FAQ eswawi

Themen

Was ist die 'eswawi'?

Mit der eswawi lässt sich der komplette Beschaffungsprozess von Material vereinfachen: Von der Auswahl der Artikel, der Anfertigung der Bestellung, bis hin zur Rechnung können alle Prozesse aus eserp heraus vollelektronisch und nahtlos mit der Distribution abgewickelt werden. Der Import von Materialdaten, wie zuvor, ist nicht erforderlich. Die Daten sind über die eswawi kundenindividuell über den Artikelsuchassistenten verfügbar und werden bedarfsgerecht aus der Kalkulation in den Artikelstamm übernommen.

Die eswawi wird von verschiedenen Distributoren bzw. Lieferanten als Service für eserp ab Version 1.50 bereitgestellt. Bis auf eine initiale Konfiguration muss der eserp Anwender keine zusätzliche Software beziehen oder Ressourcen bereitstellen. Die eswawi Integration ist Basisbestandteil des eserp. Zur Nutzung der eswawi eines Lieferanten kann der Lieferant eigene Bedingungen definieren.

Weitere Details inklusive Erklärvideo finden Sie unter eswawi

Muss ich dann immer über die eswawi bestellen?

Nein, aber es bietet sich an. Die eswawi spart Prozesskosten auf Ihrer Seite und auf der Seite des Lieferanten. Zudem haben Sie keinen Medienbruch und eine fehleranfällige händische Nachpflege von Daten im System ist nicht erforderlich.

Die Klare Empfehlung ist: Machen Sie es nicht, wenn die Einrichtung erfolgreich ist. Es gibt keinen Grund nicht die Bestellung über die eswawi abzusetzen. Projekt- Software- und Lizenzgeschäfte inklusive Seriennummernimport sind alle über die eswawi abbildbar. Wenn Sie der Meinung sind, dass es dennoch Gründe gibt, dann sprechen Sie den Lieferanten, oder es2000 an. Wir unterstützen Sie.

Wie richte ich die eswawi ein?

Die Einrichtung der eswawi ist im Grunde sehr einfach:

  • Mengeneinheiten nach EDIFACT konfigurieren

  • Registrierung in den eserp Grundeinstellungen unter Einstellungen | Externe Programme | Lieferantenanbindung | Referenzen | eswawi Referenzen durchführen

    Siehe auch eswawi Registrierung

  • Auf Freischaltung warten, ggf. Materialkatalogseinstellungen überprüfen

Details können Sie unter Einrichtung / Registrierung nachlesen.

Wieso müssen die Mengeneinheiten nach EDIFACT konfiguriert werden?

Im Rahmen der generellen Digitalisierung entstehen immer mehr neue Standardformate, welche auf bereits existierende Standards aufsetzen. Als Beispiel sind hier XRechnung, ZUGFeRD, oder auch OpenTrans zu nennen. All diese Formate setzen unter Anderem auf dem EDIFACT-Standard für Mengeneinheiten auf. Entsprechend ist die Konfiguration für die Mengeneinheiten die im System genutzt werden.

Historisch bedingt ist es in den ERP-Systemen von es2000 so, dass diese Konfiguration im Vorfeld manuell erfolgt, da die Standardcodes erst später hinzugekommen sind und den Anwendern die Flexibilität erhalten werden sollte, eigene Mengeneinheiten einzusetzen.

Siehe auch

Details können Sie unter Einrichtung / Registrierung nachlesen.

Wieso habe ich keinen bestätigten Preis oder Lieferdatum erhalten?

Dies kann verschiedene Ursachen haben:

  • Die Schaltfläche Onlinelieferanten Abgleich im Bestellmodul (Artikel | Bestellungen) ist nicht betätigt worden. Die Schaltfläche können sie beliebig oft ausführen, dieser prüft dann beim Lieferanten, ob Änderungen verfügbar sind. Ein Lieferant kann mehrmals zu einer Bestellung Änderungen mitteilen.

  • Der Lieferant hat noch keine Daten hinterlegt, die abgerufen werden können. Setzen Sie sich mit dem Lieferanten direkt in Verbindung, die Kontaktdaten werden im Hinweisfenster der Abgleichfunktionalität angezeigt.

