Werkzeuge

Unter dem Menüpunkt Werkzeuge | Urlaubsanträge erhalten Sie eine Übersicht über bereits gestellte Urlaubsanträge. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit neue Urlaubsanträge anzulegen.

 

Das Tool Urlaubsanträge wird nur angezeigt, wenn eine gültige Lizenz für das optionale Modul 3020470 - esweb Urlaubsanträge vorhanden ist.

Es werden alle eigenen Urlaubsanträge und die der Mitarbeiter, die in derselben Genehmigungsgruppe sind, angezeigt.

Für die Nutzung der esweb Urlaubsanträge sind vorab einige Einstellungen im esoffice notwendig.

Urlaubsanträge

Unter Einstellungen | Referenzen - Office | Personalreferenzen | Urlaubsanträge ist es zunächst notwendig die Genehmigungsgruppen und deren Mitglieder anzulegen.

Mitglieder in der Gruppe sind diejenigen, welche nachher das Recht erhalten sollen Urlaubsanträge zu genehmigen. Hier sollten also nicht sämtliche Mitarbeiter hinterlegt werden, sondern nur diejenigen, welche eine entsprechende Verantwortung erhalten sollen.

Urlaubsarten

Unter Einstellungen | Referenzen – Office | Personalreferenzen | Urlaubsarten lassen sich Urlaubsarten definieren, wobei hier zumindest die Arten Erholungsurlaub und Sonderurlaub angelegt werden sollten.

Art

Vergeben Sie eine eindeutige Nummer für die Urlaubsart.

Wenn Bezeichnungen in mehreren Sprachen hinterlegt werden, ist es erforderlich, dass die Kombination von Urlaubsart und Sprachcode eindeutig zu wählen.

Aktivitätsart

Wählen Sie eine Aktivitätsart aus.

Unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Aktivitätsarten' kann eine Aktivitätsart für Urlaub festgelegt werden.

Sie können abweichend davon für jede Urlaubsart eine Aktivitätsart zuordnen. Wird ein Urlaubsantrag als Termin in den Kalender / Personaleinsatzplanung eingetragen, wird die Aktivitätsart übernommen.

Es wird grundsätzlich zuerst die Aktivitätsart der Urlaubsart berücksichtigt, ist hier keine eingetragen, wird die unter Einstellungen zugeordnete Aktivitätsart verwendet.

Aktivitätsarten können unter Einstellungen | Referenzen - Office | CAS-Referenzen | Aktivitätsarten verwaltet werden.

Lohnart

Der Urlaubsart kann auch eine entsprechende Lohnart für Urlaub zugewiesen werden.

Lohnarten können unter Einstellungen | Referenzen - Buchhaltung | Buchhaltungsreferenzen | Arbeitsreferenzen - Lohnarten angelegt und bearbeitet werden.

Sonderurlaub

Aktivieren Sie die Option Sonderurlaub, wenn es sich bei der Urlaubsart um Sonderurlaub handelt. Die Urlaubstage werden bei einem Sonderurlaub nicht vom Resturlaub abgezogen.

Sprachcode

Wählen Sie einen Sprachcode aus der Referenztabelle Sprachen aus. Der Sprachcode bezieht sich dabei auf die Sprache, die bei den Eintragungen im Feld Bezeichnung verwendet wird.

Bezeichnung

Tragen Sie eine Bezeichnung gemäß dem eingestellten Sprachcode ein.

Feiertage

Für die Nutzung des Urlaubsantragsmoduls ist es notwendig die Feiertage für die zugehörigen Bundesländer zu pflegen.

In der Referenztabelle Einstellungen | Referenzen – Office | Personalreferenzen | Feiertage ist die Spalte Urlaubstage verfügbar.

Hierüber kann bestimmt werden, ob für einen Feiertagseintrag Kein Urlaubstag (Standard), ein Halber Urlaubstag oder ein Ganzer Urlaubstag angerechnet wird, wenn an diesem Tag Urlaub genommen wird.

Dies bedeutet, dass hier eingetragene Tage mit einer Angabe für Urlaubstage ungleich Kein Urlaubstag als Arbeitstage gewertet werden.

Für eine detaillierte Bestimmung von Feiertagen ist auf dem Register Office | Personal | Details I das Feld Bundesland vorhanden.

