DMS

Werkzeuge | DMS

In dieser Beschreibung wird der Umgang mit Dokumenten im integrierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) des eserps eingegangen.

Bei einem Dokumentenmanagement handelt es sich um die Datenbankgestützte Verwaltung von Dokumenten. Das Dokumentenmanagement in eserp wurde mit dem Ziel geplant eine homogene Dokumentenablage für alle Geschäftsvorfälle zu ermöglichen.

Ein Dokument kann auf drei Arten in das DMS gelangen:

1. Durch Drucken eines Reports, wenn in der Reportverwaltung beim Report die Option mit DMS Ablage gesetzt ist.

2. Durch einen neuen Kontakt im Kontaktmanagement.

    

   Beim Import einer E-Mail werden die Datei-Anhänge bei Kontakterstellung in das DMS gespeichert.

3. Durch das manuelle Hinzufügen eines Dokuments

   • in einem Vorgang = Adressen (direkte Vorgangszuordnung oder Kontakt zu Vorgang)

   • in einem Vorgang = Adressen (Sonstige / Kontakt)

   • im DMS Modul im freien Ordnerbereich

DMS - Was ist ein Dokument?

Ein Dokument besteht aus Dokumentenkopf (Dokument) und einzelnen Versionen (Dokumentversionen).

Einzelne Dokumentversionen können einem bis mehreren Vorgängen zugeordnet sein.

Eine Dokumentversion repräsentiert eine physikalische Datei, d.h. für jede Dokumentversion existiert eine physikalische Datei.

Ein Dokument kann an verschiedenen Stellen in eserp mit oder ohne Vorgangsbezug abgespeichert werden.

Dokumenteigenschaften

Name

Name des Dokuments

Beschreibung

Kurze Beschreibung zu einem Dokument

Autor

Benutzer, der das Dokument erstellt

Erstellungsdatum

Datum wann das Dokument im DMS angelegt wurde (nicht tatsächlicher Erstellungsdatum der physikalischen Datei)

Hauptvorgang

Dem Dokument (und allen zugehörigen Versionen) zugeordneter Vorgang

Version-Eigenschaften

Kommentar

Sie können in diesem Änderungen oder weitere Kommentare zur neuen Version dokumentieren.

Erstellungsdatum

Tatsächliches Erstellungsdatum der physikalischen Datei bzw. Erstellungsdatum das manuell beim Laden der Datei angegeben wird.

Übernahmedatum

Datum wann die ausgewählte Version im DMS angelegt wurde, dass bedeutet, wann die physikalische Datei im DMS geladen wurde (nicht tatsächliches Erstellungsdatum der physikalischen Datei).

Zuletzt bearbeitet von

Benutzer, der die ausgewählte Version der Datei erstellt / bearbeitet hat.

Aufbewahren bis

Lebenszeit einer Dokumentversion. Ist das Aufbewahrungsdatum nicht erreicht, kann die Dokumentversion nicht gelöscht werden. Mit entsprechender Berechtigung kann die Aufbewahrungsfrist bearbeitet werden, um die Dokumentversion löschen zu können.

 

Löschen von Druckdokumenten

Druckdokumente (Rechnungen, Aufträge, Angebote etc.) können auch mit entsprechender Berechtigung nicht gelöscht werden.

Vorgangszuordnung

Versionsspezifische Vorgangszuordnungen. Der dem Dokument zugrunde liegende Hauptvorgang wird hier ebenfalls aufgelistet. Es können weitere Vorgänge zugeordnet werden.