xRechnung

Was sind xRechnungen?

Eine xRechnung ist eine besondere Form einer elektronischen Rechnung.

Bei elektronischen Rechnungen wird eine Rechnung als Datei / elektronisches Dokument an einen Geschäftspartner übermittelt, welche die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat wie eine Rechnung auf Papier. Elektronische Rechnungen sind ein Mittel zur Vereinfachung der Prozesse im Rechnungswesen bei Unternehmen und auch öffentlichen Stellen.

Für Unternehmen, welche Rechnungen an öffentliche Einrichtungen senden, ist die Übermittlung der Rechnungen im xRechnungs-Format ab dem 27.11.2020 vorgeschrieben. Rechnungen in Papierform werden ab diesem Zeitpunkt nicht mehr von den öffentlichen Einrichtungen akzeptiert.

 

Im eserp Version 1.0 wird das xRechnung 1.2.0 mit CIIGeschlossen Die AbkürzungCII steht Industrie Invoice und ist eine XML-basierte Syntax, die in E-Rechnungen verwendet wird. Sie dient dem elektronischen und standardisierten Datenaustausch. Der CII Satzaufbau ist beispielsweise auch Teil des E-Procurement, also des elektronischen Beschaffungsprozess. In Deutschland sind hauptsächlich zwei E-Rechnungsformate vertreten – XRechnung und ZUGFeRD. Das XRechnungs-Format unterstützt beide Syntaxen (CII und UBL), während ZUGFeRD ausschließlich CII unterstützt.-Format verwendet.

Ab dem 01.01.2021 wird automatisch das Format xRechnung 2.0.0 CII verwendet.

Elektronischer Dokumentenversand im eserp

Im eserp ist es bisher schon möglich mit dem elektronischen Dokumentenversand Rechnungen digital zu versenden, die xRechnung ist dabei als weiteres Format hinzugekommen. Wenn Sie bereits den elektronischen Dokumentenversand im eserp verwendet haben, ergeben sich nur wenige Änderungen beim Einsatz des xRechnung-Formates.

 

Im Zuge der xRechnungs-Erweiterung sind folgende Änderungen im elektronischen Dokumentenversand vorgenommen worden:

Unter Einstellungen | Allgemein | Reports | Referenzen | Versandart wurden folgende Versandarten umbenannt:

ZUGFeRD Basic -> ZUGFeRD 1.0 Basic

ZUGFeRD Comfort -> ZUGFeRD 1.0 Comfort

ZUGFeRD Extended -> ZUGFeRD 1.0 Extended

Folgende neue Versandarten wurden zur Verfügung gestellt:

ZUGFeRD 2.1 Minimum

ZUGFeRD 2.1 BasicWL

ZUGFeRD 2.1 Basic

ZUGFeRD 2.1 EN16931 (Comfort)

ZUGFeRD 2.1 Extended

XRechnung 1.2

Siehe auch Versandart

 

Die ZUGFeRD-Profile ZUGFeRD 2.1 Minimum und ZUGFeRD 2.1 BasicWL stellen nach deutschem Gesetz keine gültige Rechnung dar.

Siehe auch ZUGFerd-profile

Voraussetzungen xRechnung

  • Für die Nutzung der xRechnung ist ein eserp-Update auf mindestens Version 1.0.14.4 erforderlich
  • Ausführung SQL-Datenbankskript Update_XRechnung.sql (MS-SQL oder Firebird)
  • Anpassung / Erweiterung der Mengeneinheiten nach Edifact
  • Hinterlegung der eigenen Bankverbindung, der Eigenen Steuernummer und der UmsatzSteuerID
  • Versandsubkanal (Dateisystem oder E-Mail) und Versandart konfigurieren
  • Einstellungen im Kundenstamm (Öffentliche Stellen)

Anpassung / Erweiterung der Mengeneinheiten nach Edifact

Für den elektronischen Dokumentenversand (Rechnungen, Bestellungen, eswawi etc.) werden Mengeneinheiten aus der UN/CEFACT Recommendation 20-Tabelle verwendet.

Es ist notwendig die entsprechenden Kürzel unterEinstellungen | Artikel | Artikel-referenzen | Mengeneinheiten in der Spalte Mengeneinheit nach Edifact einzutragen.

Siehe auch Mengeneinheiten

Mengeneinheiten nach Edifact

Wichtige Mengeneinheiten sind zum Beispiel

Mengeneinheit

Bedeutung

Mengeneinheit nach Edifact

%

Prozent

P1

Anz.

Anzahl Artikel

NAR

kg

Kilogramm

KGM

km

Kilometer

KTM

kWh

Kilowattstunde

KWH

l

Liter

LTR

m

Meter

MTR

m2

Quardratmeter

MTK

m3

Kubikmeter

MTQ

min

Minute

MIN

mm

Millimeter

MMT

mm2

Quadratmillimeter

MMK

pausch.

Pauschale

LS

Pr.

Anzahl Paare

NPR

Set(s)

Set

SET

St.