  • Es handelt sich um einen Fehler. Sollte der Lieferant bestätigen, dass die Daten hinterlegt worden sind und diese aber dennoch nicht im ERP-System erscheinen, wenden Sie sich bitte an den es2000 Support.

Weitere Informationen finden Sie unter Angebotsübermittlung / Bestellabruf

Wie wickle ich Projekte über die eswawi ab?

Ab eserp Version 1.50 gibt es in der Kalkulation und Bestellung die Spalte Projekt ID (Lieferant). Diese sollte in jedem Fall mit der Projekt-Nummer, die Sie vom Lieferanten erhalten, gefüllt werden. Andernfalls erhalten Sie nicht die korrekten Konditionen und Änderungen im Nachgang sind für beider Seiten kompliziert durchzuführen.

Weitere Informationen finden Sie unter Angebotsübermittlung / Bestellabruf

Wie wickle ich Angebote über die eswawi ab?

Dafür gibt es das Feld Angebotsnummer in der Bestellung. Es ist aber auch möglich direkt in der Kalkulation auf Positionsebene die Angebotsnummer zu hinterlegen. Je nach Lieferanteneinstellungen im System werden dann pro Angebotsnummer auf Positionsebene eine Bestellung mit der Angebotsnummer auf Kopfebene generiert. Die meisten Lieferanten benötigen eine Bestellung pro Angebotsnummer.

Weitere Informationen finden Sie unter Angebotsübermittlung / Bestellabruf.

Wieso habe ich keine Rechnung erhalten?

Dies kann verschiedene Ursachen haben:

  • Die Schaltfläche eswawi Abgleich im Modul Kreditorenrechnungen (Buchhaltung | Kreditorenrechnungen) ist nicht betätigt worden. Die Schaltfläche können sie beliebig oft ausführen, dieser prüft dann beim Lieferanten, ob neue Rechnungen verfügbar sind. Ein Lieferant kann mehrmals zu einer Bestellung Rechnungen hinterlegen. In der Regel wird aber nur einmalig eine Rechnung hinterlegt. Es ist auch möglich, dass der Lieferant eine Rechnung für mehrere Bestellungen hinterlegt. Dies ist aber sehr selten der Fall.

  • Der Lieferant hat noch keine Daten hinterlegt, die abgerufen werden können. Setzen Sie sich mit dem Lieferanten direkt in Verbindung, die Kontaktdaten werden im Hinweisfenster der Abgleichfunktionalität angezeigt.

  • Eventuell haben Sie mit dem Lieferanten ein anderes Agreement und erhalten die Rechnungen gesammelt auf einem anderen Weg, beispielsweise per E-Mail. Wenn Sie die Rechnung per E-Mail erhalten, können Sie diese auch als ZUGFeRD-Datei im ERP-System importieren und eine manuelle Erfassung ist in diesem Fall nicht notwendig.

  • Es handelt sich um einen Fehler. Sollte der Lieferant bestätigen, dass die Rechnungen hinterlegt worden sind und diese aber dennoch nicht im ERP-System angezeigt werden, wenden Sie sich bitte an den es2000 Support.

    Weitere Informationen finden Sie unter Angebotsübermittlung / Bestellabruf

Wie storniere ich eine eswawi Bestellung?

Hierfür gibt es derzeit keine Funktion.

Stornieren Sie die Bestellung so schnell wie möglich telefonisch. Eventuell erhalten Sie über die eswawi einen Bestellstatus storniert vom Lieferanten. Wenn dies der Fall ist, lohnt es sich die weiteren Informationen abzuholen, in der Regel hinterlegt der Lieferant eine Begründung oder hat dieses zuvor mit ihnen abgesprochen.

 

Wenn Sie wissen das eine Bestellung storniert ist, löschen Sie diese Bestellung einfach und legen bei Bedarf eine neue angepasste Bestellung an. Löschen Sie die Bestellung nicht, wird der Materialbedarf nicht wieder freigegeben.

Kann ich Dateien / Dokumente, wie beispielsweise Lizenzdateien der Bestellung mitgeben?

Ja, können Sie direkt in den Bestelldetails. In eserp kann nur eine Datei übergeben werden. Wollen Sie im eserp mehrere Dateien übergeben, zippen Sie diese vorher.

Siehe auch Dokumente mit Bestellung übertragen

Welche Felder werden per eswawi an den Lieferanten übertragen?

