Lieferadressen

Service | Inspektionsaufträge | Lieferadressen

Auf dem Register Lieferadressen können eine oder mehrere zu der Auftragsadresse (Kunde, Projekt) abweichende Adresse als Lieferadresse eingegeben werden.

Legen Sie eine neue Lieferadresse mit der Schaltfläche im Navigator an.

Es stehen auch die Schaltflächen Adresse kopieren, Adresse einfügen und Lieferadresse auswählen in der Symbolleiste Lieferadressen zur Verfügung.

Wird im Auftrag die erste Lieferadresse angelegt, so erhält diese automatisch das AdrKennzeichen Standardlieferadresse. Alle weiteren Lieferadressen erhalten das Adresskennzeichen Lieferadresse.

Ist dem Auftrag eine Standardlieferadresse zugeordnet, so wird diese beim Erstellen eines Lieferscheins mit Auftragsbezug benutzt, wenn den Bedarfspositionen keine eigene Lieferadresse zugeordnet ist. Im Materialbedarfsassistenten können nur Lieferadressen mit dem AdrKennzeichen Lieferadresse ausgewählt werden.

In der Symbolleiste Lieferadressen kann über die Schaltfläche Als Standardadresse eintragen, eine Lieferadresse nachträglich zur Standardlieferadresse geändert werden.

Bereich 'Adresse'

Anrede

Bezieht sich die Adresse auf eine Person, kann hier eine Anrede eingetragen oder aus der Referenztabelle Anreden ausgewählt werden.

Titel

Tragen Sie hier den Titel einer Person ein oder wählen einen aus der Referenztabelle Titel aus.

Firma / Name / Vorname

Für den Namen einer Firma bzw. einer Adresse sind drei Felder vorgesehen, wobei die Felder Firma / Name und Vorname auch in der Listenansicht angezeigt werden.

Der Eintrag im ersten Feld Firma / Name gleicht einem Suchkriterium. Bei Privatpersonen wird in diesem Felder der Nachnamen eingetragen.

Legen Sie vor der Eingabe fest, wie Adressdaten einheitlich erfasst werden sollen.

 

Ein Mitarbeiter schreibt Hermann Stahl GmbH in das Feld Firma / Name.

Ein zweiter Mitarbeiter sucht nach Stahl, findet keinen Eintrag und erfasst die Adresse noch einmal unter Stahl GmbH (im Feld Firma / Name) und Hermann im Feld Vorname.

Zu Händen

Das Feld Zu Händen ermöglicht es Ihnen, ein Schreiben einer speziellen Person zukommen zu lassen.

 

Postanschrift / Postfachanschrift

Unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Nationen - Bereich 'Elemente einer Adresse' können Sie je Land angeben, wie die Postanschrift / Postfachanschrift aufgebaut sein soll.

Dort legen Sie auch fest, ob das Feld Zu Händen oder Abteilung innerhalb der Anschrift verwendet werden soll.

Straße

Tragen Sie hier den Straßennamen und die Hausnummer für die Adresse ein.

PLZ / Ort

Diese beiden Felder sind für die Postleitzahl und den Ortsnamen der Adresse vorgesehen.

Land

Tragen Sie hier das Länderkürzel ein, zum Beispiel D für Deutschland oder wählen Sie ein Land aus der Referenztabelle Nationen aus.

Bei der Ausgabe einer Adresse wird das Land nur gedruckt (z.B. in der Projektbearbeitung), wenn das ausgewählte Land von dem in den Betriebssystemeinstellungen abweicht. Machen Sie keine Angabe, fragt Sie das Programm, ob die Angaben der aktuellen Geschäftsstelle aus Einstellungen | Allgemein | Geschäftsstellen | Adresse übernommen werden sollen.

Unter Einstellungen | Office | Adressen | Einstellungen - Bereich 'Adressformatierung' kann mit der Option Länderkürzel vor Postleitzahl festgelegt werden, ob das Länderkürzel vor der Postleitzahl ausgegeben werden soll.

 

Es ist erforderlich, dass das Feld Land mit einem Wert gefüllt ist.

Postfach / Postfach-PLZ, -Ort

Bei Angabe eines Postfachs mit der dazugehörigen Postfach-Postleitzahl und des Ortes, wird bei Ausgabe der Adresse nicht mehr die Straßenanschrift verwendet, sondern das Postfach und die entsprechende Postleitzahl mit dem Ort.

 

Postanschrift / Postfachanschrift

Unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Nationen - Bereich 'Elemente einer Adresse' können Sie je Land angeben, wie die Postanschrift / Postfachanschrift aufgebaut sein soll.

