Ausgangsrechnungen

Unter Buchhaltung | Ausgangsrechnungen erhalten Sie einen Überblick über die Debitoren- (Kunden-) Rechnungen aus der Kalkulationsbearbeitung (Rechnungsausgangsbuch).

Rechnungskorrekturen

Ist Ihnen bei der Erstellung einer Rechnung ein Fehler unterlaufen, zum Beispiel fehlerhafter Rechnungsempfänger, Rechnungssumme, finden Sie unter Rechnungskorrektur Hinweise für die Korrektur einer bereits gebuchten und versendeten Rechnung.

Die Anzeige der Debitorenrechnungen kann vom Benutzer durch Suchen, Sortieren und Selektieren angepasst werden. So können zum Beispiel alle erledigten Rechnungen eines bestimmten Zeitraumes angezeigt werden. Außerdem haben Sie auch noch die Möglichkeit die Anzeige auf die ausgewählte Geschäftsstelle einzuschränken.

Das Rechnungsausgangsbuch besteht aus dem Register Buchhaltung | Ausgangsrechnungen auf dem die Rechnungen aufgelistet werden.

Dabei werden Rechnungen, die bereits erledigt sind, in grauer Schrift angezeigt, Rechnungen mit einer Mahnstufe dagegen werden in roter Schrift angezeigt.

Die Bezeichnung des Objektes wird in Abhängigkeit der Rechnungsart aufgelistet. Dabei wird für Rechnungen zu Reparaturaufträgen der Anlagenort angezeigt. Für Vertrags- und Inspektionsrechnungen wird der Anlagenort angezeigt, wenn die Auftragsnummer angegeben ist. Für alle anderen Rechnungen wird die Objektbezeichnung aus dem Auftrag übernommen.

Rechnungsarten

Siehe auch 'Rechnungsarten Tabelle RECHAUSG'

Zu jeder einzelnen Rechnung haben Sie die Möglichkeit Kommentare, Informationen etc. zu hinterlegen.

Über die Schaltfläche Bemerkung können weitere Informationen in einem gesonderten Fenster eingetragen werden.

Außerdem werden in der Tabelle des Rechnungsausgangsbuches auch die Zahlungsziele und die Skontosätze der Rechnungen mit angezeigt, sowie alle anderen wichtigen Informationen wie zum Beispiel der Buchungstext aus der Kalkulationsmappe (Projektbezeichnung).

Zuordnung 'Verkäufer'

Die Zuordnung eines Verkäufers ist abhängig von Rechnungstyp oder Modul aus dem Rechnung erstellt wurde.

Projektrechnung

Beim Buchen einer Rechnung aus einer Kalkulation wird in der Rechnungsausgangstabelle die Personalnummer des Verkäufers gemäß der Kalkulation gesetzt.

Siehe auch Kalkulationsmappe | Parameter | Unterregister Standard

Vertragsrechnung

Beim Buchen einer Vertragsrechnung wird die Personalnummer des Verkäufers gemäß Vertrag gefüllt.

Siehe auch Service | Verträge | Details - Bereich 'Zuständige Mitarbeiter'

Kassenrechnung

Beim Buchen einer Rechnung aus dem Kassen-Modul wird die Personalnummer des angemeldeten Mitarbeiters als Verkäufer eingetragen.

Rechnung Fakturaserver

Beim Buchen über den Fakturaserver wird als Verkäufer die Personalnummer aus dem Auftrag oder bei Vertragsrechnungen mit dem Feld aus dem Vertrag gefüllt.

Nicht abzugsfähig / Referenznummer

Darüber hinaus sind im Rechnungsausgangsbuch die Felder Nicht abzugsfähig und Referenznr enthalten.

Wenn bei einer Rechnung das Feld Nicht abzugsfähig gesetzt ist, dann wird diese Rechnung beim Abzug von Teilrechnungen in der Kalkulationsmappe nicht berücksichtigt.

Funktionen

Kontextmenü

In der Listenansicht können über die rechte Maustaste je nach Modul zwei verschiedene Kontextmenüs zur Verfügung:

Funktionen zur Ansicht / Layout

Das Kontextmenü mit Funktionen zur Ansicht / Layout wird aufgerufen in dem die rechte Maustaste über der Überschriftenzeile gedrückt wird. Je nach Modul stehen auch modulabhängige Funktionen im Kontextmenü zur Verfügung.

Kontextmenü in der Listenansicht (Beispiel Artikel / Leistungen)

Modulabhängige Funktionen

Das Kontextmenü mit modulabhängigen Funktionen wird aufgerufen in dem die rechte Maustaste über einer Datenzeile / Datensatz gedrückt wird.

Rechnung drucken

Im Rechnungsausgangsbuch kann über den Kontextmenüeintrag Rechnung drucken eine Rechnung erneut ausgedruckt werden.

Dieser Eintrag ist jedoch nur sichtbar, wenn die Lizenz für Servicedirektfaktura oder Fakturaserver vorhanden ist. Wurde eine Rechnung über die Rechnungsvorlagen fakturiert, so kann diese dann über den Menüpunkt nochmals gedruckt werden.

Provision

Für jede Ausgangsrechnung kann die Option Provisionierung gesetzt werden. Bei aktivierter Option wird die entsprechende Rechnung bei der Provsionsabrechnung über einen kundenindividuellen Report berücksichtigt.

Unter dem Kontextmenüeintrag Provision stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Mehrfachauswahl von Rechnungen

Die nachfolgenden Punkte können auf einzelne Rechnungen angewendet werden, es ist auch möglich mehrere Rechnungen mit der Strg Taste + Mausklick zu markieren und die Funktionen für die selektierten Rechnungen auszuführen.

Provisionierung ein

Mit dieser Funktion wird die Option Provisionierung für die ausgewählten Rechnungen gesetzt / aktiviert.

Rechnungen mit aktivierter Option Provisionierung können über einen kundenindividuellen Report für die Provisionsabrechnung berücksichtigt werden. Dafür kann es auch erforderlich sein ein Provisionsdatum zu setzen.

Provisionierung aus

Über diesen Eintrag wird die Option Provisionierung für die ausgewählten Rechnungen deaktiviert.

Provisionsdatum setzen

Mit dieser Funktion wird für die ausgewählten Rechnungen ein Provisionsdatum in einem separaten Dialogefenster gesetzt. Das Datum kann in einem kundenindividuellen Provisionsabrechnungsreport ausgewertet werden.

Provisionsdatum löschen

Das Provisionsdatum der ausgewählten Rechnungen wird hiermit gelöscht.

Ansicht / Layout

Layout

Bei den jeweiligen Layout-Funktionen des Kontextmenüs auf dem Register Liste ist zu beachten, dass bei den Funktionen Layout laden, Layout speichern und Layout zurücksetzen das Layouts einer Liste / Tabelle zusätzliche Filtereinstellungen wie die Geschäftsstelle, Verkäufer, der Status, etc. ebenfalls mitberücksichtigt werden.

Layout laden

Mit der Funktion Layout laden kann ein gespeichertes Listenlayout erneut aufgerufen werden. Dieses individuell geänderte Layout (Spaltenbreite und Reihenfolge) wird geladen und auch bei einem Fensterwechsel automatisch beibehalten. Auch hier erfolgt der Aufruf der Funktion über die rechte Maustaste in den einzelnen Tabellen.

Layout speichern

Werden im esoffice Daten in Listen- bzw. Tabellenform angezeigt (zum Beispiel Register Office | Kunden | Liste), ist es möglich, die Reihenfolge und die Spaltenbreite der jeweiligen Liste zu verändern.

Mit der Funktion Layout speichern kann das geänderte Listenlayout gespeichert werden. Das geänderte Layout wird für jeden Benutzer getrennt verwaltet. So ist es möglich, eine individuelle Arbeitsumgebung zu schaffen.

Die Menüpunkte für die Layoutspeicherung und das Laden von Layouteinstellungen wird jedoch nicht in diesem Menüpunkt aktiviert, sondern erfolgt direkt über die einzelnen Tabellen im Programm esoffice.

Über die rechte Maustaste erscheint in den einzelnen Tabellen ein Kontextmenü, über das die Speicherung vorgenommen werden kann. Das Speichern eines Listenansicht-Layoutes funktioniert auch bei den Standard-Auswahldialogen im Programm esoffice.

Layout zurücksetzen (Originalformat)

Mit der Funktion Layout zurücksetzen ist es möglich, das Original-Tabellenformat (Spaltenbreite und Reihenfolge) wiederherzustellen.

Individuell eingestellte Tabellenformate gehen dabei nicht verloren und können über Layout laden erneut aufgerufen werden. Jedoch lässt sich bei jeder Tabelle nur ein individuelles Format hinterlegen.

Bereich 'Filter'

Am Kopf eines Registers in der Listenansicht werden verschiedene Filtermöglichkeiten angeboten.

Bei der Nutzung der Geschäftsstellen-Funktionalität werden im Bereich Filter Geschäftsstellenfilter als Schaltfläche angezeigt.

Um Geschäftsstellen anlegen und nutzen zu können, ist je Geschäftsstelle eine Lizenz esGeschäftsstelle erforderlich.

Es gibt eine Schaltfläche zum Filtern nach der aktuellen Geschäftsstelle (ist beim Öffnen der jeweiligen Ansicht standardmäßig aktiviert) und eine Schaltfläche zum Filtern nach allen eigenen Geschäftsstellen, denen der angemeldete Mitarbeiter zugeordnet ist.

Aktuelle Geschäftsstelle

Filter aktiv (Schaltfläche gedrückt)

Filter nicht aktiv (Schaltfläche nicht gedrückt)

Alle (eigenen) Geschäftsstellen

Filter aktiv (Schaltfläche gedrückt)

Filter nicht aktiv (Schaltfläche nicht gedrückt)

Wenn unter Einstellungen | Allgemein | Adresse - Geschäftsstelle) keine Geschäftsstelle hinterlegt ist oder keine Geschäftsstelle eingestellt ist bzw. Geschäftsstelle '0' ausgewählt wurde, wird der Geschäftsstellenfilter nicht mehr angezeigt.

Siehe auch Filter Geschäftsstelle / Eigene Personalnummer

Schnellfilter

Schnellfilter helfen Ihnen – wie der Name schon sagt – dabei, die gesuchten Informationen schneller zu finden. Es werden also nur die Datensätze angezeigt, welche die hinterlegten Kriterien wie zum Beispiel den Kundenstatus erfüllen.

Um den Schnellfilter zu nutzen, aktivieren Sie die entsprechende Option (Im Beispiel: Status). Im daneben befindlichen Drop-down-Menü kann ein Filterkriterium ausgewählt werden.

Es stehen die Optionen gleich (=), ungleich (<>), kleiner (<), kleiner gleich (<=), größer (>) und größer gleich (>=) zur Verfügung.

Wählen Sie anschließend das gewünschte Kriterium aus, nach dem gefiltert werden soll (Beispiel Kunden-Status).

Standardmäßig ist kein Filter gesetzt.

Filter

Weitere Filteroptionen

Außer den Basis-Filtern, stehen Ihnen auch erweiterte komplexe Filteroptionen zur Verfügung, siehe auch Filter bearbeiten

Um die Suchfunktion zu aktivieren, tippen Sie einfach Text in das Suchfeld (Suchtext ...) ein, die Suche beginnt direkt nach Eingabe des ersten Zeichens.

Es wird dabei in allen angezeigten Feldern einer Liste gesucht. Die dem Suchbegriff entsprechenden Datensätze werden in der Liste angezeigt, die Fundstellen des Suchbegriffs in den einzelnen Spalten werden dabei farblich markiert.

Suche nach mehreren Begriffen

Wenn im Suchfeld mehrere (durch Leerzeichen getrennte) Suchbegriffe eingegeben werden, wird nach den einzelnen Begriffen per UND-Verknüpfung gesucht.

Wird nach zwei oder mehreren Begriffen gesucht, die durch ein Leerzeichen getrennt sind, wird nun nach dem folgenden Muster gesucht.

Suchtext: Begriff1Begriff2

Die Suche entspricht dem SQL-Befehl:

((Upper(Feld1) like Upper('%begriff1%’)) or

(Upper(Feld2) like Upper(’%begriff1%’)) or ... )

and

((Upper(Feld1) like Upper('%begriff2%’)) or

(Upper(Feld2) like Upper(’%begriff2%’)) or ... )

Es kann auch nach nur einem Begriff mit Leerzeichen gesucht werden, setzen Sie dazu den Suchbegriff in Anführungszeichen " ".

Die Suche entspricht dem SQL-Befehl:

Suchtext: "begriff1 begriff2"

Die Suche entspricht dem SQL-Befehl:

((Upper(Feld1) like Upper('%begriff1 begriff2%’)) or

(Upper(Feld2) like Upper(’%begriff1 begriff2%’)) or ... )

Sofern einzelne Begriffe durch Leerzeichen getrennt gesucht werden, wird weiterhin nur der erste angegebene Begriff in den Zeilen des Suchergebnisses farblich gekennzeichnet.

Hinweis für esoffice Anwender einer früheren Version <= 10.95

Sie Suchfunktion im esoffice Version 11 entspricht der Suche mit drei Sternen (***Suchbegriff) der vorherigen esoffice Versionen (kleiner gleich 10.97, zum Beispiel 10.95).

Grundsätzlich wird bei den Suchfunktionen in der esoffice Version 11 in allen angezeigten Datenfeldern gesucht.

Die Suche mit Stern kann in der aktuellen Version in den Hauptlisten nicht mehr genutzt werden.

Wildcardsuche in Unterlisten

In den Unterlisten kann die Suche per Wildcards (* und ^) erfolgen.

Diese funktioniert bei Bedarf wie folgt:

***Text

Suche von „Text“ in allen Feldern der Datenmenge einschließlich Memo-Felder.

*Text

Suche von Text im aktuellen Suchfeld.

**Text

Suche von Text in allen Textfeldern der Datenmenge ohne Memo-Felder.

^Text

Suche des ersten Wertes größer bzw. kleiner gleich Text im aktuellen Suchfeld

Spalten-Funktionen

Die Reihenfolge der Spalten kann jeder Benutzer individuell festlegen. Zum Verschieben einer Spalte ziehen Sie die gewünschte Spalte bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position zwischen zwei Spalten und lassen dann die Maustaste los (Drag-and-drop).

Geeignete Stellen zum Einfügen einer Spalte erkennen Sie an zwei grünen Pfeilen.

Mit dieser Funktion kann die aktuell ausgewählte Spalte aus der Listen- / Tabellenansicht entfernt werden. Verwenden Sie die Funktion Layout speichern um die geänderte Tabellenansicht zu speichern.

Wird nach dem Ausblenden einer Spalte das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Spalte wieder angezeigt.

Ausgeblendete Spalten können über den Spalteneditor wieder eingeblendet werden.

Mit dieser Funktion können Sie ausgeblendete Spalten wieder in die Listen- / Tabellenansicht übernehmen. Dazu wird ein weiteres Fenster (Anpassen) angezeigt, in dem alle ausgeblendeten Spalten angezeigt werden.

Ziehen Sie die gewünschte Spalte bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position zwischen zwei Spalten und lassen dann die Maustaste los ( Drag-and-drop). Geeignete Stellen zum Einfügen einer Spalte erkennen Sie an zwei grünen Pfeilen. Die Spalte wird dann an der Position unter dem Mauszeiger eingefügt.

Zum Ausblenden einer Spalte ziehen Sie diese bei gedrückter linker Maustaste in den Spalteneditor.

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Tabellenansicht zu speichern.

Wird nach dem Einblenden einer Spalte das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Spalte nicht mehr angezeigt.

Bei Währungsfeldern kann noch die Ausrichtung der dargestellten Werte innerhalb Spalte eingestellt werden (Linksbündig, zentriert, rechtsbündig).

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Ausrichtung dauerhaft zu speichern.

Wird nach dem Ändern der Ausrichtung einer Spalte das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Ausrichtung der Spalte zurückgesetzt.

Ändert die Spaltenbreite zum automatischen Anpassen an den Inhalt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen im Kontextmenü den Eintrag Optimale Breite.

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Spaltenbreite dauerhaft zu speichern.

Wird nach dem Ändern der Spaltenbreite das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Breite der Spalte zurückgesetzt.

Optimale Breite (Alle Spalten)

Ändert die Spaltenbreite zum automatischen Anpassen an den Inhalt für alle Spalten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen im Kontextmenü den Eintrag Optimale Breite (Alle Spalten).

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Spaltenbreite dauerhaft zu speichern.

Wird nach dem Ändern der Spaltenbreite das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Breite der Spalte zurückgesetzt.

Weitere Funktionen zur Listenansicht werden unter Tabellen / Listenansicht (Grid) beschrieben.

Funktionen Rechnungsausgangsbuch

Rechnungen löschen

Es ist nicht möglich Rechnungen aus dem Rechnungsausgangsbuch zu löschen.

Aufteilung

Über die Schaltfläche Aufteilung kann die Aufteilung der Rechnungen nach Erlöskonten und Kostenstellen der jeweils markierten Rechnung eingesehen werden.

Die Aufteilung kann an dieser Stelle lediglich eingesehen werden, Änderungen sind hier nicht möglich, da die Zuordnung bereits beim Buchen in der Kalkulation erfolgt.

Bemerkung

Über diese Schaltfläche Bemerkung können zu jeder Rechnung in einem extra Eingabefenster beliebige Bemerkungen hinterlegt werden. Diese Bemerkungen werden ebenfalls bei den Mahnungen zum Bearbeiten angezeigt.

Druckdokument

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, über die Schaltfläche Druckdokument ein bereits archiviertes Dokument anzuzeigen. Hierbei haben Sie noch die Möglichkeit mit Hilfe einer Zoom-Option das Dokument anzupassen. Ebenso ist es möglich, das archivierte Dokument erneut auszudrucken.

Zahlschein drucken

Die Funktion Zahlschein drucken ist für Kunden in der Schweiz vorgesehen

Über die Schaltfläche Zahlschein drucken kann ein interner Report aufgerufen werden, mit dessen Hilfe Einzahlungsscheine gedruckt werden.

Nach dem Betätigen der Schaltfläche öffnet sich nachfolgendes Druckdialogfenster.

Hier haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, ob Sie nur den Zahlschein für die markierte Rechnung ausdrucken möchten oder, durch Aktivieren der Option Alle Rechnungen, den gesamten Bestand an Zahlscheinen für alle Rechnungen, die noch nicht ausgedruckt worden sind.

Wenn jedoch die Anzeige im Rechnungsausgangsbuch nach der Geschäftsstelle gefiltert ist, werden beim Drucken von Zahlscheinen mit der aktivierten Option Alle Rechnungen auch nur die Rechnungen dieser Geschäftsstelle gedruckt.

Steht die Anzeige im Rechnungsausgangsbuch aber auf alle Geschäftsstellen, dann werden auch alle ungedruckten Zahlscheine gedruckt.

Darüber hinaus werden die gesetzten Selektionskriterien ebenfalls beim Drucken der Zahlscheine mitberücksichtigt.

Drucken

Sie können über die Schaltfläche Drucken eine Liste des Rechnungsausgangsbuches ausdrucken. Die Sortierung der Liste und eine Selektion, welche Rechnungen auf der Liste erscheinen sollen, sind abhängig vom verwendeten Report und können ggf. in einem Dialogfeld eingestellt werden.

Entsprechende Reports, die auf Ihre Bedürfnisse als Anwender angepasst sind, können Sie auch selbst erstellen.