  • Alle Daten der Lieferadresse, mit Ausnahme der Informationen inklusive Endkundenbestellnummer und der Option Endkundenlieferung.

  • Zu liefern bis / zu liefern ab (die meisten Lieferanten betrachten nur zu liefern bis)

  • Vorname und Nachname des Bearbeiters

  • Kommission, Vortext / Schlusstext

  • Angebotsnummer

  • Zusatzdateien (Dokumente etc.)

  • Bestellnummer

  • Positionsdaten

    • Preis

    • Mengeneinheit

    • Bestellnummer

    • Zu liefern ab / bis

    • Projektnummer / Kalkulationsnummer

    • Angebotsnummer

    • Einkaufspreis

    • Bezeichnung

    • Info-Text

Wie aktualisiere ich den Artikelstamm über die eswawi?

Wird ein Auftrag mit Artikeln aus dem online eswawi Materialkatalog gebucht, werden die Preise im Artikelstamm bedarfsgerecht aktualisiert, insofern die Materialkatalogeinstellungen dies zulassen.

Eine Massenoperation gibt es nicht. Wird direkt über das Register Lieferanten im Artikelauswahlassistent gegangen, haben Sie immer die aktuellen Artikeldaten inklusive Lagerbestand und tagesaktuellen Individualpreis.

Wie aktualisiere ich die Preise einer Kalkulation?

Nutzen Sie den Kalkulationslauf zum Aktualisieren der Preise über die eswawi.

Kann ich beim Einsatz von eswawi Artikeldaten auch weiterhin manuell importieren?

Ja. Sollten die Preise aus der Bestellung mit denen der eswawi nicht übereinstimmen, oder kennt die eswawi die Artikel nicht, erhalten Sie eine Warnmeldung vor der Bestellung.

Ich erhalte eine Warnmeldung vor dem Absenden der eswawi Bestellung

Lesen Sie die Warnmeldung aufmerksam. Gegebenenfalls trifft einer, oder mehrere dieser Gründe zu:

  • Die Artikel existieren nicht

    • Die Artikel existieren gegebenenfalls tatsächlich nicht mehr

    • Sie haben die Bestellnummer angepasst, oder gegebenenfalls gelöscht

    • Prüfen Sie die Bestellpositionen und korrigieren Sie diese gegebenenfalls.

       

      Senden Sie die Bestellung nicht ab, bevor Sie die Daten nicht geprüft haben!

  • Die Preise passen nicht mehr

    • Aktualisieren Sie die Preise

    • Klären Sie mit Ihrem Lieferanten, ob Sie dennoch bestellen können. Viele Lieferanten korrigieren die Preise einfach auf die Individualpreise von Ihnen und spielen diese als bestätigen Preis aus. Der bestätigte Preis aus der Bestellung wird dann vom Wareneingang berücksichtigt.

  • Der Bestand ist nicht gedeckt

    • Sie können dennoch bestellen, allerdings dauert die Lieferung gegebenenfalls länger

    • Klären Sie dies telefonisch mit Ihrem Lieferanten

Welche Probleme können auftreten, wenn die Artikeldaten händisch modifiziert werden?

Sprechen Sie dies in jedem Fall mit Ihrem Lieferanten ab. Wenn die Daten nicht zu den Daten des Lieferanten passen, warnt das System Sie vor dem Absenden der Bestellung. Wir empfehlen die Bestellung dann nicht abzusenden, weil dies auf beiden Seiten zu erheblichen Fehlern und Mehraufwand führen kann!

Sind automatische eswawi Abgleiche möglich?

Derzeit nicht. Die Anforderung ist uns aber bekannt und wir arbeiten bereits an einer Lösung.

Die eswawi Bestellung war inhaltlich nicht korrekt, wie kann ich diese abändern?

Gar nicht. Informieren Sie den Lieferanten schnellstmöglich und stornieren Sie die Bestellung telefonisch. Danach können sie die Bestellung löschen.

Können Seriennummern importiert werden?

Ja, über den Wareneingang (esoffice) bzw. Lieferavis Import (eserp) beim eswawi Abgleich. Das System weist gegebenenfalls darauf hin, dass Seriennummern vorhanden sind.

 

Eine aktivierte Seriennummernverwaltung ist Voraussetzung.