Dort legen Sie auch fest, ob das Feld Zu Händen oder Abteilung innerhalb der Anschrift verwendet werden soll.

Ortsteil / Region

In einigen Ländern ist es notwendig, hinter dem Ortsnamen noch den Ortsteil oder die Region anzugeben. Die Region kann entweder aus der vorhandenen Referenztabelle Regionen ausgewählt oder auch manuell eingegeben werden.

Distrikt

Ist unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Einstellungen | System Einstellungen - Programmverhalten das Adressformat auf USA oder Großbritannien eingestellt, wird zusätzlich das Feld Distrikt eingeblendet.

Bereich 'Notizen'

Informationen

Hier können weitere Textinformationen zur Adresse / Vorgang abgelegt werden.

Im unteren Memofeld können noch erweiterte Notizen abgelegt werden.

Bereich 'Kontaktdaten'

Telefon

Tragen Sie an dieser Stelle die zentrale Telefonnummer für die Adresse ein.

 

Bei Nutzung von esTapi kann über das Telefonhörer-Symbol ein Telefongespräch zu diese Telefonnummer aufgebaut werden.

Je nach Adressart können in einer Zusatztabelle weitere Telefonnummern, zum Beispiel mit Mobilnummern, Durchwahlen etc., hinterlegt werden.

Telefax

Hinterlegen Sie hier eine zentrale Telefaxnummer für die Adresse.

Bereich 'Sonstiges'

Lager

Es kann hier auf dieser Seite auch ein Lager eingetragen werden, diese hat aber derzeit keine weitere Funktion.

Art

Über dieses Auswahlfeld können Sie zwischen den Lieferadress-Arten Lieferadresse und Standardlieferadresse wählen.

Funktionen / Symbolleisten

In den Symbolleisten (Ribbon / Ribbonbar) oberhalb des Registers stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung.

Der Aufbau der Symbolleisten ist abhängig von aktuellen Modul / Register.

 

Einige Symbolleisten werden nur bei der Bearbeitung bestimmter Felder eingeblendet, wie zum Beispiel die Symbolleiste Text bei RichText-Feldern.

Bereich 'Datensatz editieren'

Bearbeiten

Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten um das Formular in den Bearbeitungsmodus zu versetzen.

Im Bearbeitungsmodus stehen dann die üblichen Eingabe-Elemente zur Verfügung.

Existieren geänderte Daten und das Formular wird geschlossen oder der Datensatz wird gewechselt erscheint eine Quengelabfrage, ob die geänderten Daten übernommen- oder verworfen werden sollen.

So lange Eingaben nicht aktiv gespeichert wurden, das Formular nicht geschlossen oder der Datensatz gewechselt wurde, können Änderungen durch die Schaltfläche Änderungen verwerfen Rückgängig gemacht werden.

Übernehmen

Geänderte Daten können immer aktiv gespeichert werden, indem die Schaltfläche Übernehmen angeklickt wird.

Übernehmen und Schließen

Mit der Funktion Übernehmen und Schließen können Sie in einem Schritt die geänderten Daten speichern und das Eingabe-Formular / Modul schließen.

Änderungen verwerfen

So lange Eingaben nicht aktiv gespeichert wurden, das Formular nicht geschlossen oder der Datensatz gewechselt wurde, können Änderungen durch die Schaltfläche Änderungen verwerfen rückgängig gemacht werden.

Bereich 'Datensatz wechseln'

Jede Detailansicht erhält eine Kopie der aktuellen Listenansicht des Moduls. Sichtbar ist diese unter dem Register Liste in der Detailansicht. Dadurch kann auch in der Detailansicht mit Hilfe der Navigationsschaltflächen durch die ursprüngliche Liste navigiert werden.

Ist beim Öffnen der Detailansicht ein Filter oder eine Suche aktiv, wird sich dieses auch auf die Anzeige auf dem Register Liste aus.

Erster

Springt zum ersten Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Vorheriger

Blättert zum vorherigen Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Nächster

Blättert zum nächsten Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Letzter

Springt zum letzten Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Gehe zu

Im eserp ist eine allgemeine Sprungfunktion zu jeweils abhängigen Modulen vorhanden.

Über die Gehe zu / Sprungfunktion kann zu anderen Modulen gesprungen werden, die mit dem aktuellen Vorgang in Verbindung stehen.

 

Sie können direkt aus einem Kundendatensatz zu den Anlagen oder Verträgen des Kunden springen.

Zum Ausführen der Sprungfunktion gibt es in der Symbolleiste Navigation die Schaltfläche Gehe zu.

