Zeitressourcen

Office | Personal | Zeitressourcen

Auf dem Register Office | Personal | Zeitressourcen können Sie Angaben zur Arbeitszeit und zu Abwesenheiten (Urlaub, Sonderurlaub etc.) hinterlegen.

Für dieses Register wird die Berechtigung Office | Personal | Personal - Fehlzeiten benötigt.

Bereich 'Arbeitstage'

In der Tabelle Arbeitstage wird die jeweilige Anwesenheit oder Abwesenheit definiert. Hierfür stehen außer den normalen Wochentagen auch die Optionen Samstag und Sonntag zur Verfügung. Zusätzlich lassen sich zu jedem Eintrag weitere Informationen in dem entsprechenden Eingabefeld hinterlegen.

Beim Einsatz des Arbeitszeitmanagement (Freizeitkonto) darf keine Arbeitszeitgruppe ausgewählt sein. In diesem Fall ist es erforderlich die wöchentlichen Einsatzzeiten im Bereich 'Arbeitstage' für den Mitarbeiter auszufüllen.

Es bestehen folgende Beschränkungen bei der Eingabe:

Überschneidende Einträge sind nicht zugelassen.
Ist für einen Tag nichts hinterlegt, dann wird Verfügbarkeit angenommen.
Ist für einen Tag Anwesenheit / Abwesenheit hinterlegt, so wird für den Rest der Zeit Abwesenheit / Anwesenheit angenommen.
Die Anwesenheit für einen bestimmten Wochentag wird über die Option Verfügbar gekennzeichnet.
Ist für einen Tag beides hinterlegt, wird für die übrige Zeit Abwesenheit angenommen.

Bereich 'Arbeitszeiten'

Im Bereich Arbeitszeit kann man einem Mitarbeiter unter anderem eine Mindeststundenzahl pro Monat zuweisen. Ist eine Arbeitsgruppe zugewiesen, können an dieser Stelle die Arbeitszeiten nicht mehr bearbeitet werden (grau dargestellt).

Täglich

Tragen Sie hier die tägliche Arbeitszeit des Mitarbeiters ohne Pausen ein.

Wöchentlich

Hier können Sie die Arbeitszeit pro Woche ohne Pausen mit den Mitarbeiter hinterlegen.

Monatlich

Legen Sie hier die monatliche Arbeitszeit für den Mitarbeiter fest.

Monatl. mindest.

Ist eine monatliche Mindestarbeitszeit für den Mitarbeiter festgelegt worden, tragen Sie die entsprechende Stundenanzahl hier ein.

Arbzeit-Gr.

Es besteht auch die Möglichkeit einem Mitarbeiter eine Arbeitszeitgruppe zuzuweisen, die in den Referenzen (Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Arbeitszeitgruppen) definiert werden. Wird eine Gruppe zugewiesen, können die Arbeitszeiten (Täglich, Wöchentlich etc.) hier nicht mehr bearbeitet werden.

Bereich 'Abwesenheitsgenehmigungsgruppen'

Im Bereich Abwesenheitsgenehmigungsgruppen kann die Anzahl der Urlaubstage hinterlegt werden und Genehmigungsgruppen dem Mitarbeiter zugeordnet werden.

Abwesenheitsgenehmigungsgruppen werden unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Abwesenheitsgenehmigungsgruppen definiert.

Siehe auch Werkzeuge | Abwesenheitsanträge

Urlaubstage

Tragen Sie hier die Anzahl der Urlaubstage pro Jahr für den Mitarbeiter ein.

Abwesenheitsgenehmigungsgruppen

Genehmigungsgruppe

Hier werden die Genehmigungsgruppen dem Mitarbeiter zugeordnet.

Hier ist es erforderlich, dass Sie den Mitarbeitern mindestens eine Abwesenheitsgenehmigungsgruppe zuweisen, die für das Genehmigen der Abwesenheitsanträge verantwortlich sind.

Werden hier bei einem Mitarbeiter mehrere Genehmigungsgruppen zugeordnet, ist die Genehmigung eines Abwesenheitsantrags von allen Genehmigungsgruppen notwendig.

Genehmigungsebene

Zusätzlich können Sie hier Ziffern für eine selbst definierte Ebene eintrage. Diese Ebenen regeln die Abwesenheitsantrags-Benachrichtigung. Höhere Ebenen erhalten erst dann eine Benachrichtigung, wenn die Genehmigungsgruppen der unteren Ebenen einen Abwesenheitsantrag genehmigt haben.

Stellvertreter

Ist die Option Stellvertreter bei einer Genehmigungsgruppe aktiviert, werden auch die Stellvertreter per Mail über den Urlaubsantrag informiert .

