Arbeitsberichte
Der Menüpunkt
Erfassung
Erfassung von Arbeitszeiten.
Wochenberichte
Der Punkt Wochenberichte dient zur Erfassung von Mitarbeiter-Arbeitszeiten. Die Arbeitszeiten können zusätzlich Auftrags-, Gewerks- oder Kundenbezogen gebucht werden.
Auftragsberichte
Erlaubt die Eingabe von Arbeitsberichten bezogen auf die jeweiligen Aufträge (unabhängig vom Zeitraum).
Voraussetzung für die effektive Arbeit mit der Auftragsbearbeitung (esAuftrag) ist, dass dem System alle entstandenen Kosten zur Verfügung gestellt werden, um diese mit den Erlösen aufrechnen zu können.
Ein sehr wichtiger Bestandteil eines Auftrags sind die Personalkosten, da sie einen prozentual hohen Anteil an den Kosten ausmachen.
Die Punkte Buchhaltung | Wochenberichte bzw. Buchhaltung | Auftragsberichte dienen unter anderem zur Erfassung von Mitarbeiterarbeitszeiten.
Der grundlegende Unterschied zwischen einem Auftragsbericht und einem Wochenbericht liegt darin, dass in einem Auftragsbericht außer den Arbeitszeiten auch noch das installierte Material zu dem Auftrag erfasst wird.
Berechtigungen
Um die Erfassung von Arbeitsberichten zu steuern, gibt es im Programm esoffice verschiedene Berechtigungen.
Soll ein Mitarbeiter zum Beispiel in der Lage sein alle Arten von Berichten zu bearbeiten bzw. anzulegen, benötigt er auch alle Berechtigungen.
Im Einzelnen sind das die Berechtigungen
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Wochenberichte
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Arbeitsberichte erfassen (Eigene)
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Auftrags-Arbeitsberichte
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Arbeitsberichte erfassen (Fremde).
Wird einem Mitarbeiter die Berechtigung Arbeitsberichte erfassen (Fremde) entzogen, so kann der entsprechende Mitarbeiter nach dem Start von esoffice automatisch nur noch seine eigenen Arbeitsberichte (Auftrags- oder Wochenberichte) sehen, ändern oder anlegen. Bei der Anlage eines neuen Arbeitsberichts sind dann die entsprechenden Personalnummernfelder mit seiner eigenen Personalnummer gefüllt und können von Ihm nicht mehr geändert werden.
Wenn die Berechtigung Arbeitsberichte erfassen (Eigene) nicht vorhanden ist, sind die Eingabemasken für Arbeitsberichte (Auftragsberichte, Wochenberichte, Serviceaufträge und Wartungsaufträge) nur noch schreibgeschützt (readonly), also nur noch zum Lesen geeignet. Die Arbeitsberichte können dann nicht mehr erfasst oder bearbeitet werden,
An allen Stellen im Programm esoffice, an denen ein Arbeitsbericht erfasst und / oder geändert werden kann, wird die Personalnummer desjenigen Mitarbeiters mitgeführt, abgespeichert und innerhalb des Programmteils angezeigt, der eine Änderung an einem Datensatz vornimmt.
Es können keine Auftrags- oder Wochenberichte angelegt bzw. bearbeitet werden, wenn die entsprechenden Aufträge, Serviceaufträge und Wartungs- oder Inspektionsaufträge bereits als erledigt gekennzeichnet sind.
Darüber hinaus kann auch kein Material auf Belege gebucht werden, bei denen die zugehörigen Aufträge erledigt sind.
Sollen trotzdem zu bereits erledigten Aufträgen Arbeitsberichte erfasst werden, ist es erforderlich die Option auch auf erledigte Aufträge erfassen unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung III - Bereich 'Arbeitsberichte' zu aktivieren.
Unter dieser Voraussetzung können dann auch auf erledigte Montage-, Service- oder Inspektions- / Wartungsaufträge Arbeitsberichte eingegeben werden.
An allen Stellen, an denen Arbeitsberichte gebucht werden können (Auftragsbericht, Wochenbericht aber auch Serviceaufträge und Inspektionen / Wartungen), sind die Felder für die Lohn- und die Kilometer-Einstandskosten nur dann sichtbar, wenn bei dem angemeldeten Mitarbeiter auch die Berechtigung Personal – Details vorhanden ist.
Grundsätzliches
Die Arbeitsberichte weisen eine dreigeteilte Struktur auf. Es wird zwischen Kopfdaten (ArbBeri), Zeiten (ArbZeit) und Material (AuftInst) unterschieden.
Die Kopfdaten bestehen aus Auftragsnummer, Geschäftsstelle, Unterschrift, Bemerkung etc.
Zu einem Arbeitsbericht können ebenfalls Materialdatensätze angelegt werden. Hier können wiederum verschiedene Mitarbeiter auf einem Bericht zusammengefasst werden.
Bei der Erfassung der installierten Materialien im esoffice wird ein Assistent geöffnet, in dem aus den gelieferten Materialpositionen die installierten ausgewählt werden können und die installierte Menge eingetragen werden kann.
Darüber hinaus ist zu beachten, dass keine Arbeitsberichte (Auftrags- oder Wochenberichte) für bereits auf erledigt gesetzte Aufträge / Serviceaufträge / Wartungs- / Inspektionsaufträge angelegt bzw. editiert werden können. Ebenso kann auch kein Material auf diese Belege gebucht werden.
Beim Entfernen einer Auftragsnummer in einem Arbeitsbericht, werden auch die Kundennummer und die Gewerknummer aus dem Beleg entfernt.
Beim Entfernen einer Service- oder Inspektionsauftragsnummer wird nur die Kundennummer aus dem Beleg entfernt.
Zeitangaben können in den Arbeitsberichten sowohl mit einer führenden 0 als auch ohne hinterlegt werden.
Die Zeit 7.30 Uhr wird als 730 oder 0730 eingegeben. Das Programm setzt das Trennzeichen selbsttätig.
Ergebnis: 07:30.
Die Zeit 11.15 Uhr wird als 1115 eingegeben. Das Programm setzt das Trennzeichen selbsttätig.
Ergebnis: 11:15.
Bei den einzutragenden Arbeitszeiten je Arbeitstag kann der Zeitraum von 00:00 bis 24:00 gewählt werden.
Alle Schaltfläche auf den einzelnen Registern können auch über das Kontextmenü des jeweiligen Registers aufgerufen werden. Das Kontextmenü wird immer mit der rechten Maustaste aufgerufen.
Spezielle Funktionen können aber auch nur über das Kontextmenü aktiviert werden, so dass es immer sinnvoll ist auch mit dem Kontextmenü zu arbeiten.