Klicken Sie auf das Symbol innerhalb der Schaltfläche, es werden die zur Verfügung stehenden Sprungziele angezeigt.

Wenn Sie einen Eintrag in der Liste anklicken, wird das entsprechende Modul mit dem verknüpften Datensatz aufgerufen.

Gehe zu im Kontextmenü

Die Sprungfunktion steht auch an vielen Stellen im Programm über die rechte Maustaste im Kontextmenü zur Verfügung.

Report

Für den Ausdruck oder das Versenden von den angezeigten Informationen einer Adresse oder eines Vorgangs können Reports verwendet werden. Beim Betätigen der Schaltfläche Report werden die Reports angezeigt, die für den aktuellen Programmeinstiegspunkt registriert sind.

Siehe auch Registrierung

Bereich 'Techniker'

Techniker finden

Über diese Schaltfläche wird das Dispatching (hier: Arbeitsverteilung) aufgerufen, mit der die Technikerortung einhergeht. Sind die entsprechenden Lizenzen vorhanden kann diese Schaltfläche angeklickt werden.

Eine ausführliche Beschreibung der Funktionsweise finden sie unter Dispatching

Auftrag an Techniker senden

Zusätzlich zur Eintragung in den Kalender kann der Termin über die Schaltfläche E-Mail versenden aus dem Terminfenster oder aus dem Serviceauftrag mit der Schaltfläche Auftrag an Techniker senden als Benachrichtigung an den Techniker versendet werden. Es wird ein Kontakt mit den Angaben aus dem Serviceauftrag und dem Termin erstellt. Der so erstellte Kontakt wird im Kommunikationsverlauf gespeichert und kann anschließend als E-Mail, SMS oder esNachricht an den Techniker versendet werden.

In Kalender eintragen

Sollen Termine in den Kalender eingetragen werden (über die Symbolleiste Navigation -> In Kalender eintragen), ist es erforderlich einen Techniker und ein das Datum Termin / Beginn einzutragen.

Im Bereich Beschreibung kann die auszuführende Tätigkeit und Hinweise für den Techniker hinterlegt werden.

Bereich 'Informationen'

Historie

Über diesen Eintrag können alle Inspektions- und Wartungsaufträge angezeigt werden, die zu dem Vertrag, der Anlage oder dem Kunden zugeordnet sind. Über die Auswahl im Kopf des Fensters können Sie den gewünschten Bezug einstellen (Kunde, Anlage, Vertrag).

Die Anzeige der angezeigten Datensätze kann dabei durch Filter- und Suchfunktionen weiter eingeschränkt werden.

Klicken Sie einen Datensatz mit der rechten Maustaste an, können Sie im Kontextmenü über den Punkt Gehe zu den entsprechenden Auftrag aufrufen.

Anlage

Über diese Schaltfläche wird ein separates Fenster mit den wichtigsten Informationen zur Anlage (Anlagendaten, Vertrag, Inspektionsaufträge, Aufträge und Reports) zur Information angezeigt.

Bereich 'Erledigen'

Erledigen / Unerledigt setzen / Technisch erledigt

Mit der Schaltfläche Erledigen können Sie einen Auftrag auf erledigt setzen.

 

Es ist zu beachten, dass keine Arbeitsberichte zu bereits auf erledigt gesetzte Aufträge angelegt bzw. bearbeitet werden können. Es kann auch kein Material mehr auf diese Aufträge / Belege gebucht werden.

Unerledigt setzen

Mit der Schaltfläche Unerledigt setzen kann ein als Erledigt gekennzeichneter Auftrag wieder zur Bearbeitung geöffnet werden.

Technisch erledigen

Diese Schaltfläche kann ausgewählt werden, wenn unter ein Statuswert für Technisch erledigt bei der jeweiligen Auftragsart hinterlegt ist.

Durch Anklicken der Schaltfläche wird der hinterlegte Auftragsstatus eingetragen. Ist im Datumsfeld Technisch erledigt am (Register Ausführung) noch kein Wert hinterlegt, so wird das aktuelle Datum eingetragen. Ist bereits ein Datum eingetragen, wird keine Änderung vorgenommen.

Schließen

Schließt das aktuelle Formular / Modul.

 

Sind noch ungespeicherte Änderungen vorhanden, werden Sie in einer Meldung darauf hingewiesen.

Sie können dann entscheiden, ob die Änderungen gespeichert (Ja), nicht gespeichert (Nein) oder das Schließen abgebrochen werden soll (Abbrechen).