Nur zur Kenntnisnahme

Bei allen Genehmigungsgruppen, bei denen die Option Nur zur Kenntnisnahme NICHT gesetzt ist, ist es erforderlich einen Anwesenheitsantrag zu genehmigen, damit der Abwesenheitsantrag als Ganzes genehmigt ist.

Genehmigungsgruppen, bei denen die Option Nur zur Kenntnisnahme gesetzt ist, können genehmigen, es ist aber nicht notwendig. Ob ein Abwesenheitsantrag genehmigt wird, hängt nicht von diesen Gruppen ab.

Bereich 'Jahresurlaub'

In der Tabelle für den Jahresurlaub wird pro Mitarbeiter und Jahr hinterlegt, wie viele Tage Urlaub der Mitarbeiter im angegebenen Jahr hat und wie viele Tage Resturlaub aus dem Vorjahr übernommen wurden.

Sie haben hier die Möglichkeit, für alle Mitarbeiter (Eingeschränkt auf die aktuelle Geschäftsstelle) den Eintrag für ein neues Kalenderjahr in der Tabelle für Urlaubsansprüche zu generieren. Dabei werden die Tage Urlaub aus dem Vorjahr kopieren und der Resturlaub auf 0 gesetzt.

Die Funktion Jahresurlaub anlegen kann unter Office | Personalliste in der Symbolleiste im Bereich Urlaub aufgerufen werden.

Siehe auch Personal

Über einen weiteren Lauf kann zum Abschluss eines Jahres der Resturlaub für das neue Jahr berechnet und in die Tabelle eingetragen werden. Solange das Feld Erledigt im Datensatz nicht gesetzt ist, besteht auch noch die Möglichkeit den Resturlaub manuell zu überschrieben, wenn zum Beispiel Urlaubstage nicht genommen, sondern ausbezahlt werden. Im Feld Info kann hierzu ein entsprechender Kommentar hinterlegt werden.

Die Funktion Resturlaub berechnen kann unter Office | Personalliste in der Symbolleiste im Bereich Urlaub aufgerufen werden.

Siehe auch Personal

Bereich 'Fehlzeiten'

In der Tabelle Fehlzeiten werden die Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter angezeigt. Dies sind alle Termine des Mitarbeiters denen entweder die Aktivitätsart für Urlaub oder für Krankheit zugewiesen wurde.

Die hier angezeigten Zeiten finden Sie in der Personaleinsatzplanung (PEP) unter Office | Personaleinsatzplanung in der Kalenderansicht wieder.

Funktionen / Symbolleisten

In den Symbolleisten (Ribbon / Ribbonbar) oberhalb des Registers stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung.

Der Aufbau der Symbolleisten ist abhängig von aktuellen Modul / Register.

Einige Symbolleisten werden nur bei der Bearbeitung bestimmter Felder eingeblendet, wie zum Beispiel die Symbolleiste Text bei RichText-Feldern.

Symbolleiste Navigation

Bereich 'Datensatz editieren'

Bearbeiten

Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten um das Formular in den Bearbeitungsmodus zu versetzen.

Im Bearbeitungsmodus stehen dann die üblichen Eingabe-Elemente zur Verfügung.

Existieren geänderte Daten und das Formular wird geschlossen oder der Datensatz wird gewechselt erscheint eine Quengelabfrage, ob die geänderten Daten übernommen- oder verworfen werden sollen.

So lange Eingaben nicht aktiv gespeichert wurden, das Formular nicht geschlossen oder der Datensatz gewechselt wurde, können Änderungen durch die Schaltfläche Änderungen verwerfen Rückgängig gemacht werden.

Detaildatensätze können auch direkt im Bearbeiten-Modus geöffnet werden. Deaktivieren Sie dazu unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Einstellungen | System Einstellungen - Bereich 'Programmverhalten' die Option Detaildaten nicht automatisch bearbeiten.

Siehe auch Datensatz bearbeiten

Übernehmen

Geänderte Daten können immer aktiv gespeichert werden, indem die Schaltfläche Übernehmen angeklickt wird.

Übernehmen und Schließen

Mit der Funktion Übernehmen und Schließen können Sie in einem Schritt die geänderten Daten speichern und das Eingabe-Formular / Modul schließen.

Änderungen verwerfen

Bereich 'Datensatz wechseln'

Jede Detailansicht erhält eine Kopie der aktuellen Listenansicht des Moduls. Sichtbar ist diese unter dem Register Liste in der Detailansicht. Dadurch kann auch in der Detailansicht mit Hilfe der Navigationsschaltflächen durch die ursprüngliche Liste navigiert werden.

Ist beim Öffnen der Detailansicht ein Filter oder eine Suche aktiv, wird sich dieses auch auf die Anzeige auf dem Register Liste aus.