Eins (Stück)

C62

Stck.

Eins (Stück)

C62

Std.

Stunde

HUR

Stück

Eins (Stück)

C62

t

Tonne (metrisch)

TNE

Tag(e)

Tag

DAY

Woche(n)

Woche

WEE

Quelle: CEN MUG auf Basis UN/CEFACT Recommendation 20

Bankverbindung, Steuernummer und UmsatzsteueridentNr.

Die folgenden Referenzen sind für die Erstellung einer xRechnung erforderlich, die Bankverbindung wird für den Zahlungseingang des Kunden verwendet.

  1. Legen Sie die eigene Bankverbindung unter Einstellungen | Buchhaltung | Zahlungsverkehr | Referenzen | Bankverbindungen mit gültiger IBAN und BIC an.
  2. Weisen Sie diese Bankverbindung der eigenen Firma / Geschäftsstelle zu (Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Einstellungen | Eigene Daten - Bereich 'Eigene Bankverbindung').

  3. Tragen Sie unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Einstellungen | Eigene Daten - Bereich 'Eigene Daten' die UmsatzSteueridentNr. und die Steuernummer ein.

     

    Einstellungssets

    Bei der Verwendung von mehreren Einstellungs-Sets (zum Beispiel beim Einsatz von Geschäftsstellen), ist es erforderlich die Umsatzsteueridentifikationnummer und die Steuernummer je Einstellungsset zu hinterlegen.

Siehe auch Bankverbindungen und Eigene Daten

Versandsubkanal und versandart konfigurieren

Mit dem Versandkanal legen Sie fest, ob eine xRechnung per E-Mail versendet oder für die Übergabe an ein Onlineportal im Dateisystem gespeichert werden soll. Sie können beide Versandsubkanäle (Dateisystem / E-Mail) mit einer entsprechenden Versandart anlegen.

Je nach Anforderung kann dem Kunden eine Versandart zugewiesen werden.

Versandsubkanal anlegen

Versandsubkanal Dateisystem

  • Konfigurieren Sie unter Einstellungen | Allgemein | Reports | Referenzen | Versandsubkanal Dateisystem einen Versandkanal für die Ablage der XML-Dateien der xRechnungen .
  • Siehe auch Versandsubkanal Dateisystem
  • Eine Anleitung zum Speichern von xRechnungen finden Sie unter xRechnung ohne E-Mail-Versand

    • Versandkanal EMail

    Konfigurieren Sie unter Einstellungen | Allgemein | Reports | Referenzen | Versandsubkanal EMail einen Versandkanal für die Versendung von xRechnungen per E-Mail.

    Siehe auch Versandsubkanal EMail

    Versandart konfigurieren

    Bei der Versandart legen Sie das Format (PDF, xRechnung, ZUGFeRD etc.) und die Versandart (E-Mail / Ablage im Dateisystem) fest.

    Beispiel für die Versandart mit Ablage der Ausgabe im Dateisystem

    Beispiel für die Versandart für den Versand per E-Mail

    Siehe auch Versandart

    Einstellungen im Kundenstamm (öffentliche Stellen)

    Da xRechnungen auf unterschiedlichen Wegen eingereicht werden können, ist als eindeutiges Identifikationsmerkmal eine Kunden-ID / Leitweg-ID erforderlich.

    Unabhängig vom Übertragungsweg ermöglicht es die Leitweg-ID die Adressierung und ggf. die Weiterleitung von eingegangenen elektronischen Rechnungen an die entsprechenden Stellen des öffentlichen Auftraggebers.

     

    Informationen zum Aufbau der Leitweg-ID finden Sie unter

    https://www.xoev.de/de/xrechnung#LID

    Auf dem Register Office | Kunden | Faktura wird für den Versand von xRechnungen noch je eine gültige Ust-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) und eine Leitweg-ID benötigt.

    Die Leitweg-ID kann auch vorgangsbezogen (zum Beispiel für Verträge) oder beim Buchen von Rechnungen abweichend von der Kunden-Leitweg-ID angegeben werden.

     

    Die Leitweg-ID eines Rechnungsempfängers wird in der Regel im konkreten Auftrag an den Rechnungssteller bzw. Rechnungssender übermittelt. Bitte wenden Sie sich an den öffentlichen Auftraggeber, wenn Ihnen die Leitweg-ID zu einem Auftrag nicht vorliegt.

    Dokumentenversand festlegen

    Für jeden Kunden, der xRechnungen erhalten soll, ist es erforderlich den Dokumentenversand zu konfigurieren.

    1. Wählen Sie bei dem entsprechenden Kunden (Office | Kunden | Adresse) in der Symbolleiste Navigation den Punkt Konfiguration | Dokumentenversand.

    2. Legen Sie einen Eintrag für die Vorgangsart Rechnung an und weisen Sie diesem den Versandart Code für xRechnungen zu. Wählen Sie den gewünschten Versandkanal.

      Bei Bedarf können Sie noch einen Eintrag für Vertragsrechnungen anlegen.