Workflow

Mit dem Workflowmanagement legen Sie strukturierte Abläufe und Arbeitsschritte für sich und Ihre Mitarbeiter zur organisierten Abarbeitung bestimmter, wiederkehrender Aufgaben fest.

Das Workflowmanagement überwacht dabei die Erledigung (Freigabe) der einzelnen Arbeitsschritte oder Prozessschritte.

Nach dem Starten eines Workflows werden alle Workflow-Prozessschritte nacheinander von den zuständigen Mitarbeitern / Teams abgearbeitet. Der Start eines Workflows kann manuell erfolgen, aber auch in Abhängigkeit von einem Ereignis (zum Beispiel Anlegen eines Kundendatensatzes).

Ist ein Prozessschritts erledigt, wird automatisch der festgelegte nächste Schritt innerhalb des Prozesses gestartet und an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.

Zuständigkeiten für einzelne Workflow-Prozessschritte können auch speziellen Workflowteams zugewiesen werden, die frei gebildet werden können und einen Hauptverantwortlichen haben. Einzelne Teammitglieder können Prozessschritte direkt übernehmen oder vom Teamverantwortlichen zugewiesen bekommen. Mitarbeiter werden sofort, spätestens jedoch bei der nächsten Anmeldung automatisch mit einer Meldung über eine neue Workflowaufgabe informiert und können diese, falls dazu berechtigt, an andere weiterleiten.

Ist der Mitarbeiter mit einer esNachricht über einen neuen Workflowpunkt informiert worden, kann er direkt den Vorgang aufrufen und diesen auch abarbeiten. Eine Übersicht der offenen Workflowaufgaben kann sich jeder Mitarbeiter im Dashboard anzeigen lassen.

Eine Gesamtübersicht aller Workflows erlaubt die Kontrolle des Bearbeitungsstands aller offenen Workflows und der zugehörigen Workflow-Prozessschritte sowie eine historische Betrachtung der erledigten Workflows.

Prozessvorschau im Dashboard

Es besteht auch die Möglichkeit im Dashboard das Widget Prozessvorschau einzubinden.

In der Prozessvorschau können Sie sich bereits angelegte Workflow-Prozesse anzeigen lassen. Sind in einem Prozess Sub-Prozesse eingebunden, kann per Mausklick in den untergeordneten Prozess gesprungen werden.

Voraussetzungen Workflow

 

Lizenz Workflow (eserp)

 

In den Anwenderberechtigungen können unter Projekt | Workflow Berechtigungen für die eserp-Anwender zugeordnet werden.

Zum Erstellen von Prozessen und Workflows sind folgende Berechtigungen erforderlich:

  • Workflow

  • Workflow anlegen

  • Workflow bearbeiten

  • Workflow Prozess

  • Workflow Prozess anlegen

  • Workflow Prozess bearbeiten

Damit ein Benutzer seine Prozesse im Dashboard-Wiget Workflow Aufgaben sehen kann, benötigt er folgende Berechtigungen:

  • Workflow

  • Workflow Prozess

Für die Nutzung des Dashboard-Widget Prozessvorschau, benötigt der Benutzer folgende Berechtigungen:

  • Workflow

  • Workflow Prozess

Erweiterungen

Um den Ablauf zu optimieren und Engpässe zu erkennen, können Workflow-Prozesse mit einem kundenindividuellen Report ausgewertet werden.