Erster

Springt zum ersten Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Blättert zum vorherigen Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Blättert zum nächsten Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Letzter

Springt zum letzten Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Bereich 'Sonstiges'

Gehe zu

Im eserp ist eine allgemeine Sprungfunktion zu jeweils abhängigen Modulen vorhanden.

Über die Gehe zu / Sprungfunktion kann zu anderen Modulen gesprungen werden, die mit dem aktuellen Vorgang in Verbindung stehen.

Sie können direkt aus einem Kundendatensatz zu den Anlagen oder Verträgen des Kunden springen.

Zum Ausführen der Sprungfunktion gibt es in der Symbolleiste Navigation die Schaltfläche Gehe zu.

Klicken Sie auf das Symbol innerhalb der Schaltfläche, es werden die zur Verfügung stehenden Sprungziele angezeigt.

Wenn Sie einen Eintrag in der Liste anklicken, wird das entsprechende Modul mit dem verknüpften Datensatz aufgerufen.

Gehe zu im Kontextmenü

Die Sprungfunktion steht auch an vielen Stellen im Programm über die rechte Maustaste im Kontextmenü zur Verfügung.

Änderungsverlauf anzeigen

Über Werkzeuge | Datenbankprotokollierung können Programmbereiche aktiviert werden, bei denen eine detaillierte Änderungshistorie protokolliert werden soll (Revisionslogik). Für jeden Bereich kann ein Report ausgeführt werden, der angibt, wann Datensätze gelöscht wurden. Bei aktivierter Detailprotokollierung gibt der Report auch aus, was für Datensätze gelöscht wurden.

Dieser Report wird in dem Reporteinstiegspunkt Datensatz Änderungshistorie (Gruppen) hinterlegt.

Über die Schaltfläche Änderungsverlauf anzeigen kann ein Report aus dem Reporteinstiegspunkt Datensatz Änderungshistorie angezeigt werden. Diese Funktion ist ebenfalls in Listen / Tabellen via Kontextmenüeintrag verfügbar, um die Änderungen an Detaildatensätzen anzuzeigen.

Die Reporteinstiegspunkte Datensatz Änderungshistorie und Datensatz Änderungshistorie (Gruppen) werden nur angezeigt, wenn die Lizenz für esLog vorhanden ist. Zusätzlich wird die Tabelle RevGrup benötigt.

Report

Für den Ausdruck oder das Versenden von den angezeigten Informationen einer Adresse oder eines Vorgangs können Reports verwendet werden. Beim Betätigen der Schaltfläche Report werden die Reports angezeigt, die für den aktuellen Programmeinstiegspunkt registriert sind.

Siehe auch Registrierung

Bereich 'Workflow'

Workflow anlegen

Bereits definierte Workflow-Prozesse können über diese Schaltfläche ausgewählt und gestartet werden. Es werden nur Workflow-Prozesse angezeigt, die der aktuellen oder keiner Vorgangsart zugeordnet sind.

Workflow anzeigen

Bereits gestartete Workflows lassen sich über diese Schaltfläche anzeigen.

Adresse kopieren

Kopiert die aktuelle Adresse in die Zwischenablage. Die so kopierte Adresse kann aus der Zwischenablage in eine beliebige Anwendung als Text eingefügt werden oder nutzen Sie die Funktion Adresse einfügen um die Adresse in einem eserp-Adressformular einzufügen.

Adresse einfügen

Fügte eine zuvor kopierte Adresse (Funktion Adresse kopieren) aus der Zwischenablage in das aktuelle Adressformular ein.

Bereich 'Aktionen'

Matchcode füllen

Bei einer Neuanlage oder bei einer Änderung einer bestehenden Adresse wird der Matchcode Suchbegriff, kann aus Zahlen, Zeichen und Buchstaben bestehen (alphanumerisch). Für eine Adresse oder einen Vorgang kann ein zusammengesetzter eindeutigen Suchbegriff vergeben werden, dies kann die Suche erleichtern. Der Aufbau des Matchcode kann dabei frei gestaltet werden, auch die automatische Erzeugung des Matchcodes beim Neuanlegen oder Ändern eines Datensatzes nach einen individuell festgelegten Aufbau ist möglich. automatisch gefüllt.

Die Zusammensetzung des Matchcodes bei Adressen ist folgendermaßen festgelegt:

Die Zusammensetzung des Matchcodes kann in den Einstellungen | Office | Adressen | Einstellungen - Matchcode für Personal geändert werden.

Mit der Funktion Matchcode füllen kann der Matchcode für den aktuellen Datensatz entsprechend der festgelegten Zusammensetzung neu vergeben werden. Wird die Funktion in der Listenansicht verwendet, kann der Matchcode für alle in der Liste markierten Datensätze auf einmal neu befüllt werden. Bevor der Matchcode neu befüllt wird, ist eine zusätzliche Bestätigung erforderlich.

