

Serviceauftragsbearbeitung im Web

Die erstellten Serviceaufträge für Störungen stehen dem Techniker mit dieser Erweiterung auch mobil zur Verfügung. Der zugeteilte Mitarbeiter kann schon vor dem Einsatz die Auftragsdaten und Informationen zur Anlage inklusive der Komponenten einsehen (u. a. Fehlermeldungen, -codes, Aufgabe, Anrufer, Kundennummer, Anlagennummer).

Die Erfassung von Arbeitsberichten mit Arbeitszeiten und Material ist für den Serviceauftrag möglich. Außerdem kann ganz einfach unterwegs ein neuer Serviceauftrag angelegt werden.

3040600 esweb Helpdesk

Helpdesk im Web

Ihre Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten, Bedarfer und Mitarbeiter können Servicecalls direkt online erstellen und bestehende Servicecalls einsehen. Dabei können der Status, entsprechende Bearbeitungsschritte, zugeordnete Kontakteinträge und

Serviceaufträge online abgerufen werden, so ist der Auftraggeber immer gut informiert.

Für häufig gestellte Frage kann in der Knowledge-Base gesucht werden.

Voraussetzung

• 0140630 Helpdesk I oder 0140600 Helpdesk II

3040700 esweb Kundenportal

Ermöglichen Sie Ihren Kunden verschiedenste Informationen direkt online einsehen zu können.

Dafür können Sie eine übersichtliche und ansprechende Startseite für Ihre Kunden konfigurieren, auf der Sie die wichtigen Zahlen, Daten, Fakten für Ihre Kunden hinterlegen.

So können Servicecalls, aktuell offene Rechnungen und anstehende Termine vom Kunden online eingesehen werden.

Voraussetzungen

• 0171000 - esweb-Basis (abgeschlossene Installation)

• 3040600 esweb Helpdesk (sofern Servicecalls angezeigt werden sollen)

Zusatz-Tools (esoffice)

0110250 Customize

Customizing der Felder auf Formularen

Da das esoffice für einen breiten Einsatzzweck ausgelegt wurde, sind manchmal Felder in den Formularen vorhanden, die man nicht benötigt. Mit dem Customize-Modul können Sie die esoffice Formulare selbst gestalten und zum Beispiel nicht benötigte Felder ausblenden. Um unschöne Lücken zu schließen, die beim Ausblenden von Feldern entstehen können, lassen sich die Felder auch innerhalb eines Bereichs oder des Formulars verschieben. Es können auch ganze Register ausgeblendet werden.

Folgende Individualisierungsmöglichkeiten sind vorhanden:

• Ein- und Ausblenden von Feldern

• Bearbeitungsmöglichkeiten von Felder einschränken

• Beschriftung der Felder individuell anpassen

• Kurzhinweise und Hilfstexte hinzufügen und bearbeiten

• Das Customizing kann Benutzerprofilen zugewiesen werden, welche für verschiedene

• Mitarbeiter, Gruppen und / oder Geschäftsstellen angelegt werden können. So können Sie

• je Funktionsbereich, die passenden Formulare für die Mitarbeiter gestalten.

0110260 Pflichtfelder

Definition von Pflichtfeldern

Oft ist es erforderlich bestimmte Informationen in einem Datensatz immer zur Verfügung zu haben. Sind diese Informationen bei der Erfassung übersehen worden, ist es aufwendig diese nachträglich zu beschaffen. Deshalb können Sie Pflichtfelder

bestimmen die bei der Datenpflege ausgefüllt werden müssen. Sind diese Felder nicht gefüllt, lässt sich der Datensatz nicht speichern.

Es besteht auch die Möglichkeit eigene Fehlermeldungen bei Nichteingabe festzulegen. Damit die Pflichtfelder in einem Formular auffallen, können sie farblich hervorgehoben werden.

Einmal definierte Pflichtfelder gelten auch für bereits bestehende Datensätze. Diese müssen dann bei der nächsten Änderung ergänzt werden.

0110275 Workflow

(Lizenz pro User)

Mit dem Workflowmanagement legen Sie strukturierte Abläufe und Arbeitsschritte für sich und Ihre Mitarbeiter zur organisierten Abarbeitung bestimmter, wiederkehrender Aufgaben fest. Die Freigabeworkflows stehen für Geschäftsvorfälle Angebote, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften zur Verfügung.