Wenn das Feld Bundesland gefüllt ist und zusätzlich die Option Homeoffice auf dem Register Office | Personal | Details I aktiviert ist, wird beim Ermitteln der Feiertage im Urlaubsantrag das Bundesland des Mitarbeiters und nicht das der Geschäftsstelle verwendet. Somit wird der Wohnort des Mitarbeiters für die Bestimmung der Feiertage herangezogen.

Grundeinstellungen

Unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II | Bereich 'Aktivitätsarten' ist die Auswahl einer Aktivitätsart für Urlaub erforderlich. Über die ausgewählte Aktivitätsart wird auch festgelegt in welcher Farbe der genehmigte Urlaub in der Personaleinsatzplanung angezeigt wird.

Ein Bild, das Tisch enthält. Automatisch generierte Beschreibung

Die entsprechende Aktivitätsart kann, sofern nicht bereits vorhanden unter Einstellungen | Referenzen | Office | CAS-Referenzen | Aktivitätsarten angelegt werden. Ist an dieser Stelle nichts oder eine 0 eingetragen, ist die Genehmigung eines Urlaubsantrages nicht möglich.

Persönliche Einstellungen

Unter Einstellungen | Persönlich | Register 'Urlaubsanträge' kann sich jeder Mitarbeiter die Art der Benachrichtigung für die Urlaubsanträge einstellen. Hierfür stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung. Die Kombination aus beiden ist ebenfalls möglich.

Per esoffice

Mit dieser Einstellung wird das Erscheinen eines Pop-Up-Fensters aktiviert. Für den Antragsteller erscheint erst beim Erreichen eines endgültigen Status für einen Urlaubsantrag ein Pop-Up.

Per E-Mail

Mit dieser Einstellung kann eine E-Mail an den Antragsteller (beim Erreichen eines endgültigen Status für einen Urlaubsantrag – zum Beispiel Angenommen / Abgelehnt) und / oder die Genehmigungsgruppenmitglieder versendet werden.

Die Benachrichtigungen über neue Urlaubsanträge werden über den Businessserver per E-Mail versendet.

Filter

Die Liste der Urlaubsanträge kann durch Filter eingeschränkt werden. Die Filter können dabei beliebig mit einander kombiniert werden.

Filter Anträge

Eigene

Bei dieser Auswahl sieht der Mitarbeiter nur die Urlaubsanträge, die er für seine Personalnummer angelegt hat.

Aus Genehmigungsgruppen

Ist dieser Filter gewählt sieht der Mitarbeiter seine eigenen Urlaubsanträge und alle Anträge, die zur gleichen Genehmigungsgruppe zugeordnet sind.

Siehe auch Zuordnung Urlaubsgehmigungsgruppen

Filter Status

Einem Urlaubsantrag wird je nach Bearbeitungs- / Genehmigungsfortschritt ein Status zugewiesen werden. Sie können sich entweder alle Urlaubsanträge oder Anträge mit einem bestimmten Status anzeigen lassen.

Alle

Es werden alle Urlaubsanträge unabhängig von ihrem Status angezeigt.

Angelegt

Wird ein Urlaubsantrag von einem Mitarbeiter gestellt, wird der Status Angelegt zugewiesen. Nun kann er entweder abgelehnt oder genehmigt werden.

Teilw. genehmigt

Ein Antrag ist erst dann vollständig genehmigt, wenn ALLE Genehmigungsgruppen diesen Antrag genehmigt haben. Ist mindestens eine, aber sind noch nicht alle Genehmigungen vorhanden, so erhält er den Status Teilw. genehmigt.

Genehmigt

Ein Antrag erhält den Status Genehmigt, wenn ALLE Genehmigungsgruppen diesen Antrag genehmigt haben. Ein Mitglied der Genehmigungsgruppe kann die Genehmigung so lange zurücknehmen, bis der Antrag vollständig genehmigt ist.

Wird die letzte Genehmigung von einer Gruppe erteilt, so wird der Antrag genehmigt und als Termin in den Kalender / Personaleinsatzplanung eingetragen.