Bereich 'Kalkulation'

Kalkulation erstellen

Rechnungen für Inspektionsaufträge können Sie über die Kalkulation erfassen und ausdrucken.

Wird über diese Schaltfläche eine Kalkulationsmappe erstellt, wird im Dialog Rechnung erstellen in der Projektbearbeitung der Leistungszeitraum ggf. so vorbelegt, dass er die Durchführungsdaten des Inspektionsauftrages umfasst.

Wird der Leistungszeitraum in der Kalkulationsmappe nicht manuell angegeben, wird trotzdem implizit beim Buchen der Rechnung der Leistungszeitraum immer auf das Durchführungsdatum des entsprechenden Auftrags gesetzt.

Ist dem Inspektionsauftrag eine Anlage zugeordnet, wird diese auch in die Kalkulation übernommen. Das Gleiche gilt auch beim Hinzufügen von Service- oder Inspektionsauftragspositionen mit der Option Parameter übernehmen in der Kalkulation.

Wenn aus einem Auftrag eine Kalkulation erstellt wird, werden die übernommenen Positionen als fakturiert gekennzeichnet. Wird für den Inspektionsauftrag eine Rechnung erstellt wird, wird der ganze Auftrag als fakturiert gekennzeichnet.

 

Für das Customizing ist die Lizenz Customize (0110250) erforderlich.

Mit dem optionalen esCustomize können folgende Steuerelementeigenschaften angepasst werden:

  • Die Reihenfolge und Sichtbarkeit von Eingabe- und Steuerelementen
  • Die Beschriftung von Steuerelementen
  • Das Layout von Beschriftungen (Farbe; Schriftbreite)
  • Der Kurzhinweistext von Steuerelementen
  • Die Datenbindung von Steuerelementen

Außerdem können auch neue Felder angelegt und dem Formular hinzugefügt werden.

Customizing starten

Durch Klicken auf die Schaltfläche Customizing starten wird das aktuelle Formular in den Customizing Modus gesetzt.

 

Das Formular wird immer im Kontext der aktuell verwendeten Rolle (siehe Rollenzuordnung) angepasst.

Wie sie die Rolle wechseln können, erfahren Sie hier: Rollenzuordnung

 

Für das Customzing von Formularen ist die Berechtigung Allgemein | Administration | Allgemeine Referenzen - Formulare customizen erforderlich.

Siehe auch Formular anpassen

Customizing aus Rolle übernehmen

Für die Übernahme von Customizing Einstellungen für das aktuelle Formular, die bereits für eine andere Rolle definiert wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Customizing aus Rolle übernehmen. Sie erhalten eine Auswahl der in anderen Rollen definierten Customizing-Eigenschaften.

Felder bearbeiten

Mit der Funktion Felder bearbeiten, können Sie bestimmte Eigenschaften (Pflichtfeld, Schriftfarbe, Hintergrundfarbe und Standardwerte) der Eingabefelder eines Formulars / Moduls bearbeiten. Siehe auch Pflichtfelder und Standardwerte.

Es besteht auch die Möglichkeit eigene Felder und benutzerdefinierte Datenmengen anzulegen, siehe auch Eigene Felder anlegen.

Rollen Verwaltung

Über diese Schaltfläche gelangen Sie in die Verwaltung der Customizing-Rollen.

Customizing-Rollen können unter Einstellungen | Allgemein | Customizing | Referenzen | Customizing - Rollen angelegt und verwaltet werden.

Funktionen bei laufenden Customizing-Vorgang

Nach dem Start des Customizing werden drei weitere Schaltflächen angezeigt:

Übernehmen

Mit dieser Funktion wird das temporäre Customizing gespeichert und der Customizingmodus wird beendet.

 

Damit die geänderten Einstellungen beim Benutzer sichtbar werden, ist es erforderlich das Programm zu beenden und neu zu starten.

Abbrechen

Über diese Schaltfläche kann der Customizingvorgang abgebrochen werden. Der Customizingmodus wird beendet ohne dass die Änderungen an den Formularen gespeichert werden.

Zurücksetzen

Mit dieser Einstellung wird das Customizing zurückgesetzt und es werden die Standardeinstellungen für das Formular geladen. Vor dem Zurücksetzen wird noch eine Sicherheitsabfrage angezeigt, erst nach der Bestätigung wird der Vorgang durchgeführt.

 

Die aktuellen Customizing Einstellungen werden durch das Zurücksetzen unwiderruflich gelöscht.

 

Für das Zurücksetzen des Customizings ist die Berechtigung Allgemein | Administration | Formular Customizing zurücksetzen erforderlich.