Das Workflowmanagement überwacht dabei die Erledigung (Freigabe) der einzelnen Arbeitsschritte oder Prozessschritte. Nach dem Starten eines Workflows müssen alle Workflow-Prozessschritte nacheinander von den zuständigen Mitarbeitern abgearbeitet werden.

Beim Buchen eines Geschäftsvorfalls können Freigabeaufgaben für Mitarbeiter und Teams erstellt werden. Die Freigabe kann dabei mehrstufig erfolgen. Wird ein Prozessschritt erledigt, wird automatisch der festgelegte nächste Schritt gestartet und an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.

Zuständigkeiten für einzelne Workflow-Prozessschritte können auch speziellen Workflowteams zugewiesen werden, die frei gebildet werden können und einen Hauptverantwortlichen haben.

Bestimmte Prozessschritte können auch mit vorgegebenen Freigabepunkten verknüpft werden (zum Beispiel das Buchen von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen). Der entsprechende Vorgang kann dann erst durchgeführt werden, wenn der zugehörige Workflowpunkt erledigt ist (beispielsweise kann Auftragsbestätigung nur gebucht werden, wenn die Kalkulation geprüft wurde).

0110340 Mehrsprachlabel

Mehrsprachige Oberfläche

Wird die Oberfläche eine andere Sprache als Deutsch benötigt, kann dies mit der Funktion Mehrsprachlabel umgesetzt werden. Es bietet die Möglichkeit einer mehrsprachigen Programmoberfläche. Es werden Formulare, Register, Beschriftungen und Meldungen in der jeweiligen Landessprache angezeigt.

Es stehen Übersetzungen in den Sprachen Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch zur Verfügung. Die Programmoberfläche wird in der beim Mitarbeiter als Sprachcode hinterlegten Sprache angezeigt.

Die Texte für die Bezeichnungen werden in einer Datenbanktabelle verwaltet, individuelle Anpassungen sind möglich.

Die Stammdaten, Referenzen und Dokumenttexte können außer in der Landessprache auch in beliebig vielen weiteren Sprachen angelegt werden. Adressen kann auch eine Sprache zugewiesen werden, damit ist es möglich zum Beispiel Artikeltexte in einem Angebot in einer anderen Sprache auszugeben.

1010009 Schnittstellen-Paket

• GFT Anbindung (Bestellung)

• eswawi Anbindung (Bestellung, Lieferavis, Artikeldaten, Rechnungen, Bestellbestätigung)

• OpenTrans Bestellformat (Export), OpenTrans Lieferavis (Wareneingang, Import)

• ZUGFeRD (aktuelles Format) Export & Import

• LUUTA Box (Anlagen Import, nur esoffice)

• GAEB (diverses)

• Excel Import Kalkulation

• Materialschnittstelle (u. A. Datanorm)

• ITScope

• Excel Export von Grids

• MT940 (digitale Kontoauszüge)

• Bestelleingang JSON:API (Warenkorb)

Unternehmenskennzahlen

0910100 Dashboard

Auf Wunsch lassen sich verschiedenste Unternehmenskennzahlen anzeigen. Die hierzu notwendigen Reports können separat beauftragt werden.

Voraussetzungen

• .NET Framework ab Version 4.7.2

• mindestens Windows Server 2016 (Siehe Systemvoraussetzungen)

• Microsoft SQL-Server (Siehe Systemvoraussetzungen)

• 0171000 - esweb-Basis (abgeschlossene Installation)

Lizenzen

Artikelnr.	Bezeichnung Lizenz	Beschreibung
0110400	Geschäftsstelle	Verwalten einer weiteren Geschäftsstelle
999050	User-Lizenz (Techniker)	für mobile User
999060	User-Lizenz (Bauleiter)	für mobile User
999070	User-Lizenz (Zeiterfassung)	für mobile User
999100	User-Lizenz (Named)	für einen Named User

Beschreibung der Benutzer-Lizenzen (User-Lizenzen)

Es stehen die folgenden Lizenzarten zur Verfügung: