Arbeitsberichte

Buchhaltung | Arbeitsberichte

Der Menüpunkt Buchhaltung | Arbeitsberichte ist aufgegliedert in folgende Punkte:

Wochenberichte

Der Punkt Wochenberichte dient zur Erfassung von Mitarbeiter-Arbeitszeiten. Die Arbeitszeiten können zusätzlich Auftrags-, Gewerks- oder Kundenbezogen gebucht werden.

Arbeitsberichte

Erlaubt das Anlegen von Arbeitsberichten und den dazugehörenden Arbeitszeiten (unabhängig vom Zeitraum). Die Arbeitsberichte können bereits bestehenden Vorgängen (Aufträgen, Gewerken, Servicecall usw.) zugeordnet werden.

Voraussetzung für die effektive Arbeit mit der Auftragsbearbeitung ist, dass dem System alle entstandenen Kosten zur Verfügung gestellt werden, um diese mit den Erlösen aufrechnen zu können.

Ein sehr wichtiger Bestandteil eines Auftrags sind die Personalkosten, da sie einen prozentual hohen Anteil an den Kosten ausmachen.

 

Unterschied Wochenberichte / Arbeitsberichte

Die Punkte Buchhaltung | Wochenberichte bzw. Buchhaltung | Arbeitsberichte dienen unter anderem zur Erfassung von Mitarbeiterarbeitszeiten.

Der grundlegende Unterschied zwischen einem Arbeitsbericht und einem Wochenbericht liegt darin, dass in einem Arbeitsbericht außer den Arbeitszeiten auch noch das installierte Material zum Auftrag erfasst wird.

Auftragsbezogende Erfassung von Arbeitsberichten / Arbeitszeiten

Neben der Erfassung von Arbeitsberichten und Arbeitszeiten im Menü Buchhaltung können Arbeitsberichte auch in der jeweiligen Auftragsverwaltung im eserp, esweb und esmobile erfasst werden.

esoffice

Projektaufträge

Projekt | Projektaufträge | Arbeitsberichte

Serviceaufträge

Service | Serviceaufträge | Arbeitsberichte

Inspektionsaufträge / Wartungsaufträge

Service | Inspektionsaufträge | Arbeitsberichte

 

Das Register Service | Inspektionsaufträge | Arbeitsberichte wird nur angezeigt, wenn unter Einstellungen | Service | Objektverwaltung | Einstellungen - Bereich 'Allgemein' die Option Aufzugtools aktivieren nicht gesetzt worden ist.

Bei aktivierten Aufzugtools ist das Register als Service | Wartungsaufträge | Arbeitsberichte verfügbar.

Teilaufträge

Projekt | Teilaufträge | Arbeitsberichte

esweb

Arbeitsberichte | Wochenberichte

Projektaufträge

Auftragsverwaltung | Projektaufträge | Arbeitsberichte

Serviceaufträge

Auftragsverwaltung | Serviceaufträge | Arbeitsberichte

Inspektionsaufträge

Auftragsverwaltung | Inspektionsaufträge | Arbeitsberichte

 

Das Register Auftragsverwaltung | Inspektionsaufträge | Arbeitsberichte wird nur angezeigt, wenn im eserp unter Einstellungen | Service | Objektverwaltung | Einstellungen - Bereich 'Allgemein' die Option Aufzugtools aktivieren nicht gesetzt worden ist.

Bei aktivierten Aufzugtools ist das Register als Auftragsverwaltung | Wartungsaufträge | Arbeitsberichte verfügbar.

Teilaufträge

Auftragsverwaltung | Teilaufträge | Arbeitsberichte

esmobile

Menüpunkt Arbeitsberichte

Siehe auch Register Arbeitsberichte

Berechtigungen

Um die Erfassung von Arbeitsberichten zu steuern, gibt es im Programm eserp verschiedene Berechtigungen.

 

Soll ein Mitarbeiter zum Beispiel in der Lage sein alle Arten von Berichten zu bearbeiten bzw. anzulegen, benötigt er auch alle Berechtigungen.

Im Einzelnen sind das die Berechtigungen

  • Buchhaltung | Arbeitsberichte | Wochenberichte

  • Buchhaltung | Arbeitsberichte | Arbeitsberichte erfassen (nur eigene)

  • Buchhaltung | Arbeitsberichte | Arbeitsberichte erfassen (auch fremde)

  • Buchhaltung | Arbeitsberichte | Aufträge - Arbeitsberichte

Wird einem Mitarbeiter die Berechtigung Buchhaltung | Arbeitsberichte | Arbeitsberichte erfassen (auch fremde) entzogen, so kann der entsprechende Mitarbeiter nach dem Start von eserp automatisch nur noch seine eigenen Arbeitsberichte (Wochenberichte / Arbeitsberichte) sehen, ändern oder anlegen. Bei der Anlage eines neuen Arbeitsberichts sind dann die entsprechenden Personalnummernfelder mit seiner eigenen Personalnummer gefüllt und können von Ihm nicht mehr geändert werden.