Bereich 'Signatur'

Signatur bearbeiten

Über die Schaltfläche Signatur bearbeiten kann ein Editor zum Bearbeiten / Erstellen einer E-Mail Signatur geöffnet werden.

Die hier hinterlegte E-Mail-Signatur ist die Haupt-Signatur.

Beim Einsatz von mehreren Geschäftsstellen kann die E-Mail-Signatur auf dem Register Office | Personal | Details I - Bereich Geschäftsstellen - Tabelle 'weitere Geschäftsstellen' je Geschäftsstelle über die Schaltfläche Signatur individuell hinterlegt werden.

Zum Bearbeiten der Signaturen ist die Berechtigung Office | Personal | Personal ändern erforderlich.

Damit ein Mitarbeiter nur seine eigene Signatur bearbeiten kann, benötigt er die Berechtigung Office | Personal | Eigene Signatur ändern.

Schließen

Schließt das aktuelle Formular / Modul.

Sind noch ungespeicherte Änderungen vorhanden, werden Sie in einer Meldung darauf hingewiesen.

Sie können dann entscheiden, ob die Änderungen gespeichert (Ja), nicht gespeichert (Nein) oder das Schließen abgebrochen werden soll (Abbrechen).

Symbolleiste Customizing

Für das Customizing ist die Lizenz Customize (0110250) erforderlich.

Mit dem optionalen esCustomize können folgende Steuerelementeigenschaften angepasst werden:

Die Reihenfolge und Sichtbarkeit von Eingabe- und Steuerelementen
Die Beschriftung von Steuerelementen
Das Layout von Beschriftungen (Farbe; Schriftbreite)
Der Kurzhinweistext von Steuerelementen
Die Datenbindung von Steuerelementen

Außerdem können auch neue Felder angelegt und dem Formular hinzugefügt werden.

Customizing starten

Durch Klicken auf die Schaltfläche Customizing starten wird das aktuelle Formular in den Customizing Modus gesetzt.

Das Formular wird immer im Kontext der aktuell verwendeten Rolle (siehe Rollenzuordnung) angepasst.

Wie sie die Rolle wechseln können, erfahren Sie hier: Rollenzuordnung

Für das Customzing von Formularen ist die Berechtigung Allgemein | Administration | Allgemeine Referenzen - Formulare customizen erforderlich.

Siehe auch Formular anpassen

Customizing aus Rolle übernehmen

Für die Übernahme von Customizing Einstellungen für das aktuelle Formular, die bereits für eine andere Rolle definiert wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Customizing aus Rolle übernehmen. Sie erhalten eine Auswahl der in anderen Rollen definierten Customizing-Eigenschaften.

Felder bearbeiten

Mit der Funktion Felder bearbeiten, können Sie bestimmte Eigenschaften (Pflichtfeld, Schriftfarbe, Hintergrundfarbe und Standardwerte) der Eingabefelder eines Formulars / Moduls bearbeiten. Siehe auch Pflichtfelder und Standardwerte.

Es besteht auch die Möglichkeit eigene Felder und benutzerdefinierte Datenmengen anzulegen, siehe auch Eigene Felder anlegen.

Rollen Verwaltung

Über diese Schaltfläche gelangen Sie in die Verwaltung der Customizing-Rollen.

Customizing-Rollen können unter Einstellungen | Allgemein | Customizing | Referenzen | Customizing - Rollen angelegt und verwaltet werden.

Funktionen bei laufenden Customizing-Vorgang

Nach dem Start des Customizing werden drei weitere Schaltflächen angezeigt:

Übernehmen

Mit dieser Funktion wird das temporäre Customizing gespeichert und der Customizingmodus wird beendet.

Damit die geänderten Einstellungen beim Benutzer sichtbar werden, ist es erforderlich das Programm zu beenden und neu zu starten.

Abbrechen

Über diese Schaltfläche kann der Customizingvorgang abgebrochen werden. Der Customizingmodus wird beendet ohne dass die Änderungen an den Formularen gespeichert werden.

Zurücksetzen

Mit dieser Einstellung wird das Customizing zurückgesetzt und es werden die Standardeinstellungen für das Formular geladen. Vor dem Zurücksetzen wird noch eine Sicherheitsabfrage angezeigt, erst nach der Bestätigung wird der Vorgang durchgeführt.

Die aktuellen Customizing Einstellungen werden durch das Zurücksetzen unwiderruflich gelöscht.

Für das Zurücksetzen des Customizings ist die Berechtigung Allgemein | Administration | Formular Customizing zurücksetzen erforderlich.