Abgelehnt

Ist ein Urlaubsantrag noch nicht vollständig genehmigt, kann der Antrag von einer Genehmigungsgruppe noch abgelehnt werden. Wird ein Antrag von einer Genehmigungsgruppe abgelehnt, obwohl schon von dieser Gruppe eine Genehmigung vorhanden ist, wird die Genehmigung erst zurückgenommen und dann der Antrag abgelehnt.

Der Antrag erhält dadurch den Status Abgelehnt.

Widerrufen

Vollständig genehmigte Urlaubsanträge können nur noch von Mitgliedern der Genehmigungsgruppen widerrufen werden. Ein genehmigter Urlaubsantrag kann nur widerrufen werden, wenn der Beginn des Urlaubs in der Zukunft liegt. (Tag bezogen).

Wird ein Urlaubsantrag widerrufen, wird der entsprechende Eintrag im Terminkalender entfernt und dem Urlaubsantrag wird der Status Widerrufen zugewiesen.

In der Symbolleiste / Menüleiste stehen Ihnen einige Funktionen zur Verfügung.

 

Nicht alle Funktionen stehen in jedem Modul zur Verfügung.

Bedeutung der Symbole

Suchfunktion

Volltextsuche über alle angezeigten Felder, die Suche startet direkt nach Eingabe des ersten Zeichens.

Layout: Tabellenansicht (Grid)

Zeigt die Datensätze in einer Tabellenansicht an.

Layout: Tabelle (Grid) und Details

Zeigt die Daten auf der linken Seite in einer kompakten Tabellenansicht und den markierten Datensatz in der Detailansicht an.

In der Detailansicht stehen je Datensatz unterschiedliche Register zur Verfügung auf denen die Daten thematisch zusammengefasst sind.

 

Die Bearbeitung der Daten eines Datensatzes ist nur in der Detailansicht möglich.

Layout: Detailansicht

Zeigt einen Datensatz in der Detailansicht an.

In der Detailansicht stehen je Datensatz unterschiedliche Register zur Verfügung auf denen die Daten thematisch zusammengefasst sind.

 

Die Bearbeitung der Daten eines Datensatzes ist nur in der Detailansicht möglich.

Geschäftsstellenfilter: Aktuelle Geschäftsstelle

 

Der Geschäftsstellenfilter wird angezeigt, wenn eine Lizenz für das optionale Modul Geschäftsstellen vorhanden ist.

Siehe auch Geschäftsstellen

 

Für die Anzeige des Geschäftsstellenfilters ist die Berechtigung 60 - Geschäftsstellen erforderlich.

Um alle Geschäftsstellen zu sehen wird die Berechtigung 8 - Alle Geschäftsstellen sehen benötigt.

Ist dieser Filter aktiviert, werden nur Datensätze angezeigt, die der aktuellen Geschäftsstelle zugeordnet sind.

 

Die generelle Funktionsweise der Geschäftsstellenfilter wird unter Filter Geschäftsstelle / Eigene Personalnummer beschrieben.

Geschäftsstellenfilter: Eigene Geschäftsstellen

 

Der Geschäftsstellenfilter wird angezeigt, wenn eine Lizenz für das optionale Modul Geschäftsstellen vorhanden ist.

Siehe auch Geschäftsstellen

 

Für die Anzeige des Geschäftsstellenfilters ist die Berechtigung 60 - Geschäftsstellen erforderlich.

Um alle Geschäftsstellen zu sehen wird die Berechtigung 8 - Alle Geschäftsstellen sehen benötigt.

Ist dieser Filter aktiviert, werden nur Datensätze von allen Geschäftsstellen angezeigt, die dem angemeldeten Benutzer, im Personalstamm zugeordnet worden sind.

Siehe auch

  • Haupt-Geschäftsstelle zuordnen

    esoffice - Office | Personal | Details I - GS-Nr.

  • Weitere Geschäftsstellen zuordnen

    esoffice - Office | Personal | Details I - Unterregister 'weitere GS-Nr.'

 

Die generelle Funktionsweise der Geschäftsstellenfilter wird unter Filter Geschäftsstelle / Eigene Personalnummer beschrieben.

Neuen Datensatz anlegen

Legt einen neuen Datensatz an, zum Beispiel einen neuen Kunden oder Bedarfer.

Dabei wird zur Eingabe der Daten auf die Detailansicht umgeschaltet, im Hintergrund wird eine eindeutige Datensatznummer aus den Nummernkreisen gezogen.

Welcher Nummernkreis-Code dabei verwendet wird, ist abhängig von der Datensatzart, die neu angelegt wird.

 

Bei Kunden wird der Nummernkreis Code KUN verwendet.

Datensatz speichern

Speichert die Änderungen des aktuell zur Bearbeitung geöffneten Datensatz, dies gilt auch für neu angelegte Datensätze.

 

Beim Speichern wird noch geprüft, ob alle notwendigen Felder (sogenannte Pflichtfelder) ausgefüllt worden sind.

Fehlen Angaben in den Pflichtfeldern, kann der Datensatz nicht gespeichert werden und es wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Layout bearbeiten (Customizing)

Mit dem optionalen esweb-Customizing-Modul ist es möglich, die Formulare im esweb anzupassen, zum Beispiel Felder ausblenden oder an eine andere Stelle verschieben.

Auch die Tabellenansicht (Grid) kann angepasst werden (Sichtbarkeit von Spalten, Spaltenbeschriftung ändern, Spaltenreihenfolge).

Weitere Informationen finden Sie im Thema Customizing (Layout bearbeiten).

Report (Drucken)

Ermöglicht den Ausdruck der Daten über zuvor zugeordnete Reports des Typ Microsoft Reporting Services (MSSRS).

Für die Verwendung von Reports ist es erforderlich, dass diese an den entsprechenden Einstiegspunkten im esoffice registriert werden

Siehe auch esoffice | Tools | Reports | Reportverwaltung - Registrierung.

Genehmigen

Zum Genehmigen eines Urlaubsantrages verwenden Sie die Schaltfläche Genehmigen

Ist mindestens eine, aber sind noch nicht alle Genehmigungen für einen Urlaubsantrag vorhanden, so erhält der Antrag den Status Teilw. genehmigt.

Wird die letzte Genehmigung von einer Gruppe erteilt, so wird der Antrag genehmigt und als Termin in den Kalender eingetragen.

Diese letzte Genehmigung erfolgt aber nur dann, wenn unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Aktivitätsarten' eine Aktivitätsart für Urlaub mit einem Wert größer Null (> 0) hinterlegt ist. Ansonsten kann die letzte Genehmigung nicht erteilt werden.

Ablehnen

Urlaubsanträge können mit der Schaltfläche Ablehnen abgelehnt werden. Eine Ablehnung durch ein Mitglied einer Genehmigungsgruppe kann nur erfolgen, wenn der Urlaubsantrag noch nicht vollständig genehmigt wurde.

Wurde ein Urlaubsantrag durch das Mitglied einer Genehmigungsgruppe bereits genehmigt, kann der Antrag nicht mehr durch ein Mitglied dieser Gruppe abgelehnt werden. Soll der Urlaubsantrag abgelehnt werden, ist es erforderlich zuerst die Genehmigung zurückzunehmen und in einem zweiten Schritt den Antrag abzulehnen.

Ist der Urlaubsantrag vollständig durch alle Genehmigungsgruppen genehmigt, ist ein Ablehnen nicht mehr möglich.

Widerrufen

 

Vollständig genehmigte Urlaubsanträge können nur noch von Mitgliedern der Genehmigungsgruppen widerrufen werden. Ein genehmigter Urlaubsantrag kann nur widerrufen werden, wenn der Beginn des Urlaubs in der Zukunft liegt. (Tag bezogen).

Zum Widerrufen eines Urlaubsantrag verwenden Sie die Schaltfläche Widerrufen .

Wird ein Urlaubsantrag widerrufen, wird der entsprechende Eintrag im Terminkalender entfernt.

Exportieren

In verschiedenen Listen innerhalb esweb gibt es die Möglichkeit die angezeigten Daten zu exportieren. Dabei können verschiedene Formate gewählt werden.

Zusätzlich kann diese Funktion in Verbindung mit Filtern eingesetzt werden um so ganz gezielt nur bestimmte Informationen zu exportieren.

 

Ob die Exportfunktion im esweb angezeigt wird, legen Sie in den esweb-Einstellungen unter Einstellungen | Allgemein | Parameter - Bereich Allgemein mit der Option Exportfunktion aktivieren fest.

Eine Beschreibung finden Sie unter Excel Export