Wenn die Berechtigung Buchhaltung | Arbeitsberichte | Arbeitsberichte erfassen (nur eigene) nicht vorhanden ist, sind die Eingabemasken für Arbeitsberichte (Arbeitsberichte, Wochenberichte, Serviceaufträge und Wartungsaufträge) nur noch schreibgeschützt (readonly), also nur noch zum Lesen geeignet. Die Arbeitsberichte können dann nicht mehr erfasst oder bearbeitet werden,

 

An allen Stellen im Programm eserp, an denen ein Arbeitsbericht erfasst und / oder geändert werden kann, wird die Personalnummer desjenigen Mitarbeiters mitgeführt, abgespeichert und innerhalb des Programmteils angezeigt, der eine Änderung an einem Datensatz vornimmt.

 

Es können keine Wochenberichte oder Arbeitsberichte angelegt bzw. bearbeitet werden, wenn die entsprechenden Aufträge, Serviceaufträge und Wartungs- oder Inspektionsaufträge bereits als erledigt gekennzeichnet sind.

Darüber hinaus kann auch kein Material auf Belege gebucht werden, bei denen die zugehörigen Aufträge erledigt sind.

Sollen trotzdem zu bereits erledigten Aufträgen Arbeitszeiten erfasst werden, ist es erforderlich die Option Auf erledigte Aufträge erfassen unter Einstellungen | Buchhaltung | Arbeitsberichte | Einstellungen | Arbeitsberichte - Bereich 'Allgemein' zu aktivieren.

Unter dieser Voraussetzung können dann auch auf erledigte Montage-, Service- oder Inspektions- / Wartungsaufträge Arbeitsberichte eingegeben werden.

An allen Stellen, an denen Arbeitsberichte gebucht werden können (Arbeitsbericht, Wochenbericht aber auch Serviceaufträge und Inspektionen / Wartungen), sind die Felder für die Lohn- und die Kilometer-Einstandskosten nur dann sichtbar, wenn bei dem angemeldeten Mitarbeiter auch die Berechtigung Office | Personal | Personal – Details vorhanden ist.

Grundsätzliches

Einstellungen

Unter den folgenden Punkten werden die grundsätzlichen Einstellungen für Arbeitsberichte und Arbeitszeiten festgelegt:

Struktur Arbeitsberichte / Arbeitszeiten / Installiertes Material

Die Arbeitsberichte weisen eine dreigeteilte Struktur auf. Es wird zwischen Kopfdaten (ArbBeri), Zeiten (ArbZeit) und Material (AuftInst) unterschieden.

Die Kopfdaten eines Arbeitsberichtes bestehen aus Auftragsnummer, Geschäftsstelle, Unterschrift, Bemerkung etc.

Zu einem Arbeitsbericht können ebenfalls Materialdatensätze (Installiertes Material) angelegt werden. Hier können wiederum verschiedene Mitarbeiter auf einem Bericht zusammengefasst werden.

Bei der Erfassung der installierten Materialien im eserp wird ein Assistent geöffnet, in dem aus den gelieferten Materialpositionen die installierten ausgewählt und die installierte Mengen eingetragen werden können.

 

Darüber hinaus ist zu beachten, dass keine Arbeitsberichte (Auftrags- oder Wochenberichte) für bereits auf erledigt gesetzte Aufträge / Serviceaufträge / Wartungs- / Inspektionsaufträge angelegt bzw. bearbeitet werden können.

Es kann auch kein Material auf diese Belege gebucht werden.

 

Beim Entfernen einer Auftragsnummer in einem Arbeitsbericht, werden auch die Kundennummer und die Gewerkenummer aus dem Beleg entfernt.

Beim Entfernen einer Service- oder Inspektionsauftragsnummer wird nur die Kundennummer aus dem Beleg entfernt.

Zeitangaben erfassen

Zeitangaben können in den Arbeitsberichten sowohl mit einer führenden 0 als auch ohne hinterlegt werden.

 

Die Zeit 7.30 Uhr wird als 730 oder 0730 eingegeben. Das Programm setzt das Trennzeichen selbsttätig.

Ergebnis: 07:30.

Die Zeit 11.15 Uhr wird als 1115 eingegeben. Das Programm setzt das Trennzeichen selbsttätig.

Ergebnis: 11:15.

Bei den einzutragenden Arbeitszeiten je Arbeitstag kann der Zeitraum von 00:00 bis 24:00 